Материал из PL Engineering

О скрытой стоимости недорогих ИТ-решений для бизнеса

Обратиться к руководителю IT проектов

Цена покупки и цена владения

Как говорится, бесплатный сыр бывает только в мышеловке. В бизнесе ничего не бывает бесплатным. Компаниям с низкими ценами тоже нужно получать доход, чтобы оставаться в бизнесе. Откуда доход берется, если внешне видна низкая стоимость? Секрет в скрытой стоимости, которую в конце концов Заказчику всё равно придется оплатить. Некоторые уловки очевидны (завышенные транспортные расходы, непомерно высокие пени за несвоевременные выплаты), но не всегда. Затраты на комплексные продукты или услуги, затрагивающие все аспекты бизнеса, могут быть непредсказуемыми. Если вы, например, собираетесь приобрести новую информационную систему (систему автоматизации), нужно прежде всего исходить из ее функциональности, а не стоимости. За низкой ценой могут скрываться дорогие реализация и обслуживание.

Процесс внедрения информационной системы сродни семейной жизни

Сначала потенциальный Заказчик оценивает Ваше предложение, а Вы отвечаете на его вопросы, стараясь всячески ему понравиться - "ухаживание". Потом происходит или не происходит заключение договора, оплата, инсталляция и обучение пользователей - "свадьба". Далее начинается самое интересное - "семейная жизнь".

Основная задача информационных систем (систем автоматизации) – интеграция информации в масштабах всей компании для обеспечения жизнеспособности бизнеса в долгосрочной перспективе, а не краткосрочная экономия. Зная возможные издержки, вы сможете избежать распространенных ошибок, связанных с недорогими ИТ-решениями. Вот семь областей, в которых чаще всего кроются дополнительные расходы.

1. Внедрение

Внедрение информационных систем и систем автоматизации сопряжено с возможностью перерасхода средств. В среднем расходы на внедрение составляют более 100% от стоимости ПО. На внедрение системы требуются время и деньги. Чтобы избежать огромных счетов на конечном этапе, необходимо установить четкие ожидания, поинтересоваться мнением других клиентов, использующих такую же систему, и выяснить, кто будет осуществлять работы. Услуги сторонней компании могут быть дороже, чем услуги профессиональной команды вендора. Чем больше выездов к вам требуется, тем дороже вам обойдется внедрение. Можно уменьшить эти расходы через тщательное планирование и всеобщую приверженность проекту.

2. Обучение

Сложно точно оценить стоимость обучения. Будет ли информационная система или система автоматизации интуитивно понятной в использовании? Схожи ли пользовательские интерфейсы разных модулей или система представляет собой набор инструментов от разных производителей, каждый из которых требует освоения нового способа выполнения задач? Если вендор или интегратор предлагает бесплатное обучение, будет ли подготовка достаточной и эффективной или вам придется направлять персонал на дополнительное обучение? Узнайте это заранее, чтобы избежать финансовых и временных потерь.

3. Настройка

Выбирая по цене, вам придется согласиться информационную систему (систему автоматизации), не обладающую достаточной гибкостью и отвечающую специфике компании. Базовые системы требуют немалых денег на их адаптацию к бизнес-процессам конкретной отрасли. Также они требуют дополнительных настроек для расширения базовых функций, что увеличивает время внедрения системы. А что делать, если система не поддается настройке или интегратор (вендор) не хочет этого делать? Готова ли ваша компания пойти трудоемким и менее эффективным обходным путем?

4. Переработка процессов

Управление изменениями часто является самым большим препятствием для внедрения информационных систем и систем автоматизации, и сопровождается непредвиденными расходами. Изменить процессы, концепции и модели, заложенные в систему, которая не подходит Вашей Компании, не только дорого, иногда это просто невозможно. Если вы не хотите платить за интеграцию недорогой информационной системы (системы автоматизации) в свой бизнес, то придется заново разрабатывать внутренние процессы компании под купленную систему, а это дополнительные затраты времени и сил. Выбирая недорогую систему, не забудьте про убытки от простоя, вызванного необходимостью переработать бизнес-процессы.

5. Сопровождение

Компания интегратор обычно взимает ежемесячную или ежегодную плату за сопровождение информационной системы. Традиционно эта оплата основывается на рыночной стоимости человеко/часа IT-инженера, или в процентах от общей стоимости системы. Тут возникает ряд вопросов: Почему именно такая сумма? Оплата за обслуживание не должна меняться по прихоти интегратора. Вместо того чтобы исходить из стоимости ПО на момент покупки, некоторые интеграторы (вендоры) ориентируются на свои текущие цены, которые, как правило, выше. Что дает обслуживание? Сюда, как минимум, должны входить техническая поддержка и ежегодное обновление. Кроме этого хороший интегратор также предоставляет обратную связь с командой разработчиков или внедренцев, литературу и видео для самообучения, техническую документацию, техническую поддержку пользователей и многое другое.

6. Обновление

Обновление информационных систем и систем автоматизации должно быть заметным и входить в ежегодную плату за обслуживание, но, к сожалению, некоторые вендоры взимают за это отдельную плату. После обновления (платного или бесплатного), вам может потребоваться очередная настройка системы. Сколько это будет стоить? Будут ли просто устранены ошибки в ходе обновления или же это новые технологии, которые сделают вас конкурентоспособным? Как часто нужно обновлять систему и так ли это необходимо? Найдите вендора, который будет своевременно предлагать полезные и актуальные для вашего бизнеса обновления. И поинтересуйтесь лояльностью других клиентов этого вендора.

7. Поддержка

Некоторые внедренцы (интеграторы), чтобы компенсировать низкие цены взимают дополнительную плату за техническую поддержку. Выясните, входит ли поддержка в стоимость системы. Узнайте, насколько доступна поддержка и как она предоставляется (по телефону, в чате или через электронную почту)? Готов ли интегратор предоставить специалистов для решения возникшей проблемы или отправит вас в другую фирму? И опять же, лучший способ определить качество технической поддержки – почитать отзывы других клиентов.

Любые дополнительные, а тем более непредвиденные расходы – это плохо. Найдите Компанию IT-партнёра, который раскроет все свои карты и не будет ориентироваться на скрытую стоимость ИТ-решений. Если вы выберите самый подходящий, а не самый дешевый вариант, вы добьетесь лучших результатов в более короткие сроки: сократите сроки поставок, увеличите доходы и уменьшите время устранения неполадок. Ориентируйтесь на функциональность, а не на стоимость. И помните, что скупой платит дважды.