Материал из PL Engineering
Содержание |
А не пора ли узнать, что творится у меня на складе?
В каких ситуациях обычно проводят инвентаризацию:
- Регулярная синхронизация данных о складе с фактическом его наполнением;
- Неясность с реальными остатками (и отсюда, например, неясности с заказом нового товара у поставщика и т.д.);
- Наличие "потерянных товаров" на большом складе, т.е. таких которые трудно отыскать;
- Подготовка к более рациональному использованию склада;
- Воровство или подозрение, что оно имеет место;
- Проверка имущества организации.
Задача инвентаризации, будь то на складе или целиком в организации, всегда требует организационных усилий, иначе Вы подсчитаете что-нибудь несколько раз или недосчитаете часть склада.
Инвентаризацию можно проводить как вручную, так и автоматически, используя оборудование для автоматической идентификации и сбора данных: - сканеры штрих-кодов и терминалы сбора данных (в том числе и радиотерминалы). Может быть как полная, так и частичная инвентаризация, когда, например, сверяется только часть склада.
Все перечисленные подходы и способы инвентаризации можно использовать в складских программах ФОЛИО - WinCклад или ЛогистикСклад.
В комплексе автоматизации розничной торговли ФОЛИО POS Магазин для проведения инвентаризации реализована специальная функция электронной ревизии.
Рассмотрим различные решения по инвентаризации в складских программах.
Проведение автоматической инвентаризации
Для организации автоматической инвентаризации (с помощью оборудования) необходимо снабдить штрих-кодом каждый товар и выполнить необходимый минимум предварительных мероприятий (показать мероприятия).
Временные затраты на проведение автоматической инвентаризации в несколько раз меньше, чем при инвентаризации вручную.
Проведение инвентаризации с использованием радиотерминалов сбора данных
Инвентаризация с использованием радиотерминалов гораздо более эффективна, чем другие виды инвентаризации. Работник склада получает задание на радиотерминал и в автономном режиме выполняет его. Порядок работ по инвентаризации следующий:
В программе составляется "Реестр заданий на инвентаризацию". Реестр состоит из заданий, каждое из которых может создаваться по следующим принципам
- инвентаризируется один товар;
- инвентаризируется группа товаров;
- инвентаризируется одна ячейка;
- инвентаризируются структура ячеек;
- инвентаризируются пустые ячейки и товары с нулевым остатком;
- инвентаризируются непустые ячейки и товары с ненулевым остатком;
- исключаются из инвентаризации ячейки и товары, по которым начатое (планируемое) движение еще не завершилось;
- все ячейки, задействованные в инвентаризации, блокируются для других операций.
Далее сформированное задание распределяется между сотрудниками и передается им на радиотерминалы. Строки задания на радиотерминале могут высвечиваться либо в порядке возрастания артикула товара либо в порядке возрастания названия ячейки.
Процесс инвентаризации с помощью радиотерминала заключается в сканировании штрих-кода ячейки и штрих-кода товара, находящегося в этой ячейке и если нужно, ввода фактического количества отсканированного товара (по умолчанию ставится наличие по базе данных).
После завершения инвентаризации сотрудником своей части задания оно передаётся на сервер и высвечивается в результатах выполнения задания в реестре заданий.
После завершения инвентаризации всеми сотрудниками, участвующими в задании, а это может быть целая группа работников, инвентаризирующих разные части склада одновременно, задание получает статус выполненного, по нему производится автоматическая корректировка базы данных, остатки товаров в ячейках доводятся до фактических, при этом формируются сводные данные по недостаче и излишкам.
Проведение инвентаризации с использованием сканеров штрих-кодов и терминалов сбора данных
При инвентаризации этими более простыми и дешевыми устройствами сначала в накладную сборки программы из справочника товаров выбирают все инвентаризируемые товары с расчетным по базе фактическим количествам по данным программы, содержащемся в справочнике товара. Затем сканируют с товаров фактическое количество на складе. Таким образом по разнице между фактическим и расчетным количеством при сохранении накладной сборки расчетное количество в базе данных становится равным фактическому.
Чтобы избежать проблем при инвентаризации в случае расхождения списка номенклатуры в окне ввода и в файле от терминала сбора данных, предлагается второй способ инвентаризации, при котором не обязательна предварительная загрузка интвентаризируемых товаров в Окно ввода.
Если вы работаете, например, с продовольственными товарами, то инвентаризация сводится к выяснению сколько чего с какими сроками годности (возможно также датами производства и другими датами, номерами сертификатов и т.д.) и из каких поставок где лежит. Все эти нюансы учтены в программе "ФОЛИО WinСклад" - просто при выборке товаров для инвентаризации надо выбрать не сам товар, а его партии. И количество указывать для каждой партии. Но при использовании оборудования штрих-кода все партии товара должны иметь свой штрих-код. Это также реализовано в программе "ФОЛИО WinСклад" при формировании документов по инвентаризации.
Проведение ручной инвентаризации
В складских программах инвентаризация осуществляется путем оформления накладной сборки, в которую заносятся все товары из Справочника или выборочно (например, по группе/подгруппе).
В колонку "Новый остаток" вручную вводят величину посчитанного остатка данного товара.
В колонку "Кол-во" документа автоматически рассчитывается количество товара по формуле: "Колич.=Новый ост. - кол-во товара по справочнику в программе".
Появление в колонке "Кол-во" товаров с отрицательным количеством указывает на недостачу, с положительным - на излишки.
Сохранение этой сборочной накладной приводит фактический остаток в Справочнике товаров к новому остатку, указанному в соответствующей колонке накладной сборки.