Материал из PL Engineering

Электронные счета-фактуры без дублирования на бумаге

Обратиться к руководителю проектов автоматизации

Электронные счета-фактуры без дублирования на бумаге, а также акты, накладные и договоры через интернет.

Электронные счета-фактуры

Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Согласно порядку обмена (утвержденному Приказом Минфина №50н), электронный счет-фактура может быть передан только через оператора электронного документооборота в установленном ФНС формате. Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года № ММВ-7-6/138, утвердивший данный формат, вступил в силу 23 мая 2012 года.

Правила работы с электронным счетом-фактурой отличаются от работы с его бумажным аналогом. Государство заинтересовано в переводе первичных документов в электронный вид и поэтому разработало полную нормативную базу по работе с электронными счетами-фактурами.

Составление электронных счетов-фактур

Составление электронного счета-фактуры имеет несколько отличий:

Документ формируется в одном экземпляре и подписывается одной электронной подписью (ЭП) руководителя или уполномоченного им лица (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Электронный счет-фактура формируется в установленном ФНС XML-формате (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это позволяет автоматически обрабатывать электронные счета-фактуры как участникам сделки, так и контролирующим органам, что сокращает время на обработку, поиск ошибок в реквизитах и расчетах и проверку документа.

Новую печатную форму документа утвердило Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137

Выставление электронного счета-фактуры

Порядок обмена электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ №50Н от 12.04.2011. Согласно порядку, выставить документ можно исключительно через оператора электронного документооборота (ЭДО), чья деятельность регламентируется Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Все официально зарегистрированные операторы ЭДО перечислены на сайте ФНС.

Оператор обеспечивает форматный контроль электронного документа, гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя и формирует все служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления. Порядок обмена состоит из нескольких шагов:

Продавец подписывает и отправляет электронный счет-фактуру. Оператор автоматически фиксирует дату выставления счета-фактуры.
Оператор передает электронный счет-фактуру покупателю и автоматически фиксирует дату получения.
Покупатель, получив документ, подписывает и отправляет продавцу извещение о получении.

Даты выставления и получения электронных счетов-фактур

Электронный счет-фактура считается выставленным только после того, как продавец получил извещение о получении счета-фактуры от покупателя (п. 1.10-11 Порядка). Если такое извещение сформировано не было (например, покупатель не смог зайти в систему ЭДО), или продавец его не получил (например, у продавца не было доступа к Интернету), электронный счет-фактура не является выставленным. В таком случае продавцу придется выставить счет-фактуру на бумаге.

Даты выставления и получения электронного счета-фактуры строго фиксируются в подтверждениях оператора ЭДО (согласно п. 1.10 -11 Порядка), причем оператор ЭДО является независимой от налогоплательщика и налоговой третьей стороной. Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок. Таким образом, выставить легитимный электронный счет-фактуру «задним числом» не получится.

Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры

С момента вступления в силу Федерального закона №245-ФЗ исправление счетов-фактур происходит путем создания новых документов: исправленных и корректировочных счетов-фактур. Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка в сумме), то взамен его составляется исправление счета-фактуры. Корректировочный счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг (п. Приложения 2 Постановления №1137). Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).

Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны. Операторы ЭДО просто реализуют в своих системах все требования законодательства: «При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком» (гл. I, п. 12 Приложения к Приказу № 50н). Порядок обмена исправленным или корректировочным счетом-фактурой ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом.

Учет и хранение электронных счетов-фактур

У налогоплательщика теперь есть право вести и хранить в электронном виде и сам Журнал, и Книги. В Журнале и Книгах подлежат единой регистрации счета-фактуры, составленные как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Если Журнал ведется в электронном виде, то распечатывать его не нужно. При передаче в налоговый орган электронные Журнал и Книга просто подписываются электронной подписью руководителя (или уполномоченного им лица) и направляются по ТКС.

Электронные счета-фактуры являются оригиналами документов, и хранить их нужно в электронном виде (п. 1.13 Порядка). В Диадоке все документы хранятся вместе с электронными подписями, подтверждениями оператора и извещениями. Пользователь имеет к ним доступ даже после окончания оплаченного периода работы в системе: в Диадок можно в любой момент зайти по логину и паролю.

Представление электронных счетов-фактур в контролирующие органы

Представлять электронные счета-фактуры, журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж в налоговые органы можно будет в электронном виде через Интернет (ст.93 НК РФ). Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИФНС России с ноября 2012 года. Порядок представления документов по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) закреплен в Приказе ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Согласно порядку налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. В ответ налогоплательщик подготавливает опись документов (сопроводительное письмо) с указанием номера и даты требования, прикладывает к описи комплект документов и высылает в ИФНС. В случае если пакет документов составлен верно, налоговый орган подтверждает прием, и приступает к проверке.

Сегодня налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет. Также, в случае необходимости, электронные счета-фактуры можно представить и на бумаге — в виде заверенных копии.