Материал из PL Engineering

Инвентаризация основных средств

Инвентаризация – слово от которого бухгалтерские работники приходят в ужас. Организация парализована, значительное количество работников, включенных в инвентаризационные комиссии, отрывается на длительное время от их непосредственной работы, пытаясь обеспечить более или менее приемлемую оперативность и достоверность сверки инвентарных объектов. Как тут не вспомнить сцену инвентаризации из всеми любимого фильма «Служебный роман» - «Стол письменный. Одна штука». А эти инвентарные номера - шедевры художественного вкуса, коряво выведенные фломастером на самых, бросающихся в глаза, местах, или еще лучше - металлические бирки, приколоченные маленькими такими гвоздиками. В общем – все очень непрактично и неэстетичное.

Внедрение в организации автоматизированной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности (АИС ФХД) кардинально не решает проблемы. Конечно же, такая система позволяет, как правило, осуществлять автоматизированный учет товарно-материальных ценностей, однако, непосредственно процесс инвентаризации остается, как и прежде, ручным и весьма трудоемким. Проблемы начинаются с ручного нанесения инвентарных номеров на объекты учета. Во-первых, существует риск ошибочного кодирования инвентарных объектов, во-вторых, как было отмечено ранее, не всегда это удается сделать удобно и эстетично. Но самое страшное впереди – это непосредственно сама инвентаризация. Ну вот, инвентаризация проведена, инвентаризационная опись подготовлена и заверена подписями инвентаризаторов. Кажется, можно перевести дух. Однако не все еще закончилось. Теперь еще предстоит ручной ввод результатов инвентаризации в информационную систему. При этом нет никакой гарантии, что эти данные будут введены без ошибок и искажения. Итак, существующему сегодня в большинстве организаций процессу учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей присущи следующие основные недостатки:

высокая трудоемкость нанесения инвентарных номеров на объекты учета;
высокий риск ошибочного маркирования (нанесения инвентарных номеров) объектов учета;
высокая трудоемкость идентификации (сверки) инвентарных объектов;
высокий риск ошибочной идентификации (сверки) инвентарных объектов или ее фальсификации;
высокая трудоемкость ручного ввода данных результатов инвентаризации в информационную систему;
высокий риск возникновения ошибок или фальсификации результатов инвентаризации при их вводе в информационную систему.

Таким образом, во многих организациях объективно существует задача повышения оперативности и достоверности инвентаризации товарно-материальных ценностей при одновременном снижении трудозатрат на ее проведение.

Поставленная задача может быть эффективно решена с применением технологии штрихового кодирования и идентификации, которая позволяет настолько ускорить сбор и обработку данных, а также повысить их достоверность, что вполне может привести к революции в сознании традиционно консервативных бухгалтеров. По данным министерства обороны одной из стран внедрение такой технологии в процесс учета и инвентаризации позволяет ускорить ввод данных в компьютер более чем в 10 раз, уменьшить стоимость сбора и обработки данных в 5 раз и свести практически к нулю вероятность ошибок при вводе данных в автоматизированную информационную систему. Но бухгалтера не были бы таковыми, если бы не их основательность и способность все подвергать сомнению. Отчасти, их опасения, вызванные внедрением технологии штрихового кодирования и идентификации в процессы учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей, обоснованы. Все дело в том, что сама по себе эта технология без наличия автоматизированной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности, осуществляющий ведение базы данных учета инвентарных объектов, вряд ли поможет. Таким образом, необходимым условием внедрения технологии штрихового кодирования и идентификации в процессы учета и инвентаризации является наличие в организации автоматизированной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности. Если бухгалтер готов к этому, то тогда перейдем к дальнейшему рассмотрению вопроса.

Технология штрихового кодирования и идентификации относятся к группе технологий автоматической идентификации объектов. Автоматическая идентификация – совокупность технологий, в которых с помощью электронных средств выявляется уникальная характеристика или уникальная последовательность данных, связанная с материальным объектом, и на основе электронной обработки этой информации производится распознавание объекта. Штриховое кодирование – технология автоматической идентификации и сбора данных, основанная на представлении информации по определенным правилам в виде напечатанных формализованных комбинаций элементов установленной формы, размера, цвета, отражающей способности и ориентации для последующего оптического считывания и преобразования в форму, необходимую для ее автоматического ввода в вычислительную машину.

На сегодняшний день выделяют два типа штриховых кодов: одномерные и двухмерные. Одномерный штриховой код представляет собой ряд прямоугольных полос, разделенных промежутками. Двухмерный штриховой код представляет собой символ с многострочной символикой, состоящий из двух и более смежных по вертикали строк знаков символа штрихового кода. В отличие от одномерных (линейных) символик штрихового кода, которые позволяют представлять в символе штрихового кода короткую последовательность данных, являющуюся, как правило, идентификатором - ключом к записи во внешней базе данных, двумерные (многострочные) символики позволяют кодировать информацию об идентифицируемом объекте значительно большего объема. Таким образом, двухмерный код, содержащий в себе не только идентификатор, но и некий набор описывающих объект реквизитов является своего рода «портативной базой данных», что позволяет обходиться без внешней базы данных, значительно расширяя сферу применения технологии штрихового кодирования.

Для решения задачи учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей вполне достаточно возможностей, предоставляемых одномерным штриховым кодом. Действительно, любая инвентаризация сводится к получению ответа на вопрос: «инвентарный объект найден, и если да, то где?». На первую часть вопроса нам ответит штриховой код инвентарного объекта, а на второй штриховой код местонахождения (комната, офис, кабинет, и т.п.). Главное – чтобы эти коды были действительно уникальными.

Теперь давайте рассмотрим, как может выглядеть процесс инвентаризации с использованием технологии штрихового кодирования и идентификации объектов, и из каких основных операций он состоит.

Начнем с изготовления (печати) этикеток инвентарных объектов и их местонахождений. На основании информации из базы данных учета инвентарных объектов АИС ФХД формируются и печатаются на специальном принтере этикетки двух типов:

этикетка местонахождения – содержит штриховой код, однозначно определяющий местонахождение инвентарного объекта, а также, если это необходимо, дополнительную информацию, описывающую данное местонахождение;
этикетка инвентарного объекта – содержит штриховой код, однозначно идентифицирующий инвентарный объект, а также, если это необходимо, дополнительную информацию, описывающую данный инвентарный объект.

Операция печати этикеток инвентарных объектов и их местонахождений может осуществляться как массово (для инвентарных объектов, содержащихся в базе данных (БД) АИС ФХД), так и по мере поступления новых инвентарных объектов и их учета в БД АИС ФХД. Печать этикеток может осуществляться как на обычном лазерном принтере, так и на специализированном принтере этикеток. Использование специализированного принтера этикеток предпочтительнее, так как позволяет осуществлять печать на специальной, например, самоклеящейся, защищенной от повторного использования основе, успешно противодействующей выцветанию, истиранию и другим негативным воздействиями внешней среды.

Следующей, после изготовления этикеток, операцией является кодирование инвентарных объектов и их местонахождений. Суть этой операции заключается в нанесении этикеток на соответствующие инвентарные объекты и места их нахождения. Для удобства выполнения этой операции на этикетки кроме штрихового кода, как правило, наносится дополнительная описательная информация по инвентарному объекту и его местонахождению. Итак, этикетки распечатаны и наклеены. Вот теперь нам ничто не мешает быстро и просто провести инвентаризацию. Однако нет, сначала давайте познакомимся с терминалом сбора данных - устройством, с помощью которого мы собственно и будем осуществлять инвентаризацию.

Терминал сбора данных сочетает в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания этого штрихового кода. Такое сочетание создает качественно новые возможности по мобильному и автономному сбору информации, ее хранению и обработке. Другими словами, инвентаризатор с помощью терминала сбора данных и специальной установленной на нем программы последовательно считывает штриховые метки местонахождений и инвентарных объектов, информация о которых сохраняется в терминале сбора данных и может быть в последствии передана в автоматизированную систему бухгалтерского учета. Таким образом, фиксируемая в терминале сбора данных информация позволяет сопоставить текущее местонахождение и находящиеся в нем инвентарные объекты – т.е. ответить на основные вопросы инвентаризации. Современные терминалы сбора данных предоставляют широкие возможности по хранению и обработке информации, поэтому появляется возможность наделить их весьма полезными при проведении инвентаризации функциями, например, по информированию инвентаризатора о том, какие объекты по данным АИС ФХД должны находятся в том или ином помещении. Для этого необходимо выполнить следующую операцию – подготовить терминал для проведения инвентаризации.

Подготовка терминала сбора данных к проведению инвентаризации заключается в загрузке в него информации из АИС ФХД. В состав этой информации могут входить, например:

данные об исходных состояниях объектов инвентаризации (инвентарные номера, наименования инвентарных объектов, серийные номера инвентарных объектов, материально-ответственные лица, коды местонахождений инвентарных объектов и т.п.);
кодификатор местонахождений инвентарных объектов (коды и наименования местонахождений объектов инвентаризации);
перечень инвентаризаторов (фамилии, имена, отчества, логины, пароли);
параметры инвентаризации (код и наименование организации, проводящей инвентаризацию и т.п.);

Когда терминал сбора данных подготовлен, можно приступать к самому ответственному, а до внедрения штрихового кодирования - и самому трудоемкому этапу инвентаризации - сбору данных о текущем состоянии инвентарных объектов. Только теперь у нас в руках не инвентаризационная опись и прочие гроссбухи, а небольшое устройство, а вместо многочисленной комиссии - один инвентаризатор. Действия инвентаризатора, вооруженного терминалом сбора данных, очень простые: сначала надо автоматически считать штриховой код местонахождения (например, комнаты, офиса, кабинета и т.п.) который нанесен на соответствующей этикетке, красующейся у двери в это помещение, а затем последовательно и также автоматически считывать штриховые метки со всех объектов, находящихся в этом помещении. По завершении «обработки» помещения можно переходить к следующему. В результате в терминале сбора данных накапливается информация о текущем состоянии инвентарных объектов и их местонахождении. Кроме того, в терминале сбора данных сохраняются и другие очень важные параметры, например: фамилия инвентаризатора, дата и время проведения инвентаризации и т.п. Заметим, что единственным способом подтверждения фактического наличия инвентарного объекта в данной технологии – является автоматическое (т.е. без участия человека) считывание терминалом сбора данных его штрихового кода, что в значительно мере усложняет фальсификацию данных инвентаризации. Следовательно, необходимость привлечения к работе многочисленной инвентаризационной комиссии отпадает.

Итак, мы завершили операцию сбора данных по текущему состоянию инвентарных объектов. Теперь необходимо осуществить операцию по выгрузке собранной информации из терминала сбора данных в АИС ФХД. Делается это чрезвычайно просто – терминал подключается к компьютеру, на котором установлена информационная система и все – информация о текущем состоянии инвентарных объектов загружена в ее базы данных. Утомительные часы ручного ввода данных результатов инвентаризации в информационную систему остались лишь в страшных воспоминаниях.

Когда информация из терминала сбора данных загружена в базы данных АИС ФХД, программное системы в автоматическом режиме выполнит сопоставление исходных данных о состоянии объектов инвентаризации со вновь поступившими данными инвентаризации, описывающими фактическое состояние объектов инвентаризации.

Итак, что же дает применение технологии штрихового кодирования и идентификации для учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей?

Во-первых, значительно снижается трудоемкость нанесения инвентарных номеров на объекты учета, повышается информативность и эстетичность инвентарных этикеток.
Во-вторых, значительно уменьшается риск ошибочного маркирования (нанесения инвентарных номеров) объектов учета.
В-третьих, многократно уменьшается трудоемкость идентификации (сверки) инвентарных объектов.
В-четвертых, практически сводится к нулю риск ошибочной идентификации (сверки) инвентарных объектов или ее фальсификации.
В-пятых, обеспечивается автоматический ввод данных результатов инвентаризации в информационную систему, благодаря чему исключаются ошибки или фальсификация результатов инвентаризации.

Все это в результате позволяет организации получить полную, непротиворечивую базу данных учета инвентарных объектов, а также реальную оценку ее бизнеса, что, безусловно, повышает ее конкурентные преимущества организации.

Чтобы все вышеизложенное не показалось вам красивой сказкой приведем информацию от CNews.ru : «…инвентаризация в ГУП «Мосгортепло» с использованием штрих-кода позволила качественно осуществить работы за 3 месяца, в течение которых был произведен учет более 25 тысяч единиц имущества, расположенных на 7 тыс. объектах размещения, а также выверить полученную информацию с данными учетной системы…»

Наши знания и практический опыт использования широкого спектра технических устройств для штрихового кодирования (принтеры этикеток, сканеры, терминалы сбора данных), а также многолетние деловые контакты с ведущими производителями этого оборудования позволят предложить оптимальное решение по его выбору. Если в вашей организации еще не решена задача автоматизации учета инвентарных объектов, мы предложим решение «под ключ», включающее автоматизированную информационную систему финансово-хозяйственной деятельности и интегрированное с ней программное обеспечение терминала сбора данных. Если в Вашей организации уже функционирует какая-либо автоматизированная система, обеспечивающая учет инвентарных объектов, мы выполним комплекс работ по ее интеграции с технологией инвентаризации, базирующейся на штриховом кодировании и идентификации.