Материал из PL Engineering

Перейти к: навигация, поиск

<<<Вернуться на страницу Заполнение журнала кассира-операциониста


Правила заполнения журнала кассира-операциониста


Задать вопрос


Содержание

Кто должен вести журнал кассира-операциониста?

     Журнал кассира-операциониста ДОЛЖНО вести лицо, назначенное приказом руководителя и выполняющее обязанности кассира-операциониста, именно оно и должно ежедневно расписываться в нем. Согласно утвержденного Центральным Банком России "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" от 22.09.1993 (п. 33) с кассиром-операционистом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

     На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, обязанности кассира выполняет другой сотрудник по письменному приказу руководителя предприятия. С ним также заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с "Порядком ведения кассовых операций" (п. 36) на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности. Эти правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей: журнал кассира-операциониста обязан вести сотрудник, с которым заключен соответствующий договор. Он и должен расписываться в журнале. При желании контролировать денежные средства и Z-отчеты в графе 17 журнала кассира-операциониста может расписываться и сам индивидуальный предприниматель.


Должен ли Индивидуальный Предприниматель заполнять журнал кассира-операциониста?

     Согласно законодательства, а именно п. 4 ст. 346.11 Налогового Кодекса РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН сохраняется действующий «Порядок ведения кассовых операций в РФ» (далее Порядок), утвержденный Письмом Центрального Банка России №18 от 04.10.1993 года.

     А это значит, что в соответствии с Порядком ведения кассовых операций ИП необходимо: 1) хранить свободные денежные средства в учреждениях банков; 2) иметь собственную кассу и вести кассовую книгу установленной формы; 3) хранить наличные деньги в собственной кассе только в пределах лимитов, установленных банком; 4) оформлять выдачу наличных денег из кассы и получение их в кассу расходными и приходными кассовыми ордерами или иными документами, составленными надлежащим образом, соблюдать установленные требования по документообороту; 5) соблюдать установленные требования по техническому и конструктивному обустройству касс.

     Согласно п.11 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденного Постановлением правительства № 904 от 7 августа 1998 года, на всех контрольно - кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой контрольно - кассовой машине ведется книга кассира - операциониста, заверенная в налоговом органе.

     Таким образом, на индивидуальных предпринимателей распространяется обязанность по ведению кассовой книги, оформлению приходных и расходных кассовых ордеров и заполнению журнала кассира-операциониста.

Где должен храниться журнал кассира-операциониста?

    Журнал кассира-операциониста должен храниться в непосредственной близости от кассового аппарата, так как при налоговых проверках кассовой дисциплины инспектор в первую очередь требует предоставить журнал кассира-операциониста, карточку регистрации кассового аппарата и проверяет наличные денежные средства в кассовом ящике, их соответствие с текущим X-отчетом. Поэтому логично, если журнал будет находиться все-таки непосредственно у кассира-оператора. Но никакими законодательными актами это жестко не регламентировано (см. Постановление Госкомстата России № 132 от 25.12.1998г). Теоретически, в случае отсутствия вышеоговоренных документов возле контрольно кассовой машины, инспектор может выдать только лишь предписание с требованием предоставить ему необходимые документы в определенный для него срок (оригиналы или копии – это уже на его усмотрение) непосредственно к нему в кабинет.


Где и сколько должны храниться чеки Z-отчет?

    Z-отчеты, впрочем, как и все остальные документы, имеющие отношение к кассовой дисциплине, должны быть сохранены руководством в течение 5 лет в защищенном месте, определенном приказом директора или учетной политикой предприятия. Кассовые документы за текущий квартал деятельности хранятся, как правило, у бухгалтера-кассира.


Нужно ли менять журнал кассира-операциониста каждый календарный год и каков порядок его замены?

    Журнал кассира-операциониста заполняется полностью до последней страницы, и только потом Вам необходимо привезти его в налоговую инспекцию для получения отметки-штампа о его «гашении». Одновременно нужно привезти новый прошитый/ пронумерованный журнал кассира-операциониста, и, написав заявление на его оформление, получить очередную отметку-разрешение инспектора уже на новом экземпляре. С Вас также могут потребовать доверенность на право регистрации журнала в налоговом органе, оформленную в установленном порядке (ст. 185 ГК РФ), если регистрацию будет осуществлять не руководитель организации (индивидуальный предприниматель), а иное лицо, и документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что доверенность от имени юридического лица должна быть за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени индивидуального предпринимателя должна быть нотариально удостоверена. Потребуют от Вас доверенность или нет, зависит от требований конкретной налоговой, этот момент необходимо уточнять у Вашего налогового инспектора.

    Старый журнал храните у себя 5 лет. Всю хронологию записей в новом журнале продолжаете в обычном режиме, стартовые суммы там начинаются с конечной итоговой суммы в предыдущем журнале, то есть все время идет нарастающий итог независимо от количества использованных во времени журналов.

    Менять незаконченный журнал кассира-операциониста по истечении календарного года на новый необязательно, если только Вы сами этого не захотите, законом это не запрещается.


Что будет, если не вести журнал кассира-операциониста?

    Неведение журнала кассира-операциониста является грубым нарушением кассовой дисциплины. Как правило, налоговики отсчитывают срок, в течение которого организацию можно привлечь к ответственности, с того дня, когда нарушение выявлено. Таким днем инспекторы считают либо день составления акта выездной налоговой проверки, либо день составления справки о результатах проверки кассовой дисциплины, проводимой банком.

    Если вдруг получилось так, что журнал кассира-операциониста не велся, но есть все Z-отчеты, а предоставить журнал в налоговую необходимо, можно попробовать восстановить все записи в журнале.

    Как быть, если имеющегося зарегистрированного в налоговой журнала кассира-операциониста не хватает для того, чтобы восстановить в нем все записи (индивидуальный предприниматель не вел журнал около 2-х лет; имеется зарегистрированный журнал, который заполнен на 1/3, дата регистрации журнала – начало 2006 года)?

    Здесь возможны следующие варианты действий: Первый путь сложный и официальный – нужно полностью заполнить имеющийся у Вас журнал до последней страницы, затем привезти его в налоговую для получения нового журнала кассира-операциониста с отметкой инспектора. Дальше продолжить всю хронологию в новом журнале. Но тогда получится несоответствие, потому что последний журнал кассира-операциониста будет зарегистрирован более поздней датой, чем в него внесена информация. А это является нарушением правил ведения первичной бухгалтерской отчетности и может повлечь за собой штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (Ст.15.11. КоАП РФ).

    Можно продолжить историю выручки в следующем незаверенном инспектором ИФНС журнале, спокойно признав что, да, Ваше нарушение – только в том, что вы его не зарегистрировали, а так он прошитый и пронумерованный, просто не было времени…

    Или можно спокойно заплатить штраф «за неведение журнала кассира-операциониста».

    Другое дело, если бы Вы случайно потеряли журнал кассира-операциониста. Такое тоже иногда случается. Тогда Вам не остается ничего другого, как предоставить инспекторам ИФНС все данные только на основании имеющихся Z-отчетов.


Что делать при утере журнала кассира-операциониста?

    При утере журнала кассира-операциониста Вам нужно вызвать специалиста Вашего Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, он снимет фискальный отчет (или отчет с блока ЭКЛЗ, если у Вас современный кассовый аппарат с буквой «К») с контрольно-кассовой машины за весь период, с момента ведения утерянного журнала. Хотя период лучше уточнить у Вашего налогового инспектора, так как сам процесс восстановления журнала кассира-операциониста нигде не регламентирован и для каждой ИФНС может быть разным. После этого Вам нужно будет написать заявление в произвольной форме в Вашу районную ИФНС об утере журнала кассира-операциониста, взять доверенность с печатью на оформление журнала кассира-операциониста (для организации), приобрести новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ) обратиться в налоговую службу (в день снятия фискального отчета). Там на основании предоставленных Вами документов оформят новый журнал кассира-операциониста.


Возможно ли ведение индивидуальным предпринимателем одного Журнала кассира-операциониста для нескольких контрольно-кассовых машин?

    Ведение общего Журнала кассира-операциониста на все кассовые машины, имеющиеся у индивидуального предпринимателя, допускается. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№ 1, 2, 3 и т. д.) с указанием в числителе заводского номера ККТ; показатели счетчиков недействующих ККТ ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т. п.).


Начало работы: первая запись в журнале

    Обратим внимание на рисунок. На нем продемонстрирован образец первой записи в журнал, которая делается обычно по результатам ввода в эксплуатацию контрольно-кассовой машины в налоговых органах. Согласно порядку регистрации контрольно-кассовой техники в налоговой службе Новосибирской области первый Z-отчет (его иногда называют «нулевой чек») с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек вместе с актом ввода в эксплуатацию контрольно-кассовой машины, как правило, остается в ИФНС. Соответственно, Вы начинаете работу на своем кассовом аппарате с уже снятым до Вас специально для ИФНС первым Z-отчетом. Поэтому Z-отчет, который снимаете Вы, будет фактически вторым (обратите внимание на графу №5 в примере). Если Вы работаете на ККМ, на которой заменили блок ЭКЛЗ, нумерация Z-отчетов продолжается с того места, с которого прервалась до замены ЭКЛЗ, исключая Z-отчет, снятый в налоговой.

    Запись в первой строке журнала кассира-операциониста должна выглядеть так: В графе №5 записываете номер Z-отчета, в графе №6 – 1 руб. 11 коп., в графе №9 – сумму на конец рабочего дня (ваша выручка плюс 1 руб. 11 коп., в данном случае – 1000 руб.), в графе №10 – сумма выручки за день, то есть графа №9 минус 1 руб. 11 коп, в данном случае – 998 руб. 89 коп. При этом никаких приходно-кассовых ордеров делать не нужно! Сумма 1.11 – только технологическая и не подлежит бухгалтерскому и налоговому учету. Необходимо закрепить следующее правило при заполнении журнала: каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнал. Поэтому если за смену снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале соотносится с количеством этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККМ, ни закона о применении ККМ.

    Поскольку каждая запись (строка) в журнале соответствует своему номеру Z-отчета, пропуски между номерами теоретически могут возникнуть только в случае определенных неисправностей ККМ, повлекших изменения показаний этого счетчика. Однако подобные пропуски должны сопровождается обязательно техническим заключением и актом об изменении показаний счетчиков со стороны Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин. При заполнении журнала кассира-операциониста трудности обычно возникают в ситуациях, когда приходится оформлять операции оплаты пластиковыми картами и возврат товара. Рассмотрим на примерах заполнение формы № КМ-4 для различных случаев.


Как вносить исправления в журнал кассира-операциониста?

    Закон РФ не запрещает вносить исправления в журнал, главное, чтобы ВСЕ эти исправления были заверены фразой «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и круглой синей печатью Вашего предприятия. Возможны три варианта исправления:

1. При пропуске строки мы можем Вам посоветовать записать на свободном поле в самом внизу страницы журнала данные пропущенного Z-отчета в традиционном стиле и рядом сделать запись: «Данная строка пропущена ХХ.ХХ.2009 г. и является достоверной». А для подтверждения этой информации рядом нужно поставить подпись кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя, а также печать организации. Это абсолютно нормально и законно. Можно также посоветовать Вам дополнительно написать объяснительную от имени кассира-операциониста, в которой он опишет сложившуюся ситуацию.

2. Просто аккуратно забелите (можно заклеить плотной белой полоской, но так чтобы клей не пропитал насквозь обратную сторону страницы) две «хорошие» строчки, между которыми потерялась запись – и на этом освободившимся поле создайте уже три строки, включая потерянную. Ведь смысл ведения самого журнала заключается только в том, чтобы Вы могли легко определить оборот наличной выручки за любой период, а инспектор смог легко сверить Ваши записи с показаниями самого ККМ и кассовыми отчетами. Иногда инспекторы сами выдают свои индивидуальные рекомендации по заполнению журнала. Единых унифицированных правил здесь нет, главное, чтобы все было понятно и красиво. Никаких сносок и стрелок делать нельзя, так как последовательность страниц должна четко совпадать с хронологией торговой выручки. Изменения скрепите фразой «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и круглой синей печатью Вашего предприятия. Сообщать об этих исправлениях никому не нужно.

3. Если пропущены сразу несколько строк или даже страниц, то есть при большом объеме исправлений, можно использовать либо забеливание маркером, либо надписывание правильных цифр над неправильными (те, в свою очередь, должны быть аккуратно зачеркнуты общей прямой линией), либо использовать свободные поля между строками. Рядом с исправлениями обязательно должна быть фраза «исправлено верно», подпись руководителя (главного бухгалтера) и оттиск круглой синей печати Вашего предприятия.

    Исправлять ошибки в журнале кассира-операциониста без подписи руководства не рекомендуется, так как при проверке ИФНС Вы мгновенно можете получить «грубое ведение кассовой дисциплины». Это возможно только лишь в случае Вашего обособленного от руководства местонахождения и только на основании доверенности. Ваш главный бухгалтер или директор должен еженедельно / ежемесячно (по мере накопления ошибок) заверять своей подписью и синей печатью все Ваши исправления.

    Как быть в ситуации, если записи в журнал кассира-операциониста вносились не ручкой, а карандашом? Необходимо срочно все исправить, ведь это грубое нарушение кассовой дисциплины и бухгалтерского учета! За подобное нарушение грозит штраф 5 000 рублей по ст. 120 Налогового кодекса РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Поэтому, если это возможно и не будет выглядеть «грязно», постарайтесь стереть все карандашные записи и заполнить все снова шариковой ручкой. Вообще заполнение журнала карандашом заставляет усомниться в профессионализме лица, ведущего журнал, а также в чистоте его намерений, ведь данные, внесенные карандашом, так легко изменить, скорректировав выручку.


Необходимость исправления целой страницы журнала

    Как быть, если возникла необходимость исправить целую страницу в журнале кассира-операциониста КМ-4? Можно ли признать эту страницу недействительной и со следующей начать вести журнал правильно? При этом обычный путь – исправить каждую дату – не подходит, так как не входят росписи и печати.

    Есть 2 пути, первый официальный, второй рекомендательный на уровне личных советов налоговых инспекторов:

1. Закон РФ не запрещает вносить исправления в журнал кассира-операциониста КМ-4, главное, чтобы все эти исправления были заверены фразой «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и круглой синей печатью Вашего предприятия. Использовать можно либо забеливание маркером, либо надписывание правильных цифр над неправильными (т.е., в свою очередь, должны быть аккуратно зачеркнуты общей прямой линией), либо использовать свободные поля между строками. Единых унифицированных правил здесь нет, главное, чтобы все было понятно и красиво. Никаких сносок и стрелок делать нельзя, так как последовательность страниц должна четко совпадать с хронологией торговой выручки. С нашей точки зрения Вы имеете право признать всю страницу ошибочной, зачеркнув все строки прямыми линями и сделать конкретную запись, что «страницу номер такая-то с входящими в нее строчными записями считать недействительной», печать и подписи главного бухгалтера или директора.

2. Вы приносите лично инспектору журнал КМ-4 со всеми Z-отчетами за эту «плохую страницу», он убеждается в Вашей правоте и сам делает отметку о недействительности данной страницы.

    Второй путь более длинный, но желательный для чиновников. Первый современный и короткий, но может спровоцировать при проверке более глубокое копание инспектора. Все индивидуально.


Пропуск строк в журнале

    Иногда получается, что ошибочно кассир пропускает одну из строк в журнале кассира-операциониста и продолжает его вести со следующей страницы. В этой ситуации следует поставить прочерки в пропущенных строках. Желательно, чтобы при этом цвет шариковой ручки совпадал с цветом остальных записей. Все записи в журнал кассира-операциониста заносятся по Z-отчетам, а они идут по возрастанию, и каждый имеет свой порядковый номер, соответственно, никакой путаницы или ошибки произойти не может, разрыва в нумерации Z-отчетов нет.

    Другое дело, если кассир-операционист по какой-либо причине вовремя не внес данные Z-отчета в журнал. Если пропущенный Z-отчет обнаружен сразу, можно спокойно сделать две записи одним числом. Если ошибка была замечена спустя несколько дней, то необходимо поступить следующим образом: на свободном поле внизу страницы журнала запишите данные пропущенного Z-отчета в традиционном стиле и рядом сделайте запись: «Данная строка пропущена ХХ.ХХ.2008г. и является достоверной». А для подтверждения этой информации рядом нужно поставить подпись кассира-операциониста и главного бухгалтера и печать организации. Это абсолютно нормально и законно. Никаких санкций за данную «ошибку» не предусмотрено.


Невовремя снятый Z-отчет

    Грубейшим нарушением кассовой дисциплины является несвоевременное снятие Z-отчёта. Например, если кассир снимает его не в конце рабочего дня, а на следующий день. И если в течение 2-х месяцев с момента правонарушения (согласно ст.15.1 Кодекса Административных Правонарушений) к Вам не придут представители ИФНС с проверкой, то считайте, что Вам повезло. В противном случае, скорее всего, будет штраф, он может быть наложен либо на само предприятие (от 40 до 50 тыс. руб.), либо лично на главного бухгалтера (или директора) (от 4 до 5 тыс. руб.).


Обязательно ли снимать Z-отчет, если торговой выручки за день не было?

    Официальная законодательная позиция морально устарела, так как создавалась на идеологии использования тяжелых электромеханических кассовых аппаратов без встроенных электронных часов и фискальной памяти. Эти аппараты требовали обязательного ежедневного перевода даты «вручную» с помощью ручки. Именно отсюда и пошло понятие об обязательном ежедневном снятии отчетов независимо от наличия или отсутствия выручки, поскольку в противном случае дата на пробитом чеке такой контрольно кассовой машины была бы неверной. Именно поэтому во всех официальных документах по кассовой дисциплине того времени прописана ежедневная (включая выходные и праздничные дни) обязанность заполнения журнала кассира-операциониста на основании снятых Z-отчетов.

    Так, в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, все записи в журнале кассира-операциониста ведутся ежедневно в хронологическом порядке. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ. Таким образом, строго говоря, снимать Z-отчет необходимо только в том случае, если был рабочий день (а если праздники?), подтверждением которого является открытие смены на ККМ. Такой же вывод можно сделать на основании п. 6.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина РФ от 30 августа 1993 г. N 104. Таким образом, ежедневное получение Z-отчетов является обязанностью кассира-операциониста, которую он должен выполнять независимо от наличия или отсутствия выручки, в случае открытия смены. Если же в течение рабочей смены выручка в операционную кассу не поступала, то в журнале кассира-операциониста (на основании снятого Z-отчета) в соответствующих графах необходимо поставить прочерки. Аналогичного взгляда придерживается Минфин России в письме от 11 июня 2009 г. № 03-01-15/6-311. Все эти официальные документы являются действующими.

    Но в реальности, которая существует много-много лет в практике большинства ИФНС – инспекторы не предъявляют претензий при отсутствии «нулевых» Z-отчетов за нерабочие дни. Поэтому, если при Вашей специфике торговой деятельности покупатели бывают не каждый день и кассовой выручки нет, то Вы можете издать самостоятельную внутреннюю инструкцию (приказ), в которой(м) объявить, что в связи с очень маленьким количеством покупателей, производящих оплату за наличный расчет – установить в целях пожарной безопасности и экономии электроэнергии следующий порядок работы на контрольно-кассовой машине: открывать смену на ККМ при первом покупателе (и т.д., и т.п.). Дни, в которых не было кассовой выручки и Z-отчет не снимался, соответственно в журнале кассира-операциониста КМ-4 не заполняются.

    Учтите, что иногда смена на ККМ может открыться сама автоматически (на некоторых моделях это происходит сразу же при включении питания), либо принудительно кассиром с пробитием первого или «нулевого» чека, а на фискальных регистраторах это происходит с помощью компьютера, на котором установлена управляющая кассовая программа. Естественно, если смена была открыта, даже если выручки не было ни копейки, при завершении работы нужно все равно обязательно снять Z-отчет и в соответствии с его данными заполнить журнал кассира-операциониста.

    Выбрать тот или иной вариант действий можете только Вы сами. Главное, чтобы в журнале кассира-операциониста КМ-4 все строчные записи Z-отчетов шли по нарастающему порядку без пропусков их номеров.


Как быть, если из-за специфики деятельности компании покупатели бывают не каждый день и, соответственно, выручки нет?

    Вы можете издать самостоятельную внутреннюю инструкцию (приказ), в котором объявить, что в связи с очень маленьким количеством покупателей, производящих оплату за наличный расчет – установить в целях безопасности и экономии электроэнергии, следующий порядок работы на контрольно-кассовой машине (и т.д. и т.п.). Но лучшим вариантом для Вас будет позвонить именно Вашему налоговому инспектору и у него спросить, как Вам быть в данной ситуации. Думаем, есть большая вероятность того, что он разрешит Вам включать кассовый аппарат только тогда, когда приходит покупатель. Или из чувства перестраховки и нежелания брать на себя ответственность – не разрешит. При любом исходе, окончательное решение принимать Вам.


Что делать, если оказался утрачен один из Z-отчетов? Как его восстановить?

    Во-первых, следует сказать, что задним числом Z-отчет снять невозможно. Можно лишь его «вытащить» из памяти блока ЭКЛЗ, то есть повторить, но немного в другой печатной форме – в форме фискального отчета. Вам нужно вызвать нашего специалиста Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, он снимет фискальный отчет за необходимый Вам период. В этом отчете будут показаны суммы ежедневных выручек, даты и порядковые номера Z-отчетов. Приложите его к журналу кассира-операциониста (имейте в виду, со временем бумага выцветает, поэтому иногда есть смысл дублировать все отчеты и чеки в бухгалтерии дополнительно ксерокопиями). Эти данные на 100% юридически подтвердят достоверность записей в журнале кассира-операциониста. Также есть смысл сделать внутренний приказ «Об утере кассовых документах и их восстановлении».


Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста, если товар делится по секциям?

    Здесь, прежде всего, следует учитывать, в связи с чем произошло разбитие по секциям. Если это деление сделано Вами лишь для удобства внутреннего учета, и деятельность предприятия находится на одной налоговой ставке и нет акцизов, то в журнале КМ-4 никаких разбивок по отделам вести не нужно. И так же не нужно делить выручку по секциям при заполнении форм КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» и КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации». В «Журнале кассира-операциониста» (форма КМ-4) в этом случае вообще не предусмотрено разделение итоговой суммы по секциям и записывается только общая сумма выручки.

    А вот если разбивка по отделам происходит:

1. Из-за разных налоговых ставок (например, НДС 18% и 10%) 2. Вы используете один кассовый аппарат для двух видов деятельности (к примеру, ЕНВД и УСНО) 3. Принимаете платежи по пластиковым банковским картам 4. Реализуете акцизные товары (алкогольная продукция)

    То при заполнении формы КМ-6 нужно обязательно выделять итоговую выручку по каждой секции. Записи в Журнал кассира-операциониста КМ-4 в этом случае Вы можете вносить двумя способами:

- по отделам (более правильный способ, но менее удобный): в первую строку заносите данные по первому отделу, на следующей строке пишете информацию по второму отделу, третья строка – итоговая. Таким образом, если у Вас две секции, то всего Вы заполняете три строки. При этом во всех трех строках в графе № 5 идет один и тот же номер Z-отчета.

- одной общей строкой без разделения по отделам (это более распространенный и удобный способ): выручку Вы не делите, одному Z-отчету соответствует одна строка в Журнале кассира-операциониста КМ-4. При этом Вам нужно будет издать приказ о раздельном учете выручки на предприятии, а затем дублировать его в начале каждого календарного года. В приказе следует указать сотрудника, ответственного за его выполнение. В его обязанности будет входить ведение «реестра аналитического учета реализации товаров» (в произвольной форме). Сотрудник должен будет в «реестре» отражать суммы доходов, облагаемые в соответствии с различными режимами, налоговыми ставками и т. д.

    Порядок ведения журнала кассира-операциониста КМ-4 в части заполнения выручки по отделам нигде жестко не регламентируется. Более точные рекомендации по заполнению кассира-операциониста в этом случае Вы можете получить у Вашего налогового инспектора, по принципу: как ему удобнее.

    Как поступить, если по одной из секций выручки за день нет? Если Вы изначально приняли способ заполнения журнала кассира-операциониста КМ-4 по секциям, следует быть последовательными и в дальнейшем, при отсутствии выручки по одному из отделов в соответствующих графах ставить прочерки. Обратите внимание: это условие действует, если Вы открыли смену на ККМ, и была выручка хотя бы по одной из секций. Если же выручки нет, и смена на ККМ не открывалась, Вам вовсе нет необходимости включать ККМ, снимать нулевой Z-отчет, а потом заполнять журнал кассира-операциониста КМ-4. В реальности, которая существует много лет в практике большинства ИФНС – инспекторы не предъявляют претензий при отсутствии «нулевых» Z-отчетов за нерабочие дни. Поэтому, если при Вашей специфике торговой деятельности покупатели бывают не каждый день и кассовой выручки нет, то Вы можете издать самостоятельную внутреннюю инструкцию (приказ), в которой(м) объявить, что в связи с очень маленьким количеством покупателей, производящих оплату за наличный расчет – установить в целях пожарной безопасности и экономии электроэнергии следующий порядок работы на контрольно кассовой машине: открывать смену на ККМ при первом покупателе (и т.д., и т.п.). Дни, в которых не было кассовой выручки и Z-отчет не снимался, соответственно в журнале кассира-операциониста КМ-4 не заполняются.

    Учтите, что иногда смена на ККМ может открыться сама автоматически (на некоторых моделях это происходит сразу же при включении питания), либо принудительно кассиром с пробитием первого или «нулевого» чека, а на фискальных регистраторах это происходит с помощью компьютера, на котором установлена управляющая кассовая программа. Естественно, если смена была открыта, даже если выручки не было ни копейки, при завершении работы нужно все равно обязательно снять Z-отчет и в соответствии с его данными заполнить журнал кассира-операциониста КМ-4.


Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста, если организация использует два режима налогообложения?

    Если фирма осуществляет несколько видов деятельности, которые подпадают под разные режимы налогообложения, то необходимо вести раздельный учет. Причем вполне можно обойтись одним кассовым аппаратом. Как объясняют в Минфине, организации следует вести раздельный учет доходов и расходов, в том числе пробивать продажу товаров и услуг по различным счетчикам (отделам) контрольно-кассовой техники, в отношении предпринимательской деятельности, переведенной на уплату единого налога на вмененный доход, и предпринимательской деятельности, в отношении которой не применяется данный специальный налоговый режим (Письмо Минфина от 21 октября 2005 г. N 03-11-04/3/117). Это же определено статьей 346.18 п. 8 Налогового Кодекса РФ: с 1 января 2006 года налогоплательщики, применяющие УСН и переведенные по отдельным видам деятельности на уплату единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности в соответствии с главой 26.3 НК РФ, ведут раздельный учет доходов и расходов по разным специальным налоговым режимам. Таким образом, если на предприятии существуют разные формы налогообложения (или ставки налогов), то, по мнению Минфина, вести реализацию и учет кассового оборота следует по разным отдельно запрограммированным отделам. С момента, как началось совмещение двух режимов налогообложения и каждый раз в начале каждого последующего года – нужно будет издавать приказ, в котором будет указано, какой секции (отделу) контрольно-кассовой машины соответствует какой режим налогообложения, а также фамилия ответственного за выполнение приказа работника. В небольших организациях это, как правило, главный бухгалтер.

    В журнале кассира-операциониста следует вести отдельные накопления по отделам, но итоговая колонка общего нарастающего итога (сумма Z-отчетов) будет по-прежнему общей, так как выручка сдается целиком от имени одной контрольно-кассовой машины.


Как заполнять журнал кассира-операциониста, если деятельность компании связана не с приемом, а с выдачей наличных денег населению (прием металлолома)?

    Интересная ситуация складывается, когда предприятие ориентировано на выдачу из кассы наличных денег населению (например, когда сфера деятельности предприятия – прием металлолома, меда, макулатуры).

    Как в этом случае следует заполнять журнал кассира-операциониста, ведь кассовые чеки в организации выбиваются на ВЫДАЧУ из кассы наличных денег? И какие при этом отчеты с кассового аппарата необходимо снимать?

    Стоит отметить, что законодательством предусмотрено обязательное использование ККМ для выдачи наличных денег населению только при приеме металлолома (Федеральный закон № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года, статья 2, пункт 3, письмо ФНС № 22-3-11/868@ от 17 мая 2005 года). Но все же ИФНС тем или иным способом рекомендует использование ККМ и в других аналогичных и нестандартных случаях. Итак, журнал кассира-операциониста заполняется обычным образом. По расходному ордеру в кассу вносится определенная сумма в начале рабочего дня (смены), а в конце смены снимается Z-отчет, который и будет являться отчетом по проведенным выплатам населению. В 10 графе журнала (сумма выручки за смену) следует указать разницу от внесенной в начале смены суммы (графа №6) и остатка на конец смены (графа №9) согласно Z-отчету.

    В приказах по учетной политике организации обязательно следует указать, что через данную кассу производится только выдача наличных денег населению. Производить торговлю и оказывать какие-либо другие услуги через данный кассовый аппарат запрещено!!!


Заполнение журнала кассира-операциониста при замене ЭКЛЗ

    Заполнение журнала кассира-операциониста при замене ЭКЛЗ Как заполнить журнал кассира-операциониста КМ-4, если была произведена замена ЭКЛЗ (электронной контрольной ленты защищенной)? В таком случае будет 3 (три) Z-отчета, во втором из которых фигурирует тестовая продажа (1 руб. 11 коп.).

    Каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнал. Поэтому если за смену снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале должно совпадать с количеством этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККМ, ни закона о применении ККМ. В данном случае Вам нужно сделать три записи в «Журнале кассира-операциониста» (КМ-4):

- Z-отчет и сумма выручки до замены блока ЭКЛЗ; - Z-отчет с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек; - Z-отчет и сумма выручки после замены блока ЭКЛЗ.

    В «Справке-отчете кассира-операциониста» КМ-6 Вам необходимо будет внести данные двух Z-отчетов – до и после замены блока ЭКЛЗ – в две строчки. Z-отчет на сумму 1 рубль 11 копеек (его иногда называют «нулевой или проверочный чек») в форму КМ-6 не включается, поскольку Вашей выручкой эти цифры не является, это лишь проверочная технологическая сумма. В третьей строке «Справки-отчета кассира-операциониста» КМ-6 нужно будет написать «Итого за смену» и зафиксировать общую сумму выручки за эту смену. Имейте в виду, в Z-отчете, снятом после замены блока ЭКЛЗ, появится «лишние» 1 руб. 11 коп. Это не страшно, это нормально. Данная сумма торговой выручкой не считается, что подтверждается актом КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» для ИФНС.

    Z-отчет, который специально снят при тестовой продаже после плановой ежегодной замены блока ЭКЛЗ, в товарную выручку не входит, так как снимается он специально ТОЛЬКО для ИФНС. У вас на руках должны остаться подтверждающий появление в памяти Вашей контрольно-кассовой машины «лишних» денег: «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» (форма КМ-2) и этот тестовый Z-отчет. ИФНС делает для себя его копию. На случай выцветания термобумаги со временем лучше сделать ксерокопии этого Z-отчета.

    Запись в журнале кассира-операциониста должна выглядеть так:

- Z-отчет и сумма выручки до замены блока ЭКЛЗ: В графе № 1 пишем дату снятия Z-отчета, в графе № 2 – номер отдела. В графе №5 записываете номер Z-отчета, в графе №6 – показания счетчиков на начало рабочего дня, в нашем случае – 50.000 рублей 00 копеек. В графе № 9 нужно будет написать сумму перед заменой ЭКЛЗ (52.383 рубля 00 копеек), в графах №10, 11, 14 – сумму выручки на момент замены ЭКЛЗ (графа № 9 минус графа № 6 – 2.383 рубля 00 копеек).

- Z-отчет с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек: В графе № 1 пишем дату снятия Z-отчета, в графе № 2 – номер отдела. В графе №5 записываете номер Z-отчета, в графе №6 – показания счетчиков на момент замены ЭКЛЗ, в нашем случае – 52.383 рубля 00 копеек. В графе № 9 должна стоять сумма вместе со снятым тестовым Z-отчетом (52.384 рубля 11 копеек), в графе № 10 – технологическая сумма 1 рубль 11 копеек. Обратите внимание, что сумма 1 руб. 11 коп. не отображается в графах № 11 и № 14, поскольку наличными в кассу не сдается. Сумма 1.11 – только технологическая и не подлежит бухгалтерскому и налоговому учету. Ее нужно занести в графу № 15.

- Z-отчет и сумма выручки после замены блока ЭКЛЗ: Аналогично предыдущим заполняем графы № 1, 2, 5. В графе № 6 пишем – 52.384 рубля 11 копеек. В графе № 9 пишем показания счетчиков на конец рабочего дня (54.384 рубля 11 копеек). В графах № 10, № 11 и № 14 пишем сумму Вашей выручки после замены ЭКЛЗ.


Как поступить, если при плановой замене ЭКЛЗ либо при регистрации ККМ, принадлежавшей до этого другой организации, в памяти кассового аппарата («ЭКР»-2102К) сохранились показания суммирующих денежных счетчиков за прежний период?

    К сожалению, фискальная память в модели ККМ «ЭКР»-2102К так устроена, что будет показывать общий накопительный итог с даты первой регистрации, которая, увы, возможно не Ваша. Иначе Вам придется вести учет своего кассового оборота относительно предыдущего (чужого).

    Если ранее кассовый аппарат был зарегистрирован на другую организацию, то, конечно, более удобным вариантом было бы полностью поменять фискальную память (это не ЭКЛЗ, а нечто попроще, но живет дольше, до 5 лет, стоит недорого) по Вашему желанию за отдельную плату до момента Вашей регистрации, для того, чтобы не остался «хвост» информации от предыдущего владельца.

    По поводу журнала кассира-операциониста КМ-4, Вы должны вести его, отказавшись от «чужой стартовой суммы», и в первой записи написать произвольную фразу/две с указанием причины данного поведения, и вести только свой оборот, несмотря на то, что гросс-итог в Z-отчетах ККМ будет нарастать с учетом не Ваших предыдущих сумм. Это нормально!

    В любом случае, была ли это плановая замена блока ЭКЛЗ, либо Вы регистрировали в налоговой кассу, которая до этого принадлежала юридически другой организации, нумерация Z-отчетов начинается не с нуля, а продолжается в порядке возрастания от предыдущей работы и в журнале КМ-4 тоже.

    Согласно порядку регистрации контрольно-кассовой техники в налоговой службе Новосибирской области первый Z-отчет с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек вместе с актом ввода в эксплуатацию контрольно-кассовой машины, как правило, остается в ИФНС. Поэтому его на руках у Вас быть не должно.

    Сумма 1.11 руб. никаким образом не учитывается в бухгалтерском и налоговом учете. Она лишь технологическая и пробивается при вводе контрольно-кассовой машины в эксплуатацию для проверки корректности ее работы, что указывается в соответствующем акте КМ-2 «О снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию». Именно этот документ и является объяснением появления этой необоснованной суммы в памяти контрольно-кассовой машины.

    Соответственно, Вы начали работу на своем кассовом аппарате с уже снятым до Вас специально для ИФНС первым Z-отчетом. И, таким образом, снятый лично Вами «первый» Z-отчет – фактически будет уже под вторым номером (на нем даже будет порядковый номер 2).

    В журнале кассира-операциониста сумма 1.11 руб. учитывается лишь в первой записи следующим образом:

• в графе №6 «показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня» записывается 0;

• в графе №9 «показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня» записывается 1.11;

• в графе №10 «сумма выручки за рабочий день (смену)» записывается 1.11;

• в графе №11 «сдано наличными» ставится прочерк;

• в графе №14 «сдано всего» ставится прочерк;

• в графе №15 «сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованных кассовым чекам» записывается 1.11.

    В дальнейшем, этот «хвостик» не будет все время приплюсовываться к Вашей кассовой выручке в журнале КМ-4, а лишь «болтаться» в памяти ККМ.

Что делать с нулевыми чеками? Можно ли их выкидывать?

    С точки зрения российского законодательства здесь никаких ограничений нет. А вот Новосибирская налоговая инспекция к нулевым чекам относится очень серьёзно, так как инспекторы сразу начинают подозревать организацию в умышленном пробитии нулевых чеков вместо действительных… Поэтому для Вашего собственного спокойствия рекомендуем не злоупотреблять пробитием нулевых чеков, и в случае их пробития – обязательно сохранять.

    Некоторые кассиры-операционисты часто пробивают нулевой чек по привычке, когда появляется необходимость просто открыть электромеханический денежный ящик без факта продажи, то есть для доступа к наличным. Или раньше, когда использовались контрольно-кассовые машины без блока ЭКЛЗ, нулевые чеки пробивались перед началом смены для проверки качества печати (оттиска) и реквизитов на чеке (наименование организации, ИНН, правильность даты и времени). Но с появлением современных кассовых аппаратов с блоком ЭКЛЗ этого делать нельзя, потому что каждый нулевой чек записывается в ячейки памяти в ЭКЛЗ! И в случае какого-либо сбоя кассы, например, неверной даты, запись ошибочного чека в ЭКЛЗ может привести к выходу из строя дорогостоящего блока, что повлечет за собой его замену.


Разменные деньги в кассовом ящике при ККМ

    У посетителей нашего сайта возник вопрос: как быть с остатком денег в кассовом ящике, который оставляют, чтобы утром была сдача у продавца? Можно ли его заносить в журнал кассира-операциониста? Законодательством предусмотрено оформление этих денег в бухгалтерии: для этого ежедневно необходимо оформлять расходно-кассовый ордер на сумму, внесенную в Вашу контрольно кассовую машину (При неожиданной проверке кассир должен предоставить проверяющим этот документ, тем самым подтверждая внесение «в кассу» определенной суммы, то есть обосновать некий возникший излишек наличных средств).

    В журнал кассира-операциониста ничего записывать не нужно, ведь фактически эти деньги не являются выручкой, а лишь неким разменным фондом. По окончании рабочего дня/ смены кассир должен вернуть обратно взятую на «размен» сумму в кассу (в бухгалтерию) предприятия. На уровне документов отражать это обязательно! Но, как показывает практика, «физически» удобнее просто оставлять разменные деньги в кассе, чтобы не перемещать ее туда-сюда. Просто перед началом каждого рабочего дня/ смены нужно оформлять ее все время только документально расходно-кассовым ордером.


Как отразить инкассацию денежной наличности в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4? Каков порядок действий кассира-операциониста при инкассации денежных средств? Нужно ли снимать в этом случае Z-отчет?

    Отражение в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4 инкассации обязательно, поскольку любое изъятие наличных средств из зоны контроля кассового аппарата (в том числе и денежного ящика при нем), возможно только после снятия Z-отчета, так как подразумевается исчезновение (обнуление) наличности на эту сумму из зоны ответственности операционной кассы и снятие с кассира-операциониста материальной ответственности за нее. Если под инкассацией денежной наличности Вы подразумеваете внешнюю инкассацию приезжающими специализированными службами – то нужно смотреть еще их договор, их внутренние правила инкассации и «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 №318-П, зарегистрировано в Минюсте РФ 26.05.2008 №11751), так как обычно они забирают у кассира сопроводительную (препроводительную) ведомость, составленную на основании данных Z-отчета, а иногда берут себе еще и копию Z-отчета, как юридическое подтверждение соответствия принятой ими наличной суммы с данными ККМ. Ведомость инкассации заполняется в трех экземплярах: первый экземпляр вкладывается в сумку с наличностью, второй экземпляр (накладная к сумке) – передается инкассатору при получении им сумки, третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) – остается у кассира.

    Хочется напомнить, что при снятии Z-отчета при внешней инкассации также обязательно заполнение формы КМ-6 «Справки-отчета кассира-операциониста». Это внутренний документ организации, который заполняется на основании данных Z-отчета. В соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 года, отчет КМ-6 составляет в одном экземпляре кассир-операционист, подписывает его и вместе с сопроводительной ведомостью, подтверждающей факт внешней инкассации, сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. По проводкам понятно: Дт 57 Кт 50.1 Инкассация, Дт 51 Кт 57 Зачислено на р/с. Если же инкассация производится из основной кассы бухгалтерии, то инкассаторы получают наличные деньги для дальнейшей их сдачи в банк просто на основании РКО.

    Если в связи со спецификой деятельности или режимом работы предприятия внешняя инкассация производится несколько раз в день и, соответственно, несколько раз в день снимается Z-отчет, то и в «Журнал кассира-операциониста» КМ-4 вносятся данные всех Z-отчетов за эту дату. Не нужно этого бояться, это абсолютно нормально.

    Каков порядок действий кассира при внешней инкассации?

    На основании п. 6.1. устаревших Типовых правил эксплуатации ККМ:

«6.1. При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

- подготовить денежную выручку и другие платежные документы; - составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной/двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

    Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

    Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Журнал кассира-операциониста» КМ-4.

    По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в «Журнал кассира-операциониста» КМ-4 и скрепляется подписями кассира и представителя администрации».


Как отражать в журнале кассира-операциониста чеки, возникшие в результате сбоя контрольно-кассовой машины?

    Если после снятия вечернего Z-отчета на следующее утро пробивается чек вчерашним числом, это значит, что у Вас очень старая модель кассового аппарата, на которой дата на начало смены вводится каждый раз вручную. В современных моделях касс (выпускающихся уже более 4-5 лет), пробить чек задним числом теоретически НЕВОЗМОЖНО! Если такое произошло, нужно просто оформить акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» и написать объяснительную от кассира-операциониста в свободной форме, плюс приложить этот самый неправильно пробитый чек. В журнале кассира-операциониста в графе №15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» записать сумму, на которую был пробит «неправильный» чек. А чтобы устранить причину появления подобных ошибочных чеков, необходимо связаться с линейным инженером Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин.

    Если контрольно-кассовая машина выдает неверные время и дату при снятии Z-отчета, это может также свидетельствовать о неисправности кассового аппарата. Подобные программные сбои иногда возникают непредсказуемо при переходе на следующий календарный год работы… Это редко, но бывает. В подобной ситуации скорректировать дату или время, а также снять любой отчет невозможно. Онлайн-консультация здесь не поможет, ведь необходимо выяснить и устранить причину сбоя. Для этого Вам необходимо вызвать Вашего персонального линейного инженера по обслуживанию ККМ или сразу же обратиться в наш Сервисный центр. Стоимость устранения сбоя будет зависеть от того, какая у Вас контрольно-кассовая машина: если это кассовый аппарат с фискальной памятью (только с литерой «Ф» в названии модели), то ремонт обойдется Вам недорого. А вот если у Вас контрольно-кассовая машина с блоком ЭКЛЗ, то туда будут заноситься все Z-отчеты с неверной датой. К сожалению, в этом случае придется менять сам блок ЭКЛЗ, а стоит он немало…


Чеки, на которых ничего не видно (плохо читается информация)

    Что делать, если контрольно-кассовая машина печатает чек, на котором ничего не видно? При этом Z-отчет выходит правильный, без учета этого пустого чека.

    Причинами подобного сбоя могут быть либо программный сбой, либо техническая неполадка (отходит шлейф печатающей термоголовки, либо она сама по себе не исправна). Нужно обязательно вызвать персонального линейного инженера по обслуживанию Вашей ККМ. Если у Вас аппарат с блоком ЭКЛЗ (с литерой «К» в названии модели), то инженер снимет подробный отчет по всем пробитым чекам из блока памяти ЭКЛЗ для того, чтобы удостовериться, реально записался туда Ваш «неправильный» чек или нет. И, в случае необходимости, продублирует этот «невидимый» чек в печатной форме.

    Если у Вас кассовый аппарат лишь с фискальной памятью (только с литерой «Ф» в названии модели), то удостовериться можно будет, просмотрев ТОЛЬКО контрольную бумажную ленту за тот день, в который прописывались все пробитые чеки. Это связано с тем, что фискальная память записывает в себя только итоговую дневную выручку, без подробной расшифровки каждой покупки (чека). Так вот, если чек все-таки «прописался» в память контрольно-кассовой машины, то потребуется, чтобы кассир написал объяснительную в свободной форме с подробным изложением ситуации, приложить к ней акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» и непропечатанный чек, а также отчет с этим чеком из блока ЭКЛЗ (для ККМ с литерой «К» в названии модели), или его ксерокопию с контрольной ленты (для ККМ с литерой «Ф» в названии модели). Либо можно считать пробитую сумму «белого» чека Вашей реализацией и заплатить с нее причитающиеся налоги.

    Ну а если этот чек не попал в Z–отчет, то и делать с ним ничего не нужно.


Обрыв (окончание) ленты во время печатания чека

    Случается, что при печати чека рвется кассовая лента. Что делать в этом случае? Во-первых, подобный сбой свидетельствует о частичной неисправности вашей контрольно-кассовой машины, потому что при разрыве чековой ленты в контрольно-кассовой машине срабатывает датчик наличия чековой ленты, и аппарат должен заблокироваться. Поэтому Вам необходимо вызвать линейного инженера для диагностики и, если потребуется, устранения предполагаемой нами неисправности.

    Также необходимо составить акт по форме КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» и приложить к нему объяснительную от кассира в свободной форме, где описать ситуацию, при которой были пробиты эти ошибочные чеки. Если у вас контрольно-кассовая машина с блоком ЭКЛЗ (в названии модели есть литера «К»), то Ваш линейный инженер по обслуживанию ККМ распечатает ошибочно пробитые чеки непосредственно из самого блока ЭКЛЗ, которые нужно приложить к акту КМ-3. Если ККМ без ЭКЛЗ (в названии модели есть литера «Ф»), то к акту КМ-3 нужно приложить копию контрольной ленты за данную смену, в которую вошли ошибочно пробитые чеки.

    ИФНС уведомлять о случившемся событии не нужно, так же как и начислять налоги на ошибочно пробитые суммы. Просто необходимо сохранять все вышеперечисленные документы до момента проверки Вашего предприятия, если она вообще состоится (по правилам срок хранения документов, имеющих отношение к кассовой дисциплине (Z-отчетов, использованных журналов кассира-операциониста и др.) – 5 лет).


Обрыв (окончание) ленты во время печатания Z-отчета

    Иногда чековая лента может порваться или закончиться во время печатания Z-отчета. Как быть в подобной ситуации? Если лента закончилась, просто вставьте новую, и Z-отчет будет допечатан, потом склейте две части Z-отчета воедино, ничего страшного не произошло, никаких дополнительных документов не требуется. Если же допечатать Z-отчет не удается, или лента не закончилась, а оборвалась, это может свидетельствовать о возможной неисправности контрольно-кассовой машины. Поэтому обязательно вызовите Вашего линейного инженера по обслуживанию ККМ. Он, во-первых, определит, в чем заключается неисправность, а во-вторых, снимет фискальный отчет непосредственно из блока фискальной памяти контрольно-кассовой машины, на основании которого и нужно будет заполнить журнал кассира-операциониста. Кроме того, инженером делается запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (унифицированная форма КМ-8).


РАСЧЕТЫ ПРИ ПОМОЩИ ПЛАТЕЖНЫХ (ПЛАСТИКОВЫХ) КАРТ

    Если покупатели расплачиваются с помощью кредитных карт, то чек пробивать нужно, хотя наличные деньги и не поступают в кассу. Причем «устройство для считывания информации с платежных карт должно входить в состав контрольно-кассовой машины или обеспечивать ввод в нее информации о проведенном расчете с использованием платежной карты» (Постановление Правительства РФ № 470 п. 6 от 23.07.2007 года). Хотя в нашей практике налоговая служба лояльно смотрит на подобное нарушение (заводы просто физически не выпускают в России такое оборудование, поэтому и приходиться пробивать чек отдельно на банковском терминале и параллельно ту же сумму дублировать на ККМ), – мы все равно считаем необходимым предупредить Вас о возможном правовом вакууме.

    Порядок расчетов при помощи кредитных карточек определен п.5.3 «Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин». Более подробно о том, как должен оформлять предприниматель оплату по банковской карте, инспекторы ФНС пишут в своих пояснениях. Например, в данной конкретной ситуации, если руководствоваться письмом УМНС РФ по г. Москве от 13 сентября 2000 г. № 30-08/1/43844, то нужно действовать следующим образом: суммы, оплаченные при помощи кредитных карточек, пробиваются, как правило, на определенную секцию, на которую пробиваются только все виды безналичных расчетов. В фискальной памяти контрольно кассовой машины регистрируется и хранится информация о денежных расчетах с населением по всем видам оплат (в том числе по расчетам посредством кредитных карточек). На контрольной ленте ККМ и выдаваемом покупателям (клиентам) кассовом чеке должна быть запись, отражающая безналичный расчет, например: «оплата пластиковой карточкой». Согласно Порядку осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием банковских карт от 06.05.2009, при оплате покупателем товара или услуги при помощи банковской карты продавец обязательно должен выдать ему подтверждающий факт оплаты документ на бумажном носителе (это может быть слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иной документ (квитанцию банкомата и пр.), предусмотренный банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов. При этом в слипе/квитанции электронного терминала должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные п.3.3 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт от 24.12.2004 N 266-П. В частности в слипе указываются идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт, вид операции, дата и сумма операции; валюта операции; сумма комиссии (если имеет место); код авторизации; реквизиты платежной карты. Документ на бумажном носителе дополнительно должен содержать подпись держателя платежной карты и подпись кассира при его составлении в помещении для совершения операций с ценностями кредитной организации и ее структурных подразделений, а также в пунктах выдачи наличных. Слип заполняется в трех экземплярах: первый экземпляр вручается покупателю, второй сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию при кассовом отчете (п. 2.2.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 N 1-794/32-5). Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи на слипе и кредитной карте проверяется работником магазина. После оформления всех операций по безналичному расчету покупателю возвращается кредитная карта, отдаются кассовый чек и слип. При снятии показаний контрольных счетчиков в Z-отчете указывается фактическая сумма выручки, полученная наличными денежными средствами и в безналичном порядке. Однако если при оплате платежными картами через терминальную систему сумма покупки отражается в фискальной памяти ККМ (это возможно в случае, когда кассовый аппарат (фискальный регистратор) фирмы объединен с программным обеспечением терминала), то магазину не нужно дополнительно пробивать ту же сумму покупки по отдельной секции. На это указывает УФНС России по г. Москве в письме от 04.09.2006 № 22-12/78393.

    Как отразить такую операцию в документах кассы? Рассмотрим на примере:

    ПРИМЕР: ООО «Ромашка» торгует в розницу хозяйственными товарами и имеет один кассовый аппарат. На нем работает кассир-операционист Мартынова М.В., с которой заключен договор о полной материальной ответственности. В ее обязанности входит, в частности, ведение журнала кассира-операциониста, составление справки-отчета кассира-операциониста (форма № КМ-6) и составление акта о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3).

    Показания денежного счетчика фирмы ООО «Ромашка» за 21 сентября 2008 года равны: на начало дня – 80 525 руб.; на конец дня – 95 266 руб.; сумма выручки за день составила: 95 266 руб. - 80 525 руб. = 14 741 руб. Два покупателя расплатились за товар с кредитных карт, а не наличными. В этом случае все равно необходимо пробить чек. Деньги, списанные с карт, поступают на расчетный счет организации, а не в кассу, но фигурируют в Z-отчете. Поэтому итоговая сумма по Z-отчету не совпадает с фактической наличностью. Выручка от продажи хозтоваров, которые были оплачены пластиковыми картами, составила 6385 руб. Следовательно, денежная сумма, которая фактически находится в кассе, равна: 14 741 руб. – 6 385 руб. = 8 356 руб.

    В конце рабочего дня (смены) после того как Мартынова М.В. пробила итоговый чек (Z-отчет), ей необходимо заполнить журнал кассира-операциониста. В нем отражают показания счетчиков и сумму дневной выручки. Прежде всего, заполняют графу 1, где указывают дату снятия отчета (21.09.08). В графу 2 вписывают номер отдела (секции), по которому пробита выручка (1). В графе 5 кассир указывает порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня (Z-отчета) (2). В графу 6 переносят показания денежного счетчика на начало дня. В нашем примере эта сумма составила 80 525 руб. Показания счетчика заверяют подписями кассира (столбец 7) и администратора организации (столбец 8). На конец рабочего дня показания денежного счетчика составили 95 266 руб. Эту сумму следует занести в графу 9 журнала. Разница между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены) 14 741 руб. – это сумма выручки за рабочий день, которую необходимо вписать в графу 10. В графе 11 журнала отражают выручку за рабочий день (смену), сданную наличными в кассу предприятия (8 356 руб.). Сумму, оплаченную по кредитным картам, следует занести в графу 13 журнала кассира-операциониста, а в графе 12 отмечают, каким количеством чеков оплачены такие покупки. Все данные в конце рабочего дня (смены) заверяют подписями ответственные лица (графы 16,17,18). В этом случае журнал выглядит так: бухгалтер магазина составил приходный ордер только на ту сумму, которая фактически находится в кассе (письмо Управления МНС России по г. Москве № 29-12/51251 от 25 октября 2002 года) и отразил операцию следующими проводками: ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка» – 8 356 руб. – внесены наличными денежные средства от покупателей; ДЕБЕТ 57 субсчет «Оплаты платежными картами» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка» - 6 385 руб. – приняты оплаты по пластиковым картам; А после получения выписки банка: ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57 субсчет «Оплаты платежными картами» – 6385 руб. – зачислены денежные средства, оплаченные с карт, на расчетный счет.

Как быть в ситуации, если кассовый аппарат не поддерживает функции безналичного расчета?

    Вообще такого быть не должно: согласно Постановлению Правительства РФ № 470 п.6. от 23.07.2007 года «…устройство для считывания информации с платежных карт должно входить в состав контрольно-кассовой техники или обеспечивать ввод в нее информации о проведенном расчете с использованием платежной карты». Нарушение этого постановления может повлечь за собой административное взыскание со стороны инспекторов ИФНС.

    Как правило, обычных кассовых аппаратов не хватает для полноценного решения задачи 100%-й автоматизации приема безналичных платежей с использованием пластиковых карт. Для этого используются «продвинутые» фискальные регистраторы + компьютер со специализированной учетно-кассовой программой (1С, R-Keeper, Домино, Галактика, БЭСТ и т.д. и т.п., их десятки в зависимости от Вашей потребности), в которую уже интегрирован программный модуль работы с пластиковыми картами, либо его внедряет сам банк-эмитент, заинтересованный в установке своего терминала.

    Функция пробития чека безналичной оплаты предусмотрена в следующих моделях ККМ:

1. «МИНИКА»-1102.3

2. «ЭКР»-2102К (версия 08)

3. «МЕРКУРИЙ»-130К

4. «МЕРКУРИЙ»-180К

5. «АМС»-110К

6. «АМС»-100МК

7. «КАСБИ»-02К

    Что Вам делать, если в Вашем кассовом аппарате отсутствует функция пробития чека безналичной оплаты? Существуют два пути:

- купить другую кассовую машину из перечисленных выше (или дорогостоящий фискальный регистратор с ПО и компьютером). Дорогой, но правильный путь.

- запрограммировать в ККМ второй отдел только для приема пластиковых карт, а первый оставить только для наличных средств. Все бы неплохо, вопрос только, как к этому отнесется ИФНС. Факта уклонения от налогов и непробития чека нет, а вот использование ККМ, не соответствующей установленным техническим требованиям, может повлечь предписание со стороны налоговой о замене контрольно-кассовой машины. Все на личное усмотрение инспектора ИФНС.

    Некоторые налоговые в своих разъяснениях прямо пишут о возможности оформления расчетов по платежным картам на отдельную секцию ККМ (письмо УФНС РФ по г. Москве № 22-12/78393 от 4 сентября 2006 года). При этом налоговики оговаривают: если в эксплуатируемой организацией ККМ при оплате платежными картами через терминальную систему сумма покупки отражается в фискальной памяти контрольно-кассовой машины, то дополнительно пробивать ту же сумму покупки по отдельной секции не следует. Об этом же – письмо УФНС по г. Москве от 20.06.2007 № 22-12/058084 и разъяснения УФНС России по Республике Татарстан от 23.09.2005 г. По мнению отдельных налоговых, приобретение новой контрольно-кассовой машины, оснащенной функцией оформления продажи товаров по безналичному расчету, не обязательно.

    Итак, чек нужно пробивать на отдельную секцию ККМ. В этом случае в Z-отчете оплаты, проведенные при помощи банковских карт, будут отражаться отдельно. Обязательное условие: нужно, чтобы на чеке из второго отдела обязательно фигурировала строка «безналичная оплата». Это требование налоговых инспекторов (Письмо УФНС по г. Москве от 28.03.2005 № 22-12/19995). Если данную ключевую строчку не удастся запрограммировать в ККМ (хорошо бы и сам отдел так назвать) – придется кассиру каждый раз ставить вручную синий штамп. Таким образом, в конце дня в Z-отчете будет фигурировать разбивка выручки отдельно по двум отделам (увы, только за текущую торговую смену, а не по нарастающей по каждому отделу отдельно за всю жизнь кассы) и общая итоговая за смену + общий необнуляемый итог).

    Как заполнять журнал кассира-операциониста КМ-4, если Вы используете две секции в ККМ – для наличной выручки и для оплат по банковским картам? Вам нужно вести его по двум отделам (пример заполнения Вы можете посмотреть здесь). Плюс дополнительно выясните на личном приеме с инспектором ИФНС, нужно ли прикладывать в журнал КМ-4 банковские выписки с расчетного счета о поступлении денег с пластиковых карт.

ОФОРМЛЕНИЕ ВОЗВРАТА ДЕНЕЖНЫХ СУММ

    Покупатели могут вернуть товар как в день его покупки, так и позже. Оформление возврата денежных средств из кассы в этих случаях будет разным.


    Возврат в день продажи

    Если возврат товара производится в день его продажи, то сумму возврата кассир отражает в графе №15 журнала кассира-операциониста. Возврат денег из кассы кассир может осуществить только по чеку, выданному в данной кассе, и на соответствующую покупке сумму. Руководитель организации должен подписать чек – это разрешение кассиру сделать возврат денег из кассы.


    Чтобы правильно оформить возврат товара, в конце рабочего дня (смены) кассиру-операционисту необходимо:

1. Заполнить стандартный акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)», как это показано на рисунке ниже. Составление акта КМ-3 и является актированием ошибочно пробитого чека.

2. Написать объяснительную от кассира-операциониста в произвольной форме.

3. Приложить оригинал чека, по которому делается возврат.

    Обратите внимание, что если Вы возвращаете клиентам деньги по неиспользованным чекам, то чек желательно забрать! В крайнем случае, если в чеке было много позиций оплаты, да еще и по другим, «не вашим», отделам, и потребитель настаивает на том, что оригинал чека должен остаться у него – ничего страшного, необходимо просто снять ксерокопию для себя, а в его оригинале чека сделать отметку с печатью об уже возвращенных наличных деньгах. Также рекомендуем всегда делать качественную ксерокопию всех неиспользованных и ошибочно пробитых чеков, так как термобумага, на которой чеки отпечатываются, со временем выцветает!

    ПРИМЕР: Магазин ООО «Веселый кенгуру» торгует детскими товарами. Кассовый аппарат обслуживает кассир Семенова А.Н. Показания денежного счетчика фирмы за 21 сентября 2008 года равны: на начало дня – 388 562 руб.; на конец дня – 405 203 руб. Таким образом, сумма выручки за день: 405 203 руб. - 388 562 руб. = 16 641 руб. Один из покупателей вернул товар надлежащего качества на сумму 2500 руб., предъявив кассовый чек. Деньги были возвращены ему из операционной кассы. На эту сумму был составлен акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3). После этого сумма денежной наличности в ККМ получилась такой: 16 641 руб. – 2500 руб. = 14 141 руб.

    Обратите внимание, что в этом случае сумма на Z-отчете не будет совпадать с суммой, сданной в главную кассу выручки. Это и не нужно. Сумма, оприходованная в главную кассу по приходному кассовому ордеру, должна совпадать лишь с той, что указана в графе 11 журнала кассира-операциониста.


Как быть, если при возврате товара у покупателя не сохранился чек или какие-либо другие документы, подтверждающие факт покупки в этом магазине?

    В таком случае возврат денег непосредственно из кассы невозможен. Но отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющего факт и условия покупки товара, – вовсе не основание для отказа в удовлетворении его требований о возврате денег за некачественный товар. Как же поступить в такой ситуации? Лучшим решением будет возврат денег не из операционной, а из главной кассы предприятия на основании заявления покупателя, заверенного подписью руководителя магазина. Возврат в этом случае оформляют не актом по форме № КМ-3, а расходным кассовым ордером, на котором покупатель расписывается.


Как быть, если оплата была за наличный расчет, а вернули по безналу?

    Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста КМ-4, если все продажи проходили за наличный расчет, а возврат был проведен по безналу?

    Напоминаем, что журнал кассира-операциониста имеет отношение только к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами. Если Вы осуществляете реализацию за наличный расчет, то и торговая выручка должна сдаваться в кассу предприятия для последующей ее обязательной инкассации в банк. Если Вы возвращаете деньги через р/с – это Ваше личное дело и данная проводка(и) уже не имеет(ют) никакого отношения к ведению журнала КМ-4.

    Наше мнение, что возврат покупателю денег по безналичному расчету не может быть произведен ранее, чем его наличные деньги физически поступят в банк на р/с.

Как оформить возврат, если покупка была оплачена при помощи банковской карты?

    Как грамотно оформить возврат денег за товар, оплаченный пластиковой картой, а также многие другие полезные советы и рекомендации по работе с банковскими картами, Вы можете посмотреть в нашей подробной методичке, специально разработанной для Вас здесь.


    Возврат в последующие дни

    Если возврат товара произошел не в день его продажи, то предусмотрен иной порядок действий. Прежде всего, покупатель должен оформить заявление на возврат денег в произвольной форме. После этого составляют накладную на возврат товара и выдают покупателю деньги из основной кассы организации. Сумма, возвращенная покупателям, не фигурирует в журнале кассира-операциониста. Акт по форме № КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» не составляют. При возврате денежных сумм необходимо составить расходный кассовый ордер и отразить операцию в кассовой книге.


Нужно ли пробивать возвратный чек на контрольно-кассовой машине, связанной с 1С или любой другой программой учета?

    Здесь все зависит от того, закрыта или нет кассовая смена, в течение которой была произведена ошибочная продажа (не тот выбран был товар, покупатель тут же отказался, не та сумма, кассир ошиблась и т.д.). Если смена не закрыта (Z-отчет не снят), то нужно в «1С: торговля и склад» ввести на основании ошибочного чека – чек «на возврат». И это единственный случай, когда можно порекомендовать сделать такой возвратный чек, ведь тогда записи возвратного чека в базе данных 1С сторнируют записи ошибочной продажи, то есть все наименования продукции, вошедшие в ошибочный чек, возвращаются обратно на свои места в 1С (склады). И потом, если нужно, далее пробить правильный чек. После этого обязательно составьте типовой акт по форме КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)», приложите к нему ошибочный чек и чек «на возврат» (и обязательно сделайте их контрастные ксерокопии, так как термобумага со временем выцветает). Кроме того, следует написать объяснительную записку от кассира-операциониста в произвольной форме и внести соответствующую запись в журнал кассира-операциониста. Наша новосибирская налоговая инспекция не рекомендует пробивать чек «на возврат», но законодательством РФ это не запрещается.

    Если же кассовая смена закрыта (снят Z-отчет), сторнирование ошибочно сделанной продажи сделать невозможно. Теоретически, ошибочно пробитый чек можно в тот день «загасить» на новом покупателе в течение смены, однако это проблематично, если у Вас «расширенный» кассовый чек с полным указанием наименования проданного товара/услуги из номенклатуры 1С. Вряд ли новый покупатель станет покупать то же самое «один в один»… Поэтому кассиру просто нужно составить типовой акт по форме КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам», написать объяснительную в произвольной форме (пример объяснительной приведен ниже) и обязательно приложить к нему «ошибочный» чек. В журнал кассира-операциониста вносится соответствующая запись: в графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям по ошибочно пробитым чекам.


НЕВЕРНО СФОРМИРОВАННЫЕ (ОШИБОЧНЫЕ) ЧЕКИ

    Как поступить, если Вы случайно пробили ошибочный чек?

    Это довольно частая ошибка. Иногда такой чек некоторые кассиры-операционисты пытаются отдать (провести продажу на новом покупателе, передав ему ошибочный чек, пробитый раньше) другому покупателю. Здесь есть только один минус: согласиться ли на это потребитель? Ведь время пробития в чеке уже будет стоять другое и это его право НЕ согласиться с Вашими искренними желаниями, да и сумма может оказаться разной. Некоторые кассиры даже иногда делают чеки-добивки. Ну а в случае «расширенного» чека, как в супермаркете, где написан на чеке весь ассортимент проданного товара, ждать именно того, кто купит именно тот товар – дело хлопотное… Хотя если есть возможность – почему бы ей не воспользоваться?

    Если отдать чек невозможно, следует действовать следующим образом: 1. Оформить акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». 2. Приколоть к этому акту сам ошибочный чек (сделайте еще обязательно его контрастную ксерокопию на случай обесцвечивания термобумаги со временем) 3. Написать объяснительную от кассира-операциониста в свободной форме с подробным описанием ситуации (пример объяснительной записки приведен ниже). 4. В журнале кассира-операциониста в графе №17 записать номер акта КМ-3, оформленного на этот ошибочный чек. 5. Возвратный чек пробивать не нужно!

    Теперь эта ошибочная сумма будет все время «болтаться» в памяти Вашей ККМ и фигурировать в Z-отчетах до момента установки ежегодного нового блока ЭКЛЗ. В этом нет ничего страшного, неправильно пробитые чеки – одна из самых распространенных ошибок, которая, к тому же, легко документально исправима.


Что делать, если оригинала неправильно сформированного чека нет?

    Иногда возникает ситуация, когда ошибка кассира-операциониста обнаруживается позднее. Соответственно, у кассира нет возможности забрать ошибочный чек у покупателя, выдав ему взамен правильный. Как быть в этой ситуации? Схема действий похожа на ситуацию возврата товара: нужно оформить акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» с указанием излишне пробитой суммы и написать объяснительную от кассира-операциониста в свободной форме с подробным описанием ситуации, плюс приложить максимально возможное количество косвенно подтверждающих документов, ведь оригинала ошибочного чека нет. Кстати, если есть возможность, продублируйте этот чек из блока памяти ЭКЛЗ контрольно кассовой машины и обязательно снимите с него ксерокопию, так как со временем термобумага выцветает. В журнале кассира-операциониста в графе №17 запишите номер акта КМ-3, оформленного на этот ошибочный чек.

    Формально, если покупатель окажется непорядочным и захочет воспользоваться ошибкой Вашего кассира, то есть вернуть Вам «купленный» товар, то Вы будете должны вернуть ему сумму именно по пробитому кассовому чеку. Увы, это так. Если не согласитесь, тогда Вы должны будете доказывать, что возвращаемый товар стоил в тот период реально столько, сколько он стоил. Сделать это не сложно: свидетели, накладные, ценники и прочие бухгалтерские документы, в крайнем случае – элементарное экспертное заключение о стоимости товара в независимой экспертной организации, имеющей соответствующую лицензию. Искренне сомневаемся, что у «непорядочного» покупателя хватит сил, энергии, доказательств и, в конце концов, элементарной наглости. Конфликт в этом случае будет разрешаться, скорее всего, у мирового судьи.

    Рекомендуем Вам во избежание подобных ошибок обратиться в Центр технического обслуживания контрольно-кассовых машин, где специалисты запрограммируют ограничение максимальной суммы чека в памяти Вашей контрольно-кассовой машины. Это очень удобно, касса просто физически не сможет перейти установленный Вами ценовой барьер. Большинство наших клиентов уже давно и успешно пользуются данной опцией.

Как поступить, если ошибочная сумма была проведена по терминалу?

    Само возникновение подобной ситуации означает, что устройство для считывания с платежных карт не связано программно с контрольно-кассовой машиной (фискальным регистратором). А ведь согласно Постановлению Правительства РФ № 470 п.6. от 23.07.2007 года «…устройство для считывания информации с платежных карт должно входить в состав контрольно-кассовой техники или обеспечивать ввод в нее информации о проведенном расчете с использованием платежной карты». Хотя в нашей практике новосибирская налоговая служба лояльно смотрит на подобное нарушение, мы все равно считаем необходимым предупредить Вас о возможном административном взыскании со стороны УФНС. И дело не только в нарушении, но и в элементарном удобстве! Ведь если у Вас устройство для считывания с платежных карт будет подключено к контрольно-кассовой машине, подобных ошибок в дальнейшем у Вас просто не возникнет.

    О том, как должен действовать кассир в случае снятия с банковской карты неверной суммы или в случае пробития кассового чека на ошибочную сумму, Вы можете прочитать в нашей подробной методичке, специально разработанной для Вас здесь.


Как поступить, если оплата ошибочно была проведена по другой секции контрольно-кассовой машины (секция «наличные» вместо секции «кредитная карта»)?

    Как поступить в ситуации, если кассир, пробивая чек, сумму внес правильно, но по ошибке выбрал форму оплаты «наличные» вместо секции «кредитная карта», а услуга была оплачена кредитной картой? Таким образом, общая сумма выручки за день по Z-отчету верная, а разбивка по секциям по формам оплаты – нет.

    Прежде всего, Вам нужно в день обнаружения ошибки, то есть до закрытия рабочей смены и снятия Z-отчета, оформить акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» и пробить снова ту же сумму, но уже на правильный отдел.

    У Вас должно быть полное соответствие между суммами, пробитыми на «безналичный отдел» (и как следствие, идентично поступившими на р/с) и обычный отдел «за наличный расчет» (и как следствие, идентично поступившими в кассу). Если они перемешивались или не соответствуют одной календарной дате – то это грубое нарушение кассовой дисциплины.

    Если в течение 2-х месяцев с момента этих правонарушений (согласно ч. 1 ст. 4.5 Кодекса об Административных Правонарушениях Российской Федерации) к Вам не придут представители ИФНС с проверкой, то считайте, что Вам повезло. В противном случае, скорее всего, будет штраф по ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности. Он может быть наложен либо на само предприятие от 40 до 50 тыс. руб., либо лично на главного бухгалтера (или директора) от 4 до 5 тыс. рублей.

    Поэтому если ошибка была обнаружена на следующий день, то, красиво исправить данный тип ошибки не получится, к сожалению. Но с точки зрения бухгалтерского учета, лучше привести все к соответствию. То есть провести датой ошибочного чека акт КМ-3 и приколоть к нему чек «за наличный расчет» вместе с объяснительной кассира (если чек «ушел» вместе с покупателем, то выведите его юридическую копию с помощью инженера по сервису из памяти блока ЭКЛЗ в ККМ, снимите от выцветания ксерокопию). Внесите соответствующую запись в журнал кассира-операциониста КМ-4 той датой и если необходимо, то и исправления. Переделайте КМ-6 и КМ-7.

    Пробейте чек на «безналичный отдел» ближайшей сменой на ту же сумму. Увы, после таких исправлений, у Вас все равно останется несоответствие по датам, между списанием денег с пластиковой карты (отдачи товара или услуги) и датой пробития кассового чека на секцию «для пластиковых карт». Но по формам оплат все будет верно.

    Неправильно пробитые чеки – одна из самых распространенных ошибок, которая, к тому же, легко исправляема. Минус больше психологический – ошибочные суммы будут все время «болтаться» в памяти ККМ, до момента установки нового блока ЭКЛЗ.

    Некоторых ошибок можно избежать, если связать контрольно-кассовую машину с компьютером и программой 1С (через интерфейсный кабель). Это исключит ошибки по невнимательности кассира, ведь вместо того, чтобы отдельно делать проводку в 1С, а затем отдельно пробивать чек на обычной кассе, все будет делаться одновременно. Кроме того, на чеке будет красиво расписан весь ассортимент проданного товара.

    В нашей инструкции мы постарались осветить все основные случаи заполнения журнала кассира-операциониста, а также остановились на некоторых особых ситуациях, которые встречаются в практике кассиров. Меняется время, меняются контрольно-кассовые машины, так, электронные кассовые аппараты пришли на смену механическим. А вопросов меньше не становится, ведь Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, которые регулируют в том числе и порядок заполнения журнала кассира-операциониста, изданы более 15 лет назад. Если у Вас возникнет какой-либо вопрос, ответ на который Вы не нашли в этой инструкции, Вы всегда можете задать его специалистам компании ООО «Электролюкс плюс» в рубрике нашего сайта «Вопрос-Ответ».


Задать вопрос