Материал из PL Engineering

Как автоматизировать склад и окупить инвестиции в течении года?

Внедрение систем автоматизации на производственном или коммерческом складе не начинается без веских на то причин. Таковыми причинами могут стать:

сокращение финансовых затрат на складское хозяйство;

увеличение объемов производства и реализации товара;

оптимизация процессов логистики;

оптимизация трудовых процессов.

Безусловно, конечной целью любого коммерческого предприятия является получение прибыли, поэтому и от автоматизации складских процессов требуется результат, который позволит быстрее достичь данной цели. Поэтому, прежде чем начать внедрение системы автоматизации склада, необходимо определить выгоды для предприятия и в какой срок окупятся вложения.

Расчет окупаемости – это процесс, построенный не только на точных данных, но и на самостоятельных достоверных знаниях – опыте. Тем не менее, результаты расчета окупаемости позволят Вам оценить перспективы внедрения, выгоду от автоматизации и принять взвешенное решение.

Для того, чтобы Вы могли рассчитать выгоду от вложений автоматизации склада необходимо определить:

во-первых, размер вложений во внедрение системы автоматизации,

во-вторых, объём затрат, которые несёт Ваше предприятие без автоматизированных процессов на складе.

Затраты на автоматизацию складских процессов включают следующие статьи:

Приобретение информационной системы,

Приобретение оборудования (принтеры этикеток, терминалы сбора данных, точки доступа, оборудование упаковки, видеоконтроль),

Оплата услуг по внедрению складской автоматизированной системы,

Внутренние затраты предприятия (премиальные за успешное внедрение, кадровые изменения, возможно снижение объёма продаж на начальном периоде запуска системы и т.п.)

Статьи затрат на первый взгляд могут показаться объёмными и «дорогими», но если сравнить предстоящие разовые затраты предприятия с затратами связанными с неэффективной работой складского хозяйства и неполученной прибылью, то восприятие объёмности работ и дороговизны меняется.

Затраты предприятия указывающие на неэффективную работу складской системы имеют более развёрнутую структуру, чем затраты на реализацию проекта по:

Калькулируемые затраты:

- Прямые затраты на содержание излишних ресурсов: аренда площадей, использование оборудования (стеллажи, подъёмно-транспортная техника), заработная плата персонала (более объёмный показатель),
- Потери прибыли предприятия на ошибках в работе склада: потери в стоимости товара при пересортице, потери просроченного товара, недостачи, оплата штрафов и рекламаций от клиентов, потери при приемке/отгрузке товара.

Данный вид затрат чаще всего возникает в результате следующих проблем:

Трудности идентификации похожего товара «на глаз» (возникает пересортица),

Долгий поиск товара и место его хранения при формировании отгрузки со склада (это лишние затраты на персонал и оборудование),

У предприятия возникает избыточная зависимость от персонала (неоправданная заработная плата и проблемы в момент отсутствия «знающих» сотрудников),

Невозможность организации регулярных инвентаризаций (накопление ошибок на складе и потери товара).

Некалькулируемые затраты:

Плохое качество обслуживания Клиента

Низкий уровень взаимодействия склада с подразделениями предприятия

Отсутствие единого информационного пространства на предприятии об остатках, передвижении товара, итоговой отчётности.

Автоматизация складских процессов на Вашем предприятии или коммерческом складе помимо снижения и даже устранения затрат и потерь, связанных с неэффективной работой склада, позволяет увеличить пропускную способность склада, ускорив таким образом оборачиваемость товарных запасов, что непосредственно влияет на рост прибыли.

Необходимо отметить и нематериальные составляющие выгодности внедрения современных складских технологий:

Улучшение имиджа компании,

Привлечение и удержание Клиента качеством обслуживания – точность и скорость в обработке заказа.

Реализация автоматизированных процессов на складе позволяет включить складское хозяйство в общее информационное поле Вашего предприятия, что даёт всем участникам процесса возможность использовать в своей работе однозначные, актуальные данные об остатках, передвижении товара, выписанных документах, итоговой административной отчётности, избегая двусмыслиц и ошибок в формировании отгрузки.

Теперь рассмотрим практический пример расчета окупаемости автоматизации склада. К примеру, возьмём производственный (или коммерческий) склад размера 1000 м². Склад работает в 2 смены, обрабатывая в год массу товара на 100 млн.руб. Плановая рентабельность торговой деятельности предприятия 10 %.

-Персонал склада – 15 человек.

-Товарный запас – 20 млн.руб.

-ФЗП – 3,6 млн.руб./год.

-Аренда 3 млн.руб/год

-Недостача 3% товарного запаса- 600 т.руб/год

-Просрочка 1% товарного запаса- 200 т.руб.

Итого текущие затраты и потери: 7,4 млн.руб./год

Проект автоматизации склада потребует следующих вложений:

-Терминалы сбора данных – 300 т.р.

-Принтеры этикеток– 100 т.р.

-Информационная система – 300 т.р.

-Внедрение, обучение – 300 т.р.

Итого по внедрению – 1 млн.руб.

Внедрение приведет к:

-Безболезненному снижению товарного запаса на 10-15% - на 3 млн.руб.

-Снижению недостач за счет «скользящей инвентаризации» до 1% - 150 тыс.руб.

-Снижению просрочки за счет использования возможностей партионного учета до 0,1% - 15 тыс.руб.

-Снижению ФЗП до 3 млн.руб за счет сокращения штата и снижения средней зарплаты.

-Увеличению коэффициента использования площадей до 80%.

Итого расходы сокращаются до 6,165 млн.руб/год.

Итак, как следует из расчётов в нашем примере, вложения в проект автоматизации складского хозяйства окупятся за 8-9 месяцев.

Следует отметить, что данная методика учитывает лишь основные факторы. То есть при проведении расчетов на конкретном предприятии необходимо учесть некалькулируемые затраты на основании собственного опыта и специфики Вашего бизнеса. Также, если при увеличении пропускной способности склада предприятие окажется в состоянии увеличить и продажи, то можно включить в расчет окупаемости и расчет прибыли от роста товарооборота, значительное увеличение которой может существенно превысить значимость приведенного расчетного эффекта в результате уменьшения затрат.

В данном процессе анализа необходимо в общем результате (изменении прибыли) выделять влияние именно внедрения системы автоматизации, т.к. рост прибыли - показатель комплексный и может включать в себя результат маркетинговых мероприятий, реорганизации отдела продаж и тому подобных факторов. Поэтому может быть расширен и расчет вложений в проект. В этом примере примера остались неучтёнными указанные выше прочие внутренние затраты предприятия, которые в явном виде не прослеживаются, например, закупка системного программного обеспечения, однако, по факту всегда присутствуют в процессе автоматизации.

Экономия на аренде. Фактически, предприятие, внедряющее систему автоматизации, не переезжает при высвобождении площадей на новый склад. Обычно, «лишние метры» используются как склад ответственного хранения или собственник расширяет ассортимент товара, или площади сдаются в субаренду. Соответственно, экономия на аренде может быть заменена или дополнена расчетами прибыли от проекта коммерческого склада или договора субаренды.

Так надо ли автоматизировать склад?

Полагаю, что на этот вопрос Вы уже сами нашли ответ. Но столь ответственное решение индивидуально для каждого бизнесмена и предприятия, с учетом его текущей ситуации, конкретных возможностей и планов на перспективу. Описанная методика может стать отправной точкой для объективного обоснования необходимости автоматизации на складе Вашего предприятия, стоящим перед задачей внедрения складской системы управления.

Подобные расчеты целесообразно проводить как собственными силами предприятия, так и с привлечением сотрудников компаний, которые специализируются на проектах складской логистики и автоматизации, регулярно используют подобную калькуляцию в своей повседневной деятельности и в курсе большинства неочевидных «подводных камней». Это позволит достичь максимального эффекта и минимизировать риски проекта автоматизации склада.

Вы можете задать свой вопрос здесь или эксперту по автоматизации складов.

Обсуждение:Как автоматизировать склад и окупить инвестиции в течении года?