Материал из PL Engineering

Введение.

          Возврат от инвестиций в информационную систему Управления Ресурсами Предприятия (далее по тексту ERP - англ. дословно Enterprise Resource Planning) идет не от фактического существования информационной системы, а от повышения эффективности бизнес процессов самого Предприятия, которые поддерживает эта ERP система. Сама по себе информационная система от своего существования, не зависимо от того, насколько она хороша, привносит слабое влияние на увеличение производительности компании. Если вы продолжите следовать прежним методами работы и бизнес-процессами после внедрения информационной системы, вы можете ожидать только такую же, или наиболее вероятно худшую производительность. Другими словами, ERP система обеспечивает поддержку обновлённых видов процессов, но это задача самого руководства Предприятия решать какими должны быть эти бизнес процессы и принимать решение по их последующему использованию или отклонению.

          Эффективность использования системы, которую необходимо рассчитать для получения показателя эффективности затрат, зависит, в первую очередь, от успешности стратегии самого бизнеса. Другими словами неверно говорить о правильном и эффективном внедрении информационных технологий, призванных принципиально влиять на эффективность работы Предприятия, без рассмотрения достижения того или иного уровня ключевых показателей производительности Предприятия. Если при внедрении ERP-системы игнорируется стратегия Предприятия, а само использование ERP рассматривают как технологию реализации исключительно тактических задач, то, при получении бесспорных локальных преимуществ, принципиальных улучшений в бизнесе может и не наступить. Сравнительные выгоды в таких проектах зачастую настолько малы, что многие начинают считать современные информационные системы излишне дорогим удовольствием.

          Определение стратегии бизнеса Предприятия и отражение этой стратегии на целях и задачах, которые призвана решать выбираемая ERP система, является самым главным в принятии решения о внедрении. Другими словами покупка и внедрение системы комплексного управления предприятием не простое мероприятие, и это в первую очередь не вопрос денег: «Надо или не надо инвестировать большое количество ресурсов во внедрение ERP системы?» Это вопрос возможности или невозможности достижения поставленных Предприятию стратегических целей и задач в бизнесе.

          Возврат от инвестиций идет от способности Предприятия быть эффективнее с новыми бизнес процессами.

Методы оценки экономической эффективности ERP.

          В последнее время, фраза «экономическую эффективность ERP оценить невозможно» дополнилась продолжением: «да и не нужно». Представители крупных вендоров, интеграторов и даже заказчиков аргументируют это тем, что эффект от «перехода к качественно новым методам и средствам управления» настолько очевиден и так сильно превышает затраты на внедрение ERP-системы, что заниматься сложными вычислениями и «выводить» прогнозируемый экономический эффект просто не имеет смысла, ни в организационном, ни в экономическом плане. Кроме этого, очень часто говорится о сложности и неточности существующих методик расчета экономической эффективности.

          В итоге складывается мнение, что понятия ERP и «экономическая эффективность» никак не совместимы друг с другом. В этих условиях стало принято считать, что предприятие просто должно «созреть» для перехода на ERP. Однако нигде нет каких-то определенных критериев такого «созревания» – каждый понимает это по-своему. Таким образом, каких-либо общеизвестных формальных критериев необходимости и целесообразности внедрения информационной системы ERP на предприятии, а также стандартизованных методик оценки его экономической эффективности сейчас, по сути, нет (за исключением TCO и ROI, которые также детально не отвечают на эти вопросы).
Оценка экономической целесообразности внедрения часто начинается с ответа на вопрос: "А для чего вообще нам нужно тратить средства на ERP-систему?" Если нет ясного представления целей и понимания необходимости входа в процесс внедрения, то в этом случае, очевидно, предприятию вообще нет смысла начинать проект. С другой стороны, если инициаторы проекта внедрения четко осознают, для чего необходима информационная система управления их предприятию, и могут ясно сформулировать цели внедрения, непосредственно связанные с целями развития бизнеса, тогда, как правило, можно эти цели сопоставить с набором измеримых показателей результатов внедрения, к которым следует стремиться, а следовательно, решить проблему оценки экономической эффективности вложений. Другими словами чтобы получить возможность оценки эффективности вложений в систему, необходимо четко определить цели и задачи внедрения, которые могут быть представлены конечным набором измеримых показателей, с существующим и планируемым состоянием параметров. На основе этой разницы рассчитать эффективность.

            В ряде случаев приходится сталкиваться с ситуацией, когда к потенциальному исполнителю проекта внедрения обращаются с предложением обеспечить расчет экономической эффективности использования информационной системы ERP. Такого рода предложение можно трактовать следующим образом: "Определите, как развивать бизнес моего предприятия путём формализации главных проблем, тормозящих развитие бизнеса, обоснованно докажите, что вы их сможете решить и в результате окупятся все расходы по программное обеспечение, оборудование, работы по внедрению и т. д."

           В случае если такого рода запрос направлен непосредственно исполнителям внедрения, то выбран неправильный адресат: консультанты по внедрению, как правило, не специализируются на вопросах, связанных со стратегическим и операционным управленческим консультированием по развитию бизнеса. Их задача - предоставить необходимые знания по самой информационной системе, методологии внедрения и организации проекта внедрения. С точки зрения достижения успеха проекта определение экономической эффективности от внедрения ERP системы целесообразно выполнять заказчику самостоятельно, либо с привлечением сторонних бизнес-консультантов.
Все положительные результаты от внедрения информационной системы ERP будут достигнуты менеджментом, который участвует во внедрении ERP-системы, использует ее в повседневной работе и соответствующим образом реагирует на получаемую информацию. Система - это инструмент для грамотного менеджмента, позволяющий обеспечить достижение экономического эффекта.

Стандартные показатели эффективности использования информационной ERP системы.

           Использование полнофункциональной единой системы управления ресурсами предприятия даёт огромные преимущества предприятию в организации оперативного и стратегического эффективного управления бизнесом, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества продукции.

          Для расчета эффективности применяются такие коэффициенты, как:

• Показатель возврата инвестиций (ROI)
  
• Совокупная стоимость владения (TCO)
  
• Анализ эффективности затрат (CBA – Cost Benefits Analisis)
  

          Эти коэффициенты не являются независимыми - показатели возврата инвестиций и эффективности затрат рассчитываются на основе совокупной стоимости владения системой.
При расчете ТСО учитываются как первоначальные затраты (на внедрение), так и все последующие затраты (на эксплуатацию, доработку и т. п.). Недостаток использования этого показателя заключается в том, что он позволяет оценить лишь расходы на внедрение и эксплуатацию ERP-системы. Поэтому расчет только ТСО не дает полного представления о целесообразности использования системы: чем больше пользователей работают в единой системе и чем сложнее бизнес-процессы, тем выше будет ТСО. Однако и польза от установки подобной системы будет значительно выше. Поэтому необходимо учитывать не только затраты, но и выгоды от внедрения ERP-системы, которые определяются с помощью показателя возврата инвестиций (ROI). Этот стандартный коэффициент позволяет оценить рентабельность вложений в покупку и внедрение ERP-системы и рассчитывается по формуле:

ROI  =  (Прирост доходов – ТСО)  Х  100%
                        ТСО

           Однако многие выгоды от использования ERP-системы на стадии принятия решения о выборе системы нельзя оценить в количественном выражении. В таких ситуациях для оценки эффективности внедрения системы целесообразно проводить анализ выгодности затрат (СВА). СВА основывается на сравнение двух альтернативных вариантов (без сравнения применять этот метод не имеет смысла). При оценке предполагаемой эффективности внедрения ERP-системы рассматриваются варианты работы как с использованием системы, так и без ее применения. При этом подсчитываются возможные потери (Opportunity Cost) в случае, если проект внедрения не будет реализован.

Индивидуальные показатели эффективности использования информационной ERP системы.

          В зависимости стратегических целей и задач предприятие может выбирать свои показатели эффективности.

          По данным независимых информационных агентств, при правильном, тщательно спланированном внедрении информационной системы ERP достигаются значимые результаты, как то:

• Снижение операционных и управленческих затрат 15%
  
• Экономия оборотных средств 2%
  
• Уменьшение цикла реализации 25%
  
• Снижение коммерческих затрат 35%
  
• Снижение страхового уровня складских запасов 20%
  
• Уменьшение дебиторской задолженности 12%
  
• Увеличение оборачиваемости средств в расчетах 25%
  
• Увеличение оборачиваемости материальных запасов 30%
  
• Улучшение утилизации основных фондов 30%

Риски увеличения сроков возврата инвестиций и появления дополнительных расходов.

          Вычисление плановой совокупной стоимости внедрения информационной системы ERP не будет полным, если не рассматривать риски, которые связаны с проектированием новых процессов и внедрения всей информационной системы, поскольку работы по минимизации рисков или по их устранению, представляют для компании затраты ресурсов.

Основные из них:

1) неадекватность функциональности информационной системы текущим или требующимся бизнес процессам:
а) "переплата" - оплачивается функциональность, которая не будет использоваться в среднесрочной перспективе (~ 2 года), или
б) "слабая система" – базовое программное обеспечение не обладает ожидаемой функциональностью, необходимой для автоматизации требуемых процессов;

2) превышения сметы на внедрение системы (консультационные услуги):
а) недооценка масштабов проекта;
б) переоценка собственных человеческих ресурсов: невозможность нанять требуемых специалистов;
в) невозможность выделения времени на участие в проекте;
г) недостаточная профессиональная подготовка;
д) неудовлетворительное управление проектом внедрения.

3) итерактивный процесс внедрения:
а) в случае продолжительного процесса внедрения, приоритеты и методы ведения бизнеса могут поменяться (в нестабильной обстановке), следовательно внедрённая система на момент ее сдачи в эксплуатацию не будет удовлетворять текущим требованиям бизнеса;
б) необходимость детальной проработки бизнес-процессов для последующего переложения их функциональности на информационную систему, не позволит предприятию "на лету" перестраивать внутренние процессы для адекватной реакции на внешние условия рынка.

4) снижение эффективности работы предприятия:
а) сопротивление персонала изменениям;
б) длительный процесс внедрения, требует постоянного, и также длительного, вовлечения в него внутренних экспертов предприятия;
в) большая и сложная информационная система требует очень долгого обучения и много времени для адаптации неопытных конечных пользователей.

Советы финансовым директорам, планирующим внедрение ERP-системы

1. Олег Баринов, директор департамента информационных технологий компании "СВ-Техносила" (г. Москва):
Как правило, готовые IT-решения найти сложно. Поэтому нужно выбирать систему, которая наиболее полно соответствует необходимым требованиям и в дальнейшем может быть усовершенствована. В любом случае систему придется адаптировать к особенностям компании, ее конкурентным преимуществам и схемам работы. Проблема заключается в выборе наиболее развитой системы с точки зрения ее использования и адаптации к требованиям компании, которые должны быть четко сформулированы и осознаны.

2. Тимоти Ирвин Мак Мюррей, финансовый директор компании "Делойт и Туш СНГ" (г. Москва):
Проект должен пользоваться поддержкой со стороны топ-менеджмента компании. Предполагаемые выгоды от использования системы нужно выразить в ясных и измеряемых понятиях.
Вы должны быть уверены в том, что преимущества от внедрения ERP-системы превысят затраты на ее внедрение, использование и сопровождение.

          С начала реализации проекта целесообразно привлекать к этому процессу сотрудников отдела информационных технологий компании. Для осуществления контроля за ходом проекта следует рассмотреть возможность участия во внедрении системы третьей стороны - независимых экспертов. Консультанты также помогут "разгрузить" финансового директора, вынужденного посвящать проекту большую часть своего рабочего времени.
Конечные пользователи должны вовлекаться в процесс внедрения на самой ранней стадии, с тем, чтобы их заинтересованность в достижении цели способствовала успеху проекта.

Заключение

          В заключение, хотелось бы немного остановиться на сравнении стоимости этапов внедрения наиболее популярных, в последнее время, ERP-претендентах: Microsoft Dynamics, SAP R/3, Oracle Applications.

          Внедрение предполагает серьезные изменения в бизнес-процессах компании, обусловленные методологией внедрения и имеющейся функциональностью внедряемой ERP-системы. Для систем класса SAP R/3 общепринятая практика внедрения – притягивание процессов компании к имеющейся богатой функциональности системы, что влечет за собой серьезное увеличение затрат компании на управление проектом внедрения, а также изменениями собственных процессов в соответствие жестко реализованным алгоритмам.

          Другим важным аспектом, увеличивающим затраты на систему, является количество специалистов по различным областям функциональности системы, которые будут работать на проекте внедрения и затем будут поддерживать систему. Чем грандиозней функциональность у системы и чем более она является всеобъемлющей и универсальной, тем менее узкоспециализированными являются специалисты, знающие ее, и тем дороже они стоят на рынке труда. Соответственно, количество функциональных специалистов, задействованных на проекте для решения одной и той же задачи, будет больше для SAP R/3 и Oracle e-Business Suite, чем для Microsoft Dynamics. На основании анализа многих планов осуществившихся проектов, такой коэффициент увеличения стоимости составляет около 250%.

           Также не надо забывать о необходимости совместного использования и интеграции ERP системы с другими back-office (бэк-офис) и front-office (фронт-офис) приложениями, которые используются в производственных и бизнес-процессах предприятия, такими как автоматическая идентификация, текстовые редакторы, электронные таблицы, почтовые службы, системы документооборота и т.п. Использование единых технологий Microsoft, которые являются стандартом де-факто во многих областях компьютерной индустрии, заметно выделяет системы Microsoft Dynamics от их конкурентов.