Материал из PL Engineering

         Автоматизация разничного магазина - совершенству нет предела

Обратиться к руководителю IT проектов

Прогуляться по виртуальному магазину

          Ежедневная работа розничного торгового предприятия с каждым годом становится все более автоматизированной. Сегодня довольно сложно найти торговую организацию, продолжающую вести бизнес-процессы с помощью «ручных методов», особенно если речь идет о стабильно растущих и развивающихся предприятиях.

          Информационные технологии становятся все более массовыми и доступными. Современный предприниматель располагает различными инструментами управления торговым розничным бизнесом (в данном случае идет речь о небольшом магазине): от бесплатного офисного программного обеспечения до специализированных программ, предназначенных для управления розничной торговлей в небольших магазинах.

•      Выбрать верный курс, учась на чужих ошибках

          Бизнесмены, успешно преодолевшие первый этап развития небольшого предприятия, знают, как важно не совершить довольно распространенную ошибку, которую регулярно повторяют многие предприниматели в начале пути. Они максимально сокращают затраты на управление и «замыкают» все управленческие задачи на себя. С одной стороны, их можно понять: такой расклад делает небольшое предприятие более управляемым. Однако они забывают о неизбежно возникающем «эффекте узкого горлышка», когда вся жизнедеятельность организации оказывается зависимой от возможностей и способностей одного конкретного человека. Как следствие, рано или поздно возникает критический момент: складывается ситуация, когда перемены для фирмы становятся жизненно важными, а важнейшим фактором является потеря прибыли из-за неэффективных рабочих механизмов. Необходимость в модернизации существующих бизнес-процессов становится очевидной. Отсутствие управленческого учета, и, как следствие, грамотного управления финансами – одна из основных причин банкротства малого бизнеса.

•      Старт! Когда стоит вкладываться в автоматизацию?

          Вопрос, который волнует многих: когда же следует начинать инвестировать средства в автоматизацию магазина? Ответ: как можно раньше, поскольку автоматизация управления, учета и продаж являются инвестицией на долгосрочный период (как минимум на 2-3 года).

          На что следует обратить внимание, принимая решение об автоматизации? Нужно четко понять, какие задачи стоят перед организацией в настоящий момент, и какие предстоит решить в будущем.

          О том, нужна ли автоматизация в принципе, долго задумываться не приходится: в условиях любого растущего рынка без автоматизации перспектив для развития нет. То есть вложения в автоматизацию – важная основа будущей прибыли предприятия. А значит, автоматизация является серьезным конкурентным преимуществом организации, определяющим позицию, которую она стремится занять на рынке.

•      Сколько?.. Оцениваем затраты на автоматизацию

          Чтобы ответить на вопрос, какими должны быть объемы инвестиций в автоматизацию, нужно отталкиваться от бизнес-задач предприятия. Немаловажным фактом в этом вопросе является его размер: количество пользователей, проходимость, объем закупок и т.д. Любая автоматизация торговли – это всегда комплексный вопрос, который включает в себя подбор, установку и настройку торгового оборудования, программного обеспечения, а также определение IT-инфраструктуры, которая будет обеспечивать правильную работу системы. Все эти составляющие определяют конечную стоимость проекта.

          Кроме того готовые POS – системы, которые уже содержат необходимые для малого бизнеса программы в комплекте с оборудованием, а также возможность аренды программного обеспечения в комплексе с предоставлением серверного пространства позволяют существенно экономить. Как правило, полный комплекс услуг для автоматизации бизнеса предоставляют компании, которые внедряют и разрабатывают программные продукты.

          Учитывая вышесказанное, уровень задач малого предприятия позволяет автоматизировать процессы с относительно небольшими затратами. Опыт показывает, что в среднем автоматизация малого бизнеса окупается в течение периода от 6 месяцев до 1 года.

•      Ставим задачи. Необходимо и достаточно

          По своей сути бизнес-процессы небольших торговых организаций почти ничем не отличаются от бизнес-процессов в крупных федеральных компаниях; разница лишь в формализации и бюрократизации этих процессов. Причем с этой точки зрения небольшие организации имеют преимущество, поскольку являются более гибкими и могут значительно быстрее модернизироваться. И, следовательно, существенно экономить на издержках.

          С развитием отрасли розничной торговли совершенствуются и сами бизнес-процессы, формируя, тем самым современный стандарт. Именно поэтому в решении вопроса об автоматизации малого бизнеса стоит опираться на типовые программные продукты, которые всегда можно настроить под особенности учета конкретной организации.

          Выбирая программный продукт, нужно помнить, что часто переход с одного программного обеспечения на другое оказывается гораздо более затратным, чем первичная автоматизация. Поэтому на этапе формирования задач для малого бизнеса и выбора программного продукта нужно учитывать дополнительные возможности приобретаемой программы, которые смогут существенно упростить рабочий процесс, а по стоимости не будут сопряжены с большими затратами (как правило, их цена невысока). В конечном итоге, включение их в план автоматизации (плюс небольшая доплата) окажется более выгодным, чем последующее обновление программного обеспечения.

•      «Подводные камни»

          Иногда руководители небольших торговых предприятий ориентируются исключительно на индивидуальные решения на основе исторически сложившихся бизнес-процессов. Естественно, далеко не всегда эти процессы являются оптимальными. Когда организация начинает расти, с одной стороны существующая система не справляется с ростом нагрузки, с другой стороны сама компания становится более зависимой от сложившихся механизмов работы и, порой, уже не может их модернизировать без значительных затрат. Именно поэтому для малого бизнеса оптимальным решением является типовые масштабируемые решения, которые способствуют росту организации, а не тормозят его.

•      Что может дать автоматизация?

          Основные задачи автоматизации бизнес-процессов связаны с учетом товародвижения. Однако это базовые требования, которых для сегодняшнего рынка явно недостаточно. Современные программные решения отличаются не только быстродействием и удобством в использовании, но массой дополнительных возможностей, которые отвечают отраслевым тенденциям. Одним из показательных примеров является широкое применение различных инструментов для управления лояльностью клиентов, таких как: анализ обращаемости и потребления клиентов, применение различных скидок, организация распродаж, SMS-информирование и т.д. Автоматизация управления лояльностью – это дополнительная возможность для формирования стабильного спроса, которая уже предусмотрена в современном типовом решении и требует минимальной настройки.

•      Эпилог

          Несмотря на то, что необходимость автоматизации малого бизнеса не всегда очевидна для предпринимателей, она является обязательным условием быстрого развития любой организации благодаря заложенным в ней эффективным алгоритмам управления и учета. С точки зрения автоматизации малый бизнес обладает целым рядом преимуществ. В частности, более прозрачными и гибкими бизнес-процессами, а также возможностью быстрого освоения новых возможностей за счет небольшого размера организаций и отсутствия серьезных бюрократических проволочек.

          Инвестиции в автоматизацию – это инвестиции в будущее