Материал из PL Engineering

Перейти к: навигация, поиск

Управление качеством поставок в супермаркете


          Управление качеством снабжения/поставок в розничной торговле строится на основе тех же базовых принципов, как и в других отраслях промышленности и торговли. Тем не менее, оно имеет свои особенности, о которых попытается рассказать эта статья.


  • Одобрение / сертификация поставщика

          Перед началом взаимодействия с поставщиком проводится оценка его способности стабильно и в срок поставлять качественные товары и услуги. Крупные западные сетевые компании даже сертифицируют поставщиков, имея свою программу требований для потенциальных поставщиков. Основной инструмент такой оценки – аудит (внешняя проверка) поставщика.

     В ходе такой проверки проверяются:

  1. производство поставщика
  2. склады
  3. система качества
  4. информационная система
  5. транспорт и логистика

          Самый важный вопрос, на который надо ответить в ходе проверки, может ли потенциальный поставщик снабжать нас качественными товарами / услугами в требуемые нам сроки?


  • Требования по качеству в контракте

          Обычно взаимодействие с поставщиком начинается с правильного составления контракта, который включает в себя требования по качеству.

     Эти требования состоят из:

  1. требований к поставляемой продукции / услугам
  2. требований к сопроводительной документации (паспорта качества, сертификаты соответствия)
  3. требований к упаковке
  4. требований к действиям поставщика в случае внесения изменений в поставляемые товары /услуги (обязательное информирование покупателя)
  5. требований к действиям поставщика в случае проблем с качеством товаров / услуг и/или срыву сроков поставок
  6. согласия поставщика на выплату штрафов / компенсации в случае нарушений требований по качеству.


  • Организация информационного обмена

          Поддержание необходимого количества и ассортимента товаров в магазине / бизнесе розничной торговли требует быстрого и точного обмена информацией и оперативного решения проблем.

          Как минимум, ритейлер должен обладать актуализированным списком контактов ответственных лиц поставщика с указанием зон ответственности. Чем меньше барьеров будет в потоке обмена информацией, тем лучше взаимодействие, от которого выигрывают обе стороны.

          Понимая этот факт, крупные розничные компании встраивают своих поставщиков в базы данных по поставкам. С помощью такой базы ритейлер может планировать и видеть сроки наработки товаров, даты их планируемых поставок, получать сообщения от поставщиков в режиме реального времени. Поставщик может видеть наличие запасов в сетях, время и дату получения товара ритейлором, получать сообщения в режиме реального времени.

          В результате – поддержание запаса номенклатуры, минимизация сроков поставок.

     Преимущества базы:

  1. автоматический обмен информацией снижает риск человеческой ошибки
  2. уменьшаются затраты на ручной обмен информацией
  3. скорость передачи и обработки информации растет.


          Наличие большого количества товаров в номенклатуре влечет за собой большое разнообразие видов упаковки. Многие торговые сети стремятся стандартизировать упаковку получаемых товаров, снижая таким образом количество необходимой погрузочно-разгрузочной техники, число персонала, занятого в приемке и экономя место для хранения товаров.

Требования к упаковке согласовываются с поставщиком перед началом взаимодействия.


          Наличие минимальной необходимой информации на упаковке получаемых товаров снижает вероятность ошибки в ходе приемки, хранения и реализации товара.

     Вот перечень контролируемого обозначения, которое должен наносить поставщик на упаковки и паллеты:

  1. штрих-код
  2. наименование товара
  3. вес упаковки
  4. адрес отгрузки
  5. название и адрес получателя
  6. наименование поставщика
  7. номер партии / серии
  8. количество / вес товара в упаковке
  9. обозначение смешанного количества разных товаров в одной упаковке
  10. если товар отправлен для реализации в специальной акции – отметка об этом
  11. дата производства
  12. срок годности (при наличии)

          Требования к идентификации согласовываются с поставщиком перед началом взаимодействия.


  • Требования к сопроводительной документации:

     Сопроводительная документация, сопровождающая товары, должна указывать:

  1. номер и дату заказа
  2. контактные данные отправителя (телефон, ФИО ответственного для решения проблем)

     Также необходимо включать в сопроводительные документы:

  1. паспорта качества (при наличии)
  2. сертификаты соответствия (копии)
  3. листки безопасности (при наличии).


  • Контроль качества новых товаров

          Перед началом реализации товара от нового поставщика важно оценить возможные риски, которые могут произойти от использования покупателем этого товара.

     Я говорю о:

  1. горючести
  2. токсичности
  3. безопасности для детей (игрушки и непреднамеренное использование детьми)
  4. наличии вредных веществ в товаре
  5. законодательных требованиях для пищи и лекарств и т.п.

          Иногда необходимо отправить образцы проверяемых товаров в независимую лабораторию на экспертизу.


  • Стоимость и цена

          Продолжим наш разговор о качестве в поставках для розницы с отправной точки – разнице между понятиями «цена» и «стоимость». Исторически сложилось так, что отделы снабжения / закупок основывали свою работу на железном аргументе – цене закупаемого сырья. Купил подешевле – молодец. Купил дорого – плохо, не умеешь работать. То, что потом происходит на производстве, в службе качества и продажах, уже не проблема отдела снабжения. К сожалению, данная практика до сегодняшнего дня служит основой работы отделов снабжения на многих предприятиях РФ.

«Стоимость» включает в себя все расходы на закупку товара, его перепродажу, проблемы с его качеством, обнаруженным ритейлором или конечным покупателем.


Пример. Предположим, мы закупили 2 вида товара, А и Б.

Цена за единицу товара

A = 100 $

Б = 110 $

Потери и брак во время контроля качества, хранения, гарантийного ремонта и стоимости возврата на единицу товара

A = 30 $

Б = 15 $

В итоге мы видим, что каждая единица А обошлась нам в 130 $.

Каждая единица Б обошлась нам в 125 $.


     «Все просто», - скажете Вы, «ну, причем тут управление качеством поставок?»

     Отвечаю – управление качеством поставок состоит в следующем:

  1. изначально не работать с поставщиком товара А (начальный аудит поставщиков)
  2. оперативно свернуть закупки и взаимодействие с поставщиком товара А (оценка поставщиков и регулярный аудит поставщиков).


  • Переход от проверки образцов товара до сертификации поставщиков и встраивание их в цепочку реализации

          Исторически работа по качеству с поставщиками начиналась с контроля качества образцов и выставлению претензий поставщикам, в случае обнаружения проблем в закупаемом товаре. Следующим этапом стало ведение статистики о происходящих проблемах в поставках (качество товара и сроки поставок), которое плавно привело к идее проверять организацию производства и обеспечение качества у существующих и потенциальных поставщиков.

          С помощью такой проверки мы можем заранее оценить, способен ли поставщик обеспечить нам стабильное качество поставок. И это проще и дешевле, чем без конца отлавливать брак при входном контроле.

          Ну, и последний шаг – построение систем сертификации поставщиков (программы проверки соответствия стандартам качества покупателей, в том числе и международным стандартам). В целом, процесс идет в направлении встраивания поставщика в единую цепочку розничных продаж, где конечный продавец (ритейлор) имеет единую с поставщиком систему идентификации, упаковки и контроля качества продукции.


  • Базы данных по номенклатуре товаров и проблемам в поставках

     Для того чтобы подсчитать «стоимость» товара, организация должна иметь:

  1. спецификации на поставляемые товары (мы должны знать, что мы закупаем и как проверяем закупленную продукцию)
  2. полные данные о поставках и статистику проблем с закупленными товарами при приемке, во время хранения, во время и после реализации.

          Построить такую базу данных и вести учет несложно. Она формируется из учета каждой единичной проблемы в поставках товара. На каждую проблему мы составляем акт, в котором пишем, кто, когда и в какой форме поставил нам проблемный товар.

          Объедините все эти акты в виде отчетов с возможностью сортировки в программе 1С или простом файле EXCELL и вуаля, база готова.


  • Аудит поставщиков

          Но, как я уже упоминал в начале статьи, задача не доходить до взаимодействия с проблемным поставщиком. Поэтому обычной практикой в обеспечении качества, кстати, обязательной в стандартах ИСО и GMP, является аудит системы качества поставщика.

          Аудит – это проверка всех аспектов работы поставщика, которые могут повлиять на качество поставляемой нам продукции и услуг. Как принято в обеспечении качества, речь идет о проверке процессов. Обычно проверяются основные процессы - контроль и обеспечение качества, производство, организация хранения и поставок продукции и т.д.


  • Оценка поставщиков

          Последний решающий шаг во взаимодействии с поставщиками – это их периодическая оценка.

     Та самая, на основе которой мы принимаем решение:

  1. хвалить поставщика и продолжать с ним сотрудничество,
  2. ругать и требовать улучшения на основе результатов контроля качества товара и аудитов,
  3. прекращать с ним сотрудничество.


  • Обмен информации о проблемах с поставщиками

     Для нормального взаимодействия мы должны как минимум:

  1. передавать поставщику всю информацию о проблемах с поставками (в том числе оценку поставщика)
  2. требовать от него информации о причинах проблем, корректирующих и предупредительных мероприятиях, которые он провел на основе полученной от нас информации
  3. получать от него информацию о любых изменениях, которые могут повлиять на качество поставляемой нам продукции и услуг (не забывайте прописывать это в договорах).

Источник: www.prostokachestvo.ru