Материал из PL Engineering
Инвентаризация в ресторане: как считают кухню
Эффективно управлять рестораном или кафе и держать марку удается далеко не каждому предпринимателю. Владельцу ресторана необходимо отслеживать работу обслуживающего персонала, следить за соблюдением норм и стандартов, контролировать работу поваров и создавать атмосферу заведения. Не стоит забывать, что самое главное в ресторане — кухня, а ресторатор должен владеть актуальной информацией о том, какое количество каких продуктов имеется в его распоряжении.
Для этого необходимо регулярно проводить инвентаризацию, чтобы иметь четкое представление о состоянии основных средств и товарных запасов, знать, сможет ли ресторан обеспечить гостей всеми заявленными в меню блюдами и предоставить необходимое количество посадочных мест. Иными словами, контроль за собственной кухней является одним из самых важных факторов успешного управления рестораном.
Частая смена руководителей или многочисленные проверки также могут послужить причиной для регулярного проведения подсчета имущества. На предприятиях рынка HoReCa, работающих под крылом международных брендов, систематическая ежемесячная инвентаризация является стандартом по умолчанию. Помимо вышесказанного на всех предприятиях сферы обслуживания в России инвентаризация проводится в рамках бухгалтерской отчетности согласно 25‑й главе Налогового кодекса РФ. Безусловно, на каждом предприятии рынка HoReCa ведется автоматизированный учет имущества, но в большинстве случаев цифры бухгалтерии не совпадают с фактическими данными, поэтому нарушается общая картина состояния заведения.
У многих слово «инвентаризация» до сих пор ассоциируется с большими книгами, в которые все данные записывают вручную. Современная инвентаризация базируется на принципе штрихкодирования, а проведением инвентаризации занимается высококвалифицированный персонал, сканирующий штрихкод терминалом сбора данных. Сейчас практически все товары, включая продукты питания и мебель, оснащены штрихкодами. Поэтому одна из главных задач инвентаризационной комиссии перед проведением инвентаризации — это проверка наличия штрихкода на номенклатурной единице, а также проверка штрихкода на распознание его терминалом. Если на каких‑либо позициях, обозначенных в базе данных бухгалтерии, штрихкод отсутствует, члены инвентаризационной комиссии на месте изготавливают штрихкод с помощью портативных принтеров, присваивают ему уникальное значение и наклеивают на объект. Центр инвентаризации использует устойчивые к влаге и другим факторам воздействия этикетки. Такая технология позволяет проводить инвентаризацию без повреждения этикеток и штрихкодов.
Пересчет объектов рынка HoReCa можно условно разделить на два типа: это инвентаризация основных средств (мебель, оборудование, столовые приборы и т. д.) и инвентаризация товарных запасов (продукты). Инвентаризация основных фондов требуется для установления функциональной картины ресторана, владелец получает данные о наличии мебели и техники ресторана в настоящее время. Инвентаризация товарных запасов — это полная перепись товаров на предприятии. Для заведений общепита это прежде всего продукты, алкоголь, табачные изделия и сопутствующие товары — салфетки, спички и т. п. Нельзя точно сказать, в каком типе инвентаризации чаще нуждается заведение. В обоих случаях цель — узнать, сколько запасов имеется и сколько еще необходимо докупить. Товарные запасы, как правило, легче инвентаризировать благодаря наличию на них штрихкодов. Однако есть товары, идентификация которых занимает больше времени, например крупы или алкоголь. Чтобы посчитать количество крупы, специалисты взвешивают товар, упаковывают и изготавливают индивидуальный штрихкод. Таким образом, сохраняется точность подсчета товарных запасов.
Перед инвентаризацией специалисты независимой компании составляют индивидуальный для каждого заказчика план работы, затем утверждают его у клиента. Это позволяет получить максимально достоверные данные о проведенной ревизии, так как члены инвентаризационной комиссии в соответствии с планом работы проводят проверку, обращая внимание на наиболее важные для заказчика факторы. Также в плане работы указывают распределение обязанностей специалистов, ответственных лиц, обозначают цели и задачи для членов инвентаризационной комиссии. Такое планирование работы независимых экспертов исключает возможность ошибки в процессе пересчета имущества.
Далее происходит процесс подготовки оборудования: на предприятие приезжают инвентаризаторы, оснащенные терминалами для сбора данных и печати этикеток. Если помещение, в котором проводится инвентаризация, достаточно большое, его делят на специальные зоны, и в каждой работает определенная группа специалистов. В процесс подготовки помещения также входит получение от клиента баз данных с информацией о точных категориях товаров, на основании которых осуществляется пересчет.
Затем происходит процесс считывания штрихкодов с заявленных позиций. Каждый прибор собирает точную информацию, которая передается на компьютер. На основании этих данных составляются утвержденные формы инвентаризационной описи. По окончании работы специалисты обрабатывают полученную информацию. Терминал сбора данных синхронизируется с операционной системой компьютера, а также с большинством бухгалтерских программ, в том числе с 1С. Это исключает ручной ввод данных, а значит, сокращает риск ошибки бухгалтера во время занесения данных в компьютер. Передача данных может осуществляться как напрямую через подключение терминала к компьютеру, так и через Wi-Fi. В тот же момент клиенту предоставляются все данные о проведенной инвентаризации.
Существует мнение, что инвентаризация собственными силами осуществляется намного быстрее и материальных затрат будет меньше, нежели с привлечением независимых экспертов. Однако специально обученный персонал обладает более высокой производительностью труда, чем сотрудники предприятия, при этом риск ошибки при пересчете фактически равен нулю.
Оценить работу инвентаризационной комиссии неопытному человеку сложно, поэтому цена за работу часто отпугивает потенциальных клиентов. Но расчет стоимости инвентаризации базируется на формулах, хорошо известных профессионалам. В формуле учитывается масштаб предприятия, объем работ, трудозатраты специалистов и другие факторы, использование которых позволяет наглядно продемонстрировать, на что именно уходят средства заказчика. Например, формула для расчета затрат на проведение инвентаризации силами своих сотрудников выглядит так:
- С — затраты на проведение инвентаризации силами собственных сотрудников;
- КЕ — количество единиц имущества, подлежащих инвентаризации на предприятии;
- П — производительность сотрудников (сканирование с помощью ТСД — единиц/час);
- ФОТ — фонд оплаты труда (исходя из начисленной средней заработной платы в месяц, в том числе НДФЛ, и налогов (Пенсионный фонд — 20%; Фонд социального страхования — 2,9%; Территориальный фонд обязательного медицинского страхования — 2,0%; Федеральный фонд медицинского страхования — 1,1%); Р — рентабельность бизнес-организации (min 25%).
Выполнив несложный расчет, заказчик убеждается, что проведение инвентаризации собственными силами обходится значительно дороже.
Инвентаризация объектов HoReCa на примере Центрального дома предпринимателей (Москва)
В Центральном доме предпринимателей (ЦДП) причиной проведения инвентаризации стала смена руководства, новому директору необходимо было располагать актуальной информацией о состоянии имущества. Как правило, в ресторанах и кафе инвентаризацию проводят ежемесячно, но в ЦДП проверку с привлечением независимых ревизоров не проводили никогда. Собственником ЦДП является Московский фонд поддержки малого предпринимательства. В этом комплексе находится кинотеатр «35 мм», конференц-зал, здесь проводят выставки. В ЦДП есть два кафе: маленькое, при кинотеатре, и достаточно просторное для посетителей с улицы. Поскольку раньше сотрудники ЦДП использовали бумажный метод пересчета имущества и все считали вручную, перед специалистами Центра инвентаризации стояла задача не только инвентаризировать помещение, но и предварительно промаркировать все позиции специальными штрихкодами.
Ревизоры Центра инвентаризации осуществили пересчет всего имущества ЦДП, в том числе продуктовые запасы кафе, посуду и мебель. Продукты взвешивали, на место их хранения (емкость, пакет, полка) приклеивали штрихкод, затем фактические данные сверяли с данными бухучета. Во время подсчета посуды и мебели осуществлялась маркировка этикетками со штрихкодами. Посуда также попадала под инвентаризационную опись, при этом маркировалось место ее хранения (стеллаж, полка, шкаф). Столовые приборы считали также по месту хранения — в специальных шкафах помещалось определенное количество приборов.
Во время проведения инвентаризации в одном из кафе был обнаружен годовой запас осетрины. Учитывая, что блюда из этого достаточно дорогого продукта готовились редко, ресторан нес большие убытки.
Инвентаризация всего комплекса ЦДП, несмотря на большой масштаб работы — 4,5 тыс. единиц технологичного оборудования, 30 тыс. единиц малоценного имущества, была осуществлена в предельно короткие сроки — за шесть недель. По итогам инвентаризации были обновлены базы данных имущества и товарных запасов ЦДП, а проведение дальнейших проверок с использованием специальных программ стало значительно проще и занимает теперь считаные дни.
Инвентаризация для любого предприятия, независимо от сферы деятельности, — это не столько неизбежный, сколько необходимый процесс. Информация об активах компании в нестабильной экономической ситуации является самой актуальной для собственника. Конечно, принцип инвентаризации не изменился: необходимо подтвердить наличие позиции, зафиксировать количество, передать данные бухгалтерии. Однако теперь профессионалы российского рынка инвентаризации помогают предприятию не только провести учет имущества, но и обучают персонал заказчика проведению инвентаризации.
Таким образом, владелец среднего бизнеса получает возможность проводить последующие инвентаризации собственными силами компании за счет полученных навыков и программ оптимизации, предложенных независимыми экспертами. А владелец крупного бизнеса может привлечь в будущем меньше независимых специалистов, присутствие которых необходимо при проведении ревизии на предприятии, компенсируя их число собственными сотрудниками, получившими необходимые навыки и знания об инвентаризации.