Материал из PL Engineering

POS-системы: пара советов

          Кое-кто помнит простые, механические кассовые аппараты которые использовались, когда мы были еще детьми. Они могли лишь простыми способами отслеживать ежедневные продажи. Современный же кассовый терминал (point-of-sale, POS) может делать записи, отслеживать покупки, сделанные клиентом или служащим, работать с кредитным и платежными картами, соединяться с другими системами по сети и управлять инвентарем. Система POS обеспечивает высокий уровень контроля над продажами и инвентарем и помогает наладить бизнес-модель и бизнес-операции.

          Типичная POS-система состоит из компьютера, ящика-кассы, принтера для чеков, монитора, дисплея для клиентов (также известного как дисплей на шесте), некоторых приложений, базы данных и устройств ввода-вывода типа сканера штрих-кода, весов, считывателей магнитной полосы, чек-ридера, дактилоскопического считывателя или клавиатуры. Такие компании, как Dell, HP and IBM продают полностью укомплектованные системы. Можно использовать собственные аппаратные средства и программное обеспечение для POS от Microsoft или QuickBooks. Только, прежде чем все это приобрести, нужно удостовериться, что все аппаратные средства и программное обеспечение совместимы. Оптом и в розницу продаются износоустойчивые устройства, которые не подвергаются воздействию пыли и жидкостей.

          При покупке системы POS, сервис и поддержка должны учитываться в первую очередь то, что каждая минута простоя системы может означать потерю дохода. По крайней мере, необходима гарантированная телефонная поддержка в течение рабочего дня. Еще лучше получить гарантию на выезд техника (например, в течение 4 часов) и на решение проблемы (например, в течение 24 часов).

          Программное обеспечение для кассового терминала может существенно снизить потери инвентаря, который загадочно исчезает из-за воровства, ненужных трат или неправильного использования служащими. Как только служащие узнают, что весь инвентарь отслеживается, они начинают избегать всего вышеперечисленного. Возможности кассового терминала также позволяют увеличить точность отладки, используя штрих-коды, для того чтобы коррелировать товары и цены, устраняя ошибки в ценах и предоставляя возможность изменить их в одном месте и оперативно поменять ценник на каждый товар.

Помимо штрих-кодов

          Пока что мы говорили о преимуществах удобства. Но реальная мощь кассового терминала состоит в детальных сообщениях, которые помогают принимать деловые решения, на основе полученной информации. Ядро системы POS - это база данных, где хранится информация о продукции или предлагаемых услугах. Можно собрать данные с каждого кассового терминала, объединить их и проанализировать, чтобы увидеть общую картину. Из сообщений POS систем можно узнать, какие изделия продаются лучше, в каких магазинах, какие служащие делают лучшие продажи, какие часы работы самые прибыльные, какие поощрения работы действуют лучше всего и в каком магазине. Эти сведения очень ценны.

          Есть несколько вариантов использования возможностей, которые предоставляет кассовый терминал. Лучший способ получить хороший результат состоит в поиске подходящего программного обеспечения. Большинство программ включает, по крайней мере, базовый бухгалтерский учет и отслеживание инвентаря. Сущность розничной продажи - инвентарь, так что оптимальными будут сообщения об товарах, днях, неделях, времени, магазинах и служащих. Нужно убедиться, что установлены флажки тревоги на те изделия, которые плохо продаются.

Обязательно заглядывая вперед

          Так как бизнес растет, необходимо удостовериться, что POS система может расти вместе с ним. Необходима возможность перехода от одной системы в одном магазине к многочисленным системам во многих магазинах. Когда бизнес-цель будет достигнута, станут возможными управление единой базой данных в едином центре и доступ ко всем кассовым терминалам. Можно использовать решение удаленного доступа.

          Мир возможностей расширяется, как только создается центральная база данных. Можно добавить отчетные пакеты и генерировать отчеты о клиентах. Таким образом, будет видна общая картина продаж сети магазинов, а также детали каждой сделки. Можно, используя ту же самую базу данных, объединить POS систему и коммерческий сайт для того, чтобы получать информацию об инвентаре и продажах с точностью до минуты. Вместо того, чтобы производить медленную инвентаризацию, система электронного обмена данными (electronic data interchange, EDI) позволяет автоматически заказывать товары тогда, когда их запасы подходят к концу. Когда бизнес сильно расширится и потребует сложных элементов контроля, основа, заложенная POS системой, будет оценена по достоинству.