Материал из PL Engineering

Особенности проведения современной инвентаризации в розничной торговле

Розничная торговля – «пионер» инвентаризации. При постоянных расширении, открытии и закрытии магазинов, необходимости поставок товаров и учёта остатков на складах не удивительно, что именно ритейлеры используют современные инструменты и технологии инвентаризации активнее многих других отраслей. Законодательство России в области инвентаризации открытых акционерных обществ предписывает проводить инвентаризацию раз в три года. Но ритейлу инвентаризация нужна не просто «для галочки». Розничная торговля – это отрасль, в которой, как правило, документация ведется очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса. Но везде присутствует человеческий фактор, и ошибиться или потерять важный документ при стремительном изменении ситуации, открытии и закрытии магазинов, увы, легче лёгкого! Таким образом, руководство торговых розничных компаний не всегда имеет точное представление о том, что из оборудования у него есть на остатке, при том, что сведения эти необходимы.

Ещё десятилетие назад инвентаризация являлась «головной болью» каждого предприятия, в какой бы сфере оно ни функционировало. Раньше инвентаризацию в розничной торговле проводили вручную – ревизоры бродили по магазину, разыскивая заявленные в инвентаризационной описи предметы и товары, вручную помечали у себя в списке наличие, оставляли метки на мебели, кассовых аппаратах и прочем имуществе, создавая беспорядок в помещении магазина и на складах. Далее эти данные передавались бухгалтеру, который, в свою очередь, вручную фиксировал их у себя в программе. Инвентаризационная опись содержит огромное количество наименований, поэтому на проведение инвентаризации «от и до» тратилось огромное количество времени. Но за последнее десятилетие технологии инвентаризации шагнули далеко вперёд, и технически стало возможным проводить инвентаризацию крупных торговых объектов и складов за считанные часы и с минимумом неудобств для компаний. Многие торговые компании до сих пор не владеют технологиями современной инвентаризации и даже не знают о них, между тем как крупнейшие розничные сети уже давно поставили «блага цивилизации» себе на службу.

Предприятия ритейла постоянно испытывают потребность в двух типах инвентаризации: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товарных запасов. Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования (такого как кассовые аппараты, маркировочная техника, сканеры и др.), мебели и оргтехники (плазменные панели, вывески и указатели, станки и инструменты, погрузочно-разгрузочная техника и др.), автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина – это продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.

Для решения проблем, связанных с учетом основных средств и товарных запасов, используется технология, основанная на штриховом кодировании. Носителем информации об учитываемом объекте является специальная этикетка со штриховым кодом. В настоящее время практически все товары питания и многие товары повседневного спроса, включая мебель и бытовую технику, оснащены штрих-кодом. Современная инвентаризация использует эту особенность, базируя свои быстрые методы учёта на сканировании штрих-кодов. Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета используются терминалы сбора данных (ТСД) со встроенным сканером штрихового кода. Терминал сбора данных – устройство, сочетающее в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания штрихового кода. Такое сочетание создает возможность мобильного и автономного сбора информации, ее хранения и обработки.

Казалось бы, чего тут сложного – просто взять и пересчитать всё. Однако для того, чтобы не запутаться в многообразии предметов, отделов и магазинов, необходимо выстроить чёткую рабочую модель инвентаризации, предусматривающую все возможные варианты устранения ошибок и сбоев. Таким образом, предварительная подготовка является важной частью успешной инвентаризации. Перед началом инвентаризации специалистами-инвентаризаторами заранее составляются и утверждаются планы инвентаризации согласно потребностям той или иной компании и в соответствии с российскими стандартами инвентаризации. Для каждого случая разрабатывается персональный план организации и проведения инвентаризации. На основе этого плана компания затем получает максимально достоверные результаты о проведении подсчета имущества. Далее на предприятие приезжают специалисты, оснащённые специальными приборами. Специалисты руководствуются документами, указывающими, что именно они должны учитывать и для чего. Они проходят по торговому залу и считывают штрих-коды с предметов, попадающих под инвентаризацию. По итогам инвентаризации каждый прибор инвентаризатора содержит массу точной информации, которая затем передаётся на компьютер, где обрабатывается в графики и привычные таблицы формата Excel с помощью специальных программ.

Подсчёт основных средств, как правило, занимает больше времени и более трудоёмок, чем инвентаризация товарных запасов, поскольку все товары в магазине снабжены этикетками производителей в отличие от, например, продуктовых корзин покупателей, которые никак не пронумерованы. Если штрих-кодов на тех или иных предметах нет, инвентаризаторы самостоятельно на месте изготавливают их при помощи портативных принтеров. При инвентаризации применяются этикетки, устойчивые к влаге и другим внешним факторам воздействия. Наличие различных моделей ТСД позволяет успешно использовать данное решение как в помещениях (офис, отапливаемые склады и другое), так и на открытом воздухе в различных климатических условиях (неотапливаемые склады, оборудование, расположенное на улице, удаленные объекты учета и другое).

Инвентаризаторы приклеивают штрих-коды, сканируют их и идентифицируют описанный предмет в базе данных. В случае необходимости, когда посчитать точное количество весовых продуктов, таких как мясо, овощи, фрукты и т.д., невозможно, продукция взвешивается, упаковывается, и товарам присваивается определённая номенклатура.

Инвентаризация часто осуществляется в дневное время в период работы объектов инвентаризации. Отлаженность процессов и технологическая оснащённость инвентаризаторов позволяют проводить инвентаризацию без отрыва от рабочего процесса. В некоторых случаях, когда это целесообразно, инвентаризация проводится в ночные или утренние часы до прихода покупателей.

После проведения инвентаризации специалисты обрабатывают полученную информацию. Терминал сбора данных синхронизируется с операционной системой компьютера. Не требуется никакой «ручной работы», перенос данных осуществляется автоматически. Передача данных может производиться не только с помощью прямого подключения терминала к компьютеру, но и дистанционно, через Wi-Fi. Ну а готовые списки имущества оперативно в электронном виде передаются руководству.

Основной целью использования программного комплекса для инвентаризации является повышение эффективности и достоверности учета и инвентаризации основных средств при одновременном снижении трудозатрат на их проведение и негативного влияния «человеческого фактора» на результаты инвентаризации. Данные, обработанные в инвентаризационных программах, синхронизированы со всеми основными бухгалтерскими программами, в том числе с 1С, поэтому бухгалтеру остаётся лишь скопировать данные к себе на компьютер и обновить базу. Неправильное оформление результатов инвентаризации в ходе комплексного годового бухучёта может повлечь за собой серьёзные последствия для компании. Использование автоматического учёта избавляет бухгалтера от ошибок. Кроме того, инвентаризаторы осуществляют лишь определённую часть своей работы, для окончательного учёта им не нужен допуск ко всем бухгалтерским базам компании, что гарантирует конфиденциальность работ для каждого клиента.

Инвентаризация основных фондов на примере торговой сети «Седьмой континент»

В первый раз инвентаризация «Седьмого континета» проводилась в 2007 году в 120 магазинах в Москве, Санкт-Петербурге, Рязани и Челябинске. В 2007 г. компания активно развивалась, вследствие чего происходило стремительное увеличение представительств ритейлера в разных городах России. Однако не все новые точки продаж оправдывали ожидание отделов планирования. Оборудование, используемое для работы магазинов, постоянно находится в движении, причем не обязательно оно переезжает из одного закрывшегося магазина в другой, вновь открывшийся в полном объеме. Часто его «дробят» – часть в один магазин, часть в другой. В функционирующих магазинах нужно восполнять запас вышедшего из строя оборудования, докупать его в соответствии с планируемым открытием магазинов, делать перестановку при изменении трафика в том или ином магазине. Руководство розничной торговой компании принимает решение быстрее, чем это возможно зафиксировать официальными документами. Именно поэтому руководителям сети «Седьмой континент» необходимо было точно знать, какие основные средства есть в наличии и сколько основных средств нужно приобрести.

Одной из самых больших сложностей при проведении инвентаризации является разработка последовательного плана инвентаризации, зафиксированного в схемах и графиках. Таким образом, специалисты по инвентаризации являются не только «ходячими сканерами», но и «хранителями знаний», досконально контролирующими процессы инвентаризации. Привлечение профессиональных инвентаризаторов позволяет не только разработать оптимальную схему, но и поддерживать контроль на надлежащем уровне.

Этапы проведения автоматизированной инвентаризации магазинов «Седьмой континент»

Предварительный этап - встреча с Заказчиком и получение внутренней информации:

объекты инвентаризации
цели инвентаризации
дата инвентаризации
сроки инвентаризации

Ознакомление с объектами инвентаризаций и консультации с Заказчиком:

согласование стоимости проведения инвентаризации
согласование договора на выполнение работ по проведению инвентаризации обозначенных объектов
сбор внутренней информации по объектам инвентаризации

Подготовительный этап - Составление Технического задания

Основной этап - Автоматизированная инвентаризация имущества (далее - Основные средства):

Экспертная диагностика состояния учета основных средств (балансовые и за балансовые счета учета).
Визуальная идентификация всех единиц основных средств.
Анализ состояния бухгалтерской базы данных в части учета основных средств: структуризация справочников, обновление данных и исправление ошибок на основании визуальной идентификации и первичных бухгалтерских документов.
Печать этикеток со штрих-кодом.
Маркировка основных средств этикетками со штрих-кодом.
Сканирование всех единиц пересчета с помощью ТСД. Импорт полученной информации из ТСД в единую базу данных.
Автоматизированная подготовка инвентаризационных описей, составленных по утвержденным унифицированным формам ИНВ-1 (основные средства), сличительных ведомостей результатов инвентаризации ИНВ-18 (основные средства). Подготовка «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией» по утвержденной унифицированной форме ИНВ-26.

Заключительный этап – Обучение персонала.

Инвентаризация торговых площадей сети «Седьмой континент» осуществлялась в дневное время, начиная с 08:00 и до окончания инвентаризации. Каждый магазин был поделен на зоны в соответствии с разработанным заранее планом инвентаризации. За два часа до начала инвентаризации уполномоченные лица магазина совместно с представителем инвентаризационной компании осуществляли проверку досье инвентаризации (план-схему объекта, список сотрудников, участвующих в проведении инвентаризации с обеих сторон, адреса зон, роли участников). Затем проводился осмотр сектора, который подлежал инвентаризации, и проверялся порядок, наличие прикреплённых адресов у каждой зоны согласно план-схеме объекта. Параллельно сотрудники службы безопасности магазинов «Седьмой континент» непосредственно перед началом инвентаризации ограждали доступные и недоступные зоны. Во время проведения инвентаризации сотрудники организовывали раздачу питьевой воды, организовывали перерыв на обед.

Перед началом инвентаризации эксперт совместно с уполномоченным представителем магазина – сотрудником IT-отдела – загружал информацию об инвентарных объектах с сервера магазина в ТСД. Загруженные ТСД передавались оператору-маркировщику для дальнейшего сканирования основных средств, подлежащих инвентаризации. Оператор-маркировщик находил единицу и производил сканирование основного средства, подлежащего инвентаризации.

При инвентаризации материальных фондов часто возникает необходимость в печати этикеток, поскольку далеко не все предметы изначально их содержат. Кроме того, на многие предметы в магазине технологически невозможно наклеить этикетку со штрих-кодом – например, на корзину покупателя. В этом случае предмет маркировался этикетками «условно» – этикетка со штрих-кодом наклеивалась в специальный журнал «Объектов основных средств, промаркированных условно», о чем производилась запись следующей формы: «Промаркировано условно основных средств в количестве ______ единиц». Запись скреплялась подписью ответственных лиц. В случае физического отсутствия объектов основных средств по уважительной причине (ремонт и т.п.) оператор-маркировщик немедленно сообщал об этом комиссии и соответствующие данные также вносились в журнал.

При определении места маркировки каждой единицы имущества, подлежащей учету, оператор–маркировщик наносит этикетки на следующие виды поверхности в порядке приоритета:

Металл
Дерево
Железобетон
Пластик
Стекло (зеркало)
Кожа и кожзаменитель

Наклейка этикеток со штрих-кодом производится рядом с заводским шильдиком маркируемого имущества. В случае невозможности наклейки этикеток со штрих-кодом рядом с заводским шильдиком применяется «правило правой руки» – объект маркируется с правого торца в правом верхнем углу поверхности либо в правом верхнем углу лицевой поверхности. Смысл манипуляций – прикрепить маркировку в месте, доступном для считывания штрих-кода терминалом сбора данных, обеспечить возможность визуального осмотра этикетки со штрих-кодом, а также снизить влияние окружающей среды на этикетку.

По окончании инвентаризации сотрудник ИТ-отдела магазина «Седьмой континент» выгружал из ТСД записанные данные в формате MS Excel на сервер магазина. Одновременно данные сохранялись на электронном носителе эксперта-инвентаризатора. Далее эксперт печатал инвентаризационные листы на бумажном носителе, которые затем скреплялись подписями оператора-маркировщика, представителями магазина (сотрудником ИТ-отдела, менеджером магазина) и уполномоченным сотрудником – в данном случае это был сотрудник бухгалтерии сети «Седьмой континент». Для проведения комплексной инвентаризации основных средств в магазинах сети «Седьмой континент» было привлечено 28 сотрудников. Инвентаризация всех магазинов была проведена за 280 дней. Инвентаризацию одного магазина сотрудники Центра инвентаризации проводили за 1-5 дней. В итоге данные, полученные при инвентаризации, были интегрированы с информацией бухгалтерских программ ритейлера, после чего у отдела планирования появилась моментальная возможность исправить ситуации «на местах», дослать в определённые магазины необходимые предметы, удалить ненужные вещи из других магазинов и т.д.

Кроме того, после инвентаризации было проведено пятичасовое обучение персонала сети «Седьмой континент» проведению самостоятельной инвентаризации. Схемы инвентаризации также были переданы клиенту для того, чтобы он мог руководствоваться ими при дальнейших инвентаризационных работах «на местах». Глобальная комплексная инвентаризация сети магазинов «Седьмой континент», которая должна состояться в 2010 г., будет уже не столь трудоёмкой и затратной по времени, как в 2007 г., поскольку значительная часть основных средств гипермаркета уже каталогизирована. Однако существуют возможные трудности – основные средства подвержены амортизации, поэтому инвентаризаторам придётся поломать головы над новыми сложными задачами.

Инвентаризация товарных остатков на примере гипермаркетов «Карусель»

Инвентаризация товарных остатков проводится, как правило, быстрее инвентаризации основных средств, поскольку большинство товаров уже промаркировано штрих-кодами, и специалистам необходимо лишь пройти по складам и торговому залу магазинов и всё внимательно отсканировать. Такие работы выполняются в течение 24 часов, не более. Так, в сети гипермаркетов «Карусель» инвентаризация товарных остатков была выполнена за 25 дней.

Необходимость инвентаризации в сети гипермаркетов «Карусель» возникла при покупке «Карусели» компанией «X5 retail group». Покупатель хотел знать, соответствуют ли показатели, заявленные в бухгалтерских документах, реальным данным. При покупке одной кампании другой покупатель вправе проверить доступными ему средствами количество заявленных активов. Компания «Центр инвентаризации» была привлечена в качестве инвентаризатора для подсчёта имущества «Карусели» в Московской области и в Ярославле. В определение «имущество» входили не только материальные остатки, но и продукты питания в гипермаркетах.

Перед началом работ инвентаризаторы совместно с представителями «Карусели» подготовили все необходимые технические устройства для проведения инвентаризации и разметили помещение каждого магазина на зоны. Инвентаризация торговой площади магазина осуществлялась в ночное время с 21:00 до 9:00 в период закрытия магазина.

Процесс проведения инвентаризации состоял из следующих этапов:

Прибытие инвентаризаторов на объект, смена одежды
Установка и подготовка оборудования
Зонирование объекта для проведения пересчета имущества
Пересчет имущества согласно размеченным зонам
Проведение слепого пересчета сотрудниками гипермаркета и корректировка инвентаризаторами базы итогов инвентаризации
Сканирование терминалом сбора данных штрих-кода номенклатурной позиции имущества и ввод данных их фактического количества
Автоматизированная подготовка инвентаризационных описей, составленных по утвержденной форме ИНВ-3, сличительных ведомостей результатов инвентаризации ИНВ-19
Передача файла и документов итогов инвентаризации и подписание акта завершения пересчета товара на объекте

За два часа до начала инвентаризации весь персонал, участвующий в инвентаризации со стороны заказчика, осуществлял предварительную подготовку объекта к инвентаризации – сортировку и фасовку товара. За час до начала инвентаризации ответственные лица собрали всех сотрудников, задействованных в инвентаризации, и объяснили распорядок дня, правила передвижения по магазину, а также поставили всем задачи по объему выполняемой работы, продемонстрировав работу на примере конкретной зоны.

Фактическое наличие товарно-материальных запасов в торговом зале просчитывалось методом двойного просчета. Пока не завершился первый просчет инвентарной зоны, начинать в ней повторный просчет запрещено. Товар считается сверху вниз и слева направо, по принципу «змейки». После подсчета каждого вида товара одну штуку следует перевернуть так, чтобы на упаковке был виден штрих-код (отфейсовать). При первом просчете товара количество записывается черным фломастером на заранее приклеенной наклейке под отфейсованным товаром. При втором просчете, если количество пересчитанного товара совпадает с первым просчетом, цифру первого просчета необходимо обвести кругом, а если не совпадает, то записать через дробь другую цифру рядом, например, 10/12. Первая группа, сформированная из сотрудников «Карусели»,считала и писала количество на листке бумаги. Вторая группа, сформированная из инвентаризаторов, проходила со сканерами, проверяла правильность подсчета, сканировала и вносила данные по количеству в ТСД. В случае необходимости инвентаризации весовой продукции, на которой этикетки отсутствуют, инвентаризаторами принималось решение о печати этикеток. По окончании сканирования всех зон сектора старший контролер-ревизор передавал сканер лицу, ответственному за инвентаризацию.

В ходе инвентаризации при обнаружении в секторе испорченного товара и товара, принадлежащего другим зонам, сотрудники выкладывали его в тележки, находящиеся в центральном проходе. После окончания инвентаризации сотрудники сортировали товар. Кондиционный товар после передачи в соответствующий сектор сканировался поштучно и заносился в отдельную инвентаризационную книгу. После переноса данных подсчета из всех ТСД в торговую программу осуществлялся выборочный просчет по 5 позиций просчитанного товара из каждой товарной группы. В случае нахождения ошибок количества, кода товара или пропуска товара ошибки исправлялись инвентаризаторами, руководствовавшимися регламентами инвентаризации. Если количество ошибок было слишком большим или если порядок распечатки не позволял гарантировать точный контроль, то комиссией принималось дальнейшее решение о проведении пересчёта.

После закрытия всех приходных и расходных документов создавалась сличительная ведомость для контрольной проверки недостающего товара и излишков. Представители магазина совместно с инвентаризаторами выбирали позиции товара, которые необходимо назначить на пересчет – оформляется паспорт пересчета товара. Товар, назначенный на пересчет, считался во всех зонах хранения.

Инвентаризация товарных остатков производилась не только в торговых залах, но и на складах. В этом случае склады также размечались на зоны, а пересчёт становился более «масштабным» - считали паллеты и упаковки.

Резюме

Основной принцип современной инвентаризационной технологии – каким-либо образом нанести штрих-код на единицу имущества, на вес или на место хранения, чтобы затем считать его и перенести в базу данных. На Западе в данный момент активно используется технология «нового поколения» RFID — метод автоматической идентификации объектов, в котором посредством радиосигналов считываются или записываются данные, хранящиеся в RFID-метках, прикрепляемых к объектам. Использование RFID-считывателей позволяет не сканировать штрих-код каждой единицы, а сканировать сигнал радиочастотной метки в том или ином помещении. Однако на сегодняшний день в России эта технология повсеместно не внедрена. В частности, в Москве препятствием для развития этой технологии является большое количество лишних помех и сигналов. Однако всё больше отечественных компаний заинтересовано в проведении быстрой и честной инвентаризации, поэтому данная технология, по всем расчётам, обязательно придёт в Россию на смену штрих-кодам в течение ближайших 5 лет.