Материал из PL Engineering
Содержание |
Оптимизация работы склада
Склад для многих предпринимателей и бухгалтеров - головная боль. Постоянные пересортицы, недостачи, воровство, порча материальных ценностей - далеко не полный список проблем, с которыми сталкивается почти каждый склад. Как все эти проблемы свести к минимуму и заставить склад работать как часы?
Персонал
Итак, попробуем разобраться с основными складскими проблемами. Самая большая проблема складов - это, конечно, кадры. Большинство фирм испытывают острую нехватку персонала, а среди кладовщиков, операторов и грузчиков наблюдается большая текучка - редко люди, особенно молодые, задерживаются на такой работе больше одного - двух лет. С более старшим поколением, например, с пенсионерами работать тяжело в том плане, что им сложно постичь работу компьютерных программ по учету ТМЦ и упаковочного оборудования. Как быть? В первую очередь, надо отдавать себе отчет, что склад это одна из самых значимых частей бизнеса и люди там должны работать образованные. На должность заведующего складом или заместителя лучше всего набирать людей с высшим образованием по специальности "Логистика" и "Бухгалтерский учёт" и опытом работы в данной области.
Для того, чтобы не было текучки кадров, надо платить людям достойные деньги. Сравните расходы по недостачам и порче материальных ценностей в разные периоды работы склада - когда число опытных рабочих превалирует над вновь поступившими и наоборот. Иногда потери от ошибок необученных или неопытных сотрудников, составляют больше, чем прибавка к зарплате старослужащему.
Один из других сложных моментов - мотивация складских работников. Набор функций работника склада ограничен определенным рамками, инициатива там чаще всего не требуется. Как заставить кладовщика или грузчика работать лучше? Прежде всего, необходимо ввести систему штрафов за опоздания, нарушения дисциплины, задержки при отгрузке и т. д. Соответственно, если сотрудник не допускает нарушений, его желательно поощрить премией, выбрать в конце месяца лучшего сотрудника, объявить благодарность и т. д., тут подходят даже самые простые "советские" методы. Кроме того, система премиальных должна быть основана на увеличении товарооборота, скажем, в периоды интенсивной торговли, когда нагрузка на людей увеличивается, следует увеличивать и премию, рассчитав необходимые коэффициенты, скажем, от числа отгрузок, поступлений товара и внеплановых инвентаризаций.
Логистика склада
Неэффективность склада обусловлена плохой организацией его работы. Крупногабаритные и тяжелые товаро-материальные ценности должны размещаться на нижних полках, не затруднять при этом проход и быть легкодоступными к транспортировке. Самые "ходовые" материалы надо ставить на уровне глаз, в наиболее доступных местах. Самые легкие и малоликвидные занимают место на верхних полках и в дальних углах склада.
Как правило, большую часть "пустого" времени кладовщик тратит на поиск нужного товара или материала. Для увеличения эффективности следует обсудить с людьми места наиболее оптимального расположения товара, взвесить все требования и доводы, а затем составить план размещения ТМЦ и следить, чтобы люди не нарушали установленный порядок при пополнении товаро-материальных запасов. Стеллажи должны быть подписаны, таблички повесить - минутное дело, а поиск они облегчают многократно.
Места под проходы и проезд техники должны быть минимальны, но обеспечивать нормальную, быструю и безопасную работу.
Дальше - больше. Следует продумать процесс погрузки-разгрузки. Иногда такие мелочи, как стретч-пленка, маркировка отгружаемого товара, лишний список для кладовщика способны повысить эффективность работы в разы. Отдельная тема - где печатаются накладные, на складе или в офисе, поступают ли они на склад электронным способом или клиент сам несет бумаги к складу. На больших складах это актуально, даром потраченные секунды складываются в минуты, а минуты - в часы.
Отдельное слово о подготовке. Работа склада должна примерно планироваться, то есть если есть большое число отгрузок на завтра, необходимо заранее подготовить к этому товар. К поступлению товара - подготовить свободное место.
Если склад торговый и используется резервация товара, для этих целей товар удобно переносить на специальные стеллажи для резерва. Либо маркировать коробки.
Борьба с пересортицей и недостачами
Пересортицы и недостачи - едва ли не самые больные проблемы каждого склада. Пересортицы чаще происходят как по невнимательности, так и от неправильной организации складской логистики. Во-первых, необходимо отказаться от использования наименования в виде кода, многие склады, особенно технического назначения используют только кодировку, что сильно затрудняет поиск и отбор нужного объекта. Отбор должен производиться по следующей схеме: "Наименование" - "Модель" - "Код" - "Цвет", далее для уточнения используется краткое описание, группа, страна-производитель и т. п. Когда же используется только код или только наименование, люди начинают ошибаться и трудно их в этом винить. Во-вторых, необходимо продумать сбор и приемку товара, назначать ответственных и проверяющих, не отправлять на работы большое количество человек, которые будут отвлекать друг друга и так далее.
Несколько слов о недостачах. Конечно, самая больная проблема - это воровство. Для борьбы с воровством спасет видеонаблюдение, частые инвентаризации и материальная ответственность. Кстати, материальная ответственность должна быть и в случае порчи и пересортицы, иначе людей внимательности не научишь. Для этого лучше всего заключить отдельный договор о материальной ответственности работника. Более того, все операции по складу - будь то прием товара, отгрузка, внутреннее перемещение должны производиться под личную подпись исполнителя - тогда найти виновника той или иной ошибки гораздо легче.
Вход на склад должен быть доступен только узкому кругу лиц. За нахождение посторонних следует ввести штрафные санкции. Хорошо оправдывают себя системы управления контролем доступа (СКУД) в виде турникетов, железных дверей с электронным управлением, где без специального ключа просто не зайдешь.
Автоматизация работы склада
Использование компьютерных программ, сканеров и принтеров штрих-кодов, электронных весов, интегрированных счетчиков решает огромное число проблем, экономит время и сводит ошибки человеческого фактора к минимуму. Какое программное обеспечение для склада выбрать решать Вам, но программы для склада должны быть простыми в освоении, удобными в работе и иметь ограничения, как в плане интерфейса, так и по правам доступа. Каждый работник должен иметь свой минимум функций, заведующий складом - доступ к отчетам по материальным остаткам и ведомостям по перемещениям. Каждая операция должна печататься и закрепляться подписью работника - в конце дня все бумаги помещаются на хранение и в случае необходимости извлекаются.
Использовать для склада отдельную программу с импортом-экспортом файлов или интегрировать складское ПО в общую единую систему зависит опять же от количества операций в день и скорости работы программы. Иногда, когда программа единая, то есть помимо складского учета на ней завязан еще и бухгалтерский учет, не спасает даже перевод программы из файловой системы в SQL: задержки при проведении документов могут быть огромными. Все это стоит продумать при выборе программы.
Еще один момент - стоит продумать технические аспекты оснащения склада и связь их с ПО. При использовании удаленного доступа и терминалов следует учитывать, что принтеры этикеток иногда сложно бывает связать по сети, а сканеры и вовсе невозможно. Для этих целей лучше использовать локальную сеть.
Так же стоит обратить внимание на ускорение и оптимизацию работы самой программы: все действия должны управляться с клавиатуры, должен быть предусмотрен ввод на основании других документов и т. п. В поле ввода-вывода должно вводиться как наименование, так и код, а также осуществляться поиск по первым символам.
Ревизия склада
Частая складская ревизия, включающая инвентаризацию и выявление ошибок в ведении документооборота - залог хорошей работы склада. Внутренние инвентаризации необходимо делать как можно чаще - во-первых, персонал лучше потом помнит где что лежит, во-вторых, выявляются многие ошибки, которые можно успеть исправить до инвентаризации генеральной. Вся проблема в том, что персонал часто ошибается при подсчете, поэтому инвентаризацию лучше проводить в два-три этапа, посылая разных людей на одни и те же участки и выбирая наиболее спорные моменты. Кроме того, при внутренних инвентаризациях часто нет возможности заморозить работу склада, поэтому их лучше всего делать по частям и группам ТМЦ, делая поправки на поступившую и выбывшую номенклатуру.
При внутренней инвентаризации руководителей распечатывается список товара без указания количества реального остатка. Количество ставится вручную при подсчетах работниками.
Особое внимание следует выделять ведению документации. Ведомости, отчеты, акты приема-передачи, внутренние перемещения должны быть сложены по датам и исключать исправления и ошибки в заполнении.
Как часто делать ревизию? Чем чаще, тем лучше. Важно только не перегружать сотрудников и не мешать работе склада.