Материал из PL Engineering

          Что необходимо учесть при разработке регламентов корпоративных политик

Обратиться к руководителю IT проектов

          В ИТ под словом политика чаще всего понимается политика безопасности. Во многих Компаниях политика безопасности — это одна из наиболее четко определенных, логичных и обоснованных политик. Причем, исполнение политик безопасности мало зависит от человеческого фактора. Впрочем, корпоративные политики не ограничиваются только безопасностью и вообще ИТ. Правильно сформулированные регламентные документы корпоративной политики помогут Компании двигаться в нужном направлении плавно и логично. Плохие регламентные документы политик составляются впопыхах, в ответ на неблагоприятную ситуацию, без тщательного обдумывания и учета долгосрочных перспектив.

          О чем же необходимо помнить при составлении любого регламентного документа корпоративной политики:

•           Убедитесь, что уже существует политика по вопросам формирования политики

          Звучит излишне бюрократично, но имеется в виду, что разрабатывать любой новый регламентный документ корпоративной политики нужно в заранее согласованных и определенных рамках. Первым необходимым шагом является создание простой политики по созданию политик, которая определяет организационные процессы необходимые при создании различных политик. Данная политика должна содержать руководство по тому, какие ситуации являются предпосылками к созданию политики, формат, который должен быть использован при ее формировании и процессы по ее принятию. Не имея такой политики, вы постоянно будете сталкиваться с несоответствиями, противоречиями и затягиванием процессов по созданию политик.

•           Выявите любые пересечения с существующими политиками

          Этот пункт довольно прост: перед тем, как создавать новую политику, проверьте уже существующие, возможно они уже включают в себя те пункты, о которых вы только собираетесь писать. Таким образом, возможно, вам не придется создавать новую политику, а всего лишь отредактировать уже существующую.

•           Не разрабатывайте политику в вакууме

          Некоторый люди считают, что создание политики это простой процесс, которым можно заняться без совещания с главами отделов, а просто сесть за свой стол и составить регламентный документ, который, по их мнению, будет правильным. Такая политика не может быть выгодна организации, и это нужно понимать. Я считаю, что политики должны быть сформулированы вместе с теми, на кого они будут влиять. Хотя финальный вариант политики может и не содержать всех мнений и пожеланий, но в процессе ее разработки, важно узнать и принять во внимание мнение заинтересованных сторон, чтобы по ее утверждению не возникло незапланированных ситуаций. К тому же, политики должны быть цельными, и дополнительные мнения помогут закрыть все несоответствия и не доработки одного человека.

•           Подумайте над тем, насколько необходима разработка политики

          Создаете ли вы политику потому, что она необходима или потому что кто-то сделал то, что вам не понравилось? Между двумя этими предпосылками есть большая разница, запомните, вы пострадаете еще больше в будущем, если начнете создавать политику не во благо, а чтобы отомстить. В принципе, вероятность создания политики под горячую руку, в разумной организации, не так уж и велика, но для дополнительной подстраховки, опять же, подойдет политика о создании политик, которая подразумевает то, что перед приведением ее в жизнь, она пройдет через многоуровневую проверку, и кто-нибудь обязательно задастся вопросом «Почему нам нужна такая политика?». Политики должны создаваться, если в них действительно есть необходимость и если они помогут решить проблему.

•           Используйте ясные слова и четкие формулировки, чтобы не возникло непонимания

          Для того чтобы стать эффективной, регламентные документы политики должны быть понятными и четкими. Используйте конкретные слова, которые невозможно двояко трактовать, пользуйтесь простой терминологией, которая будет понятна всем сотрудникам, используйте слова «будут», «должны», а не «могут быть» и «постараться». Последний пункт в данном совете подразумевает то, что исполнение и следование политике будет обязательным, а если же в ней есть пункты, которые не обязательны, в таком случае используйте «могут быть», но только не в тех пунктах и положениях, которые должны исполняться беспрекословно. Кроме того, всегда используйте название компании или отдела вместо вашего имени при составлении политики, и не используйте персонализированную почту, которую придется менять при смене сотрудника.

•           Постарайтесь учесть исключения

          Из каждого правила есть исключение, по крайней мере, в большинстве случаев. Намного легче сразу предусмотреть исключения еще до утверждения политики, чтобы знать, как действовать в данной ситуации. Вы можете думать, что не собираетесь делать исключений, но подумайте хорошенько, рано или поздно возникнет ситуация, которая будет исключением и к ней нужен будет другой подход. Поскольку политики создаются для того чтобы контролировать поведение и создавать равные условия для всех, нужно обеспечить обработку исключительных случаев так же на равных условиях.

•           Немного недосказанности

          Теперь, когда вы создали абсолютно идеальную политику и разобрались с исключениями, так что и комар носа не подточит, это прекрасно, но не рассчитывайте, что так же гладко получиться создавать и другие политики. Я считаю, что некоторые политики должны оставлять немного недосказанности, для того чтобы людям было легче принимать решения. Это не значит, что политика должна разрешать людям делать все, что им вздумается, но мне кажется, существует слишком много случаев, когда прикрываясь тем, что такова политика, некоторые люди могут очень долгое время избегать правильного выполнения своих задач.

•           Определите ответственных за выполнение политики и ее актуальность

          Большинство политик требуют периодического пересмотра и контроля для непрерывности их применения. Кроме того, если у кого-либо, кого затрагивает политика, возникнут вопросы, обязательно должен быть тот, кто на них ответит. Обязательно определитесь с ответственными, и пусть это будет своего рода служба, группа, а не один человек.

•           Не загружайте высшее руководство рутиной, если это возможно

          Сами регламентные документы корпоративной политики должны разрабатываться не Генеральным директором, а сотрудниками Компании, и работа по ее воплощению в жизни и разбирательствами по поводу исключений, должны также контролироваться не Руководителем, а Командой, ведь иначе, он только и будет заниматься, что контролем за исполнением политики. Высшему руководству определена роль тех, кто дает распоряжения, проверяет и утверждает политики.

•           Создайте общедоступную библиотеку политик

          Как вы можете ожидать, что ваши сотрудники будут следовать политикам, если они не имеют к ним доступа и не могут освежить свое знание о них? Разместите все регламентные документы политик там, где они будут доступны всем сотрудникам Компании, например, на корпоративном портале. Кроме того, не забывайте уведомлять сотрудников об изменении политик, и также давать им доступ к измененным документам.