Материал из PL Engineering

StoreHouse - это управленческий (предпринимательский) учет в общественном питании

Упавленческий учет в сфере общественного питания – это сложнейший вид учета. Ресторанная деятельность сочетает в себе производство и торговлю. И, соответственно, объектами учета в ресторане являются не только товары на складе, но и полуфабрикаты – результат производства, и продаваемые готовые изделия. А также: склад, где хранятся товары, закупаемые от внешних поставщиков; производство; место розничной торговли (бар, линия раздачи на предприятиях быстрого обслуживания, кулинария…).

Время, когда складской учет в ресторане велся вручную, ушло в прошлое. Использование специализированных компьютерных программ в наши дни стало обычным явлением.

Система складского учета, разработанная Компанией UCS, StoreHouse на протяжении уже многих лет является одним из самых востребованных программных продуктов, позволяющим полностью контролировать процесс управления производством как в сфере общественного питания (ресторанах, клубах, кафе, ресторанах быстрого обслуживания, фабриках-кухнях, кулинариях и т.п), так и на любых других предприятиях, где имеются производственные процессы.

StoreHouse – это информационная система для ведения документооборота на ресторанном "складе", учета производственных процессов, получения исчерпывающих отчетных данных о движении товара, количественных и суммарных остатках, совершенных хозяйственных операциях, производственных платежах и существующих задолженностях, ведения истории взаиморасчетов с поставщиками и получателями продукции.

С инструментом StoreHouse успешно работает уже не одно поколение бухгалтеров-калькуляторов и работников склада предприятий общественного питания. За годы своего существования этот программный продукт имел множество модификаций, направленных и на усовершенствование инструментов учета, и на расширение возможностей составления необходимой документации и отчетов. Некоторые изменения были связаны с изменением законодательства.

Каковы принципиальные особенности (уже четвертой версии) программного обеспечения StoreHouse?

Сотрудниками компании разработчика был проанализирован рынок систем управления базами данных (СУБД). Было проведено сравнение разных СУБД по скорости обработки данных на объемах сопоставимых с объемами данных в предприятиях общественного питания с несколькими производствами и несколькими местами хранения сырья и готовой продукции, Сравнили надежность, затрачиваемые ресурсы.

Немаловажная составляющая стоимости автоматизации учета, это затраты на приобретение лицензионного программного обеспечения. Для небольшого предприятия нет смысла использовать все возможности крупных СУБД. Кроме того, обслуживание некоторых баз данных требует определенных навыков, что может повлечь за собой затраты на заработную плату персонала по обслуживанию СУБД.

В результате исследований было принято решение о разработке специализированной СУБД. И в начале 2005 года разработчиками компании UCS была представлена новейшая версия системы складского учета StoreHouse версии 4. (SH4) на базе собственной специализированной СУБД.

Было проведено сравнение скорости обработки данных на аналогичных по содержимому базах данных серверами InterBase и нового сервера SDB. Результаты таковы: скорость обработки данных SDB сервером в 50-100 раз выше. Например, применительно к складскому учету, товарный отчет который строится на тестируемых базах в версии SH3 75 секунд , в SH4 рассчитывается за 1 секунду.

Особенностями новой СУБД являются:

использование клиент - серверной технологии;
высокая скорость обработки данных сервером;
высокая надежность, возможность автоматического резервного копирования данных;
администрирование прав доступа, делегирование прав, определение ролевых прав;
простота в установке и использовании;
возможность многопользовательского режима работы. Использование как высокоскоростного локального протокола, так и сетевых NetBIOS, TCPIP;
высокая надежность работы при низкоскоростных каналах связи. В случае, если во время сеанса связь все же потеряна, данные, заносимые на клиенте, не пропадут. достаточно восстановить связь и сохранить их в базе данных;

Изменился ли интерфейс в новой (четвёртой) версии StoreHouse?

Для пользователя важным является не только как эффективно работает программа, но и то удобно ли использовать предлагаемые инструменты. В этой связи был существенно улучшен интерфейс.
Все формы для заведения первичных документов максимально приближены к оригиналам. Каждый пользователь может настроить способ отображения окон и табличных данных – какие поля показывать, какие нет. Кроме того есть возможность сохранения размеров окон, их расположения, в таблицах - ширины столбцов, взаиморасположение столбцов, фиксирование столбцов.
Пользователь может открыть свойства элемента словаря, либо документа, либо списка документов по ссылке, кроме того возможно построение некоторых отчетов для элементов по ссылке. Например “движение товара” из накладной.
Возможны различные группировки данных в таблицах с отображением сумм по группам и итоговых сумм, сортировка по любому столбцу, копирование списков
Возможно почти повсеместное использование “Drag” и “Drop”, работа с буфером обмена.
и т.д. и т.п.

Насколько гибко можно распределить права пользователей в системе StoreHouse?

На предприятии с системой складского учета работают и кладовщики и бухгалтеры-калькуляторы, менеджеры и аналитики. В этой связи, естественно необходимо разграничивать права доступа.

Использование специализированной СУБД позволяет определить роли для каждой группы персонала, назначить для каждой роли набор прав на чтение, исправление, удаление данных, выполнение процедур. Каждому пользователю можно присвоить сколько угодно ролей. Кроме ролевых прав, можно назначить дополнительные права, на чтение, исправление, удаление данных, выполнение процедур.

Кроме того, есть возможность определить с каким складом, местом хранения будет работать конкретный пользователь. Тогда этот пользователь сможет работать только с документами определенного склада.

Имеется возможность блокировки пользователем документов. Тогда никто кроме него не сможет исправить эти документы, пока они заблокированы.

Так как в SH4 имеется гибкая система учета прейскурантов или прайс-листов как поставщиков так и получателей, то имеется дополнительная возможность запрета ввода цен в накладные. Цены в накладные будут подставляться автоматически из прейскурантов. Обычно это бывает необходимо, когда заведением документов занимаются операторы.

Как организована работа со справочниками в StoreHouse V4?

В SH4 объекты учета объединены в справочники или словари. Есть словари товаров, единиц измерения, налоговых ставок, словарь корреспондентов и мест хранения и много других .

На предприятиях общественного питания – товар, может выступать как в роли сырья для производства, так и в роли готового изделия – результата этого производства.

Если на предприятии используется кассовая часть r_keeper, то для работы касс готовые изделия, блюда заносят в систему с помощью редактора меню r_keeper. После импорта в SH4 из кассовой части, данные о готовых изделиях попадают в общий словарь товаров. В словаре товаров последние разбиты по группам, категориям. Таким образом в первичных документах могут фигурировать как готовые изделия так и сырье. Не надо заводить технологических карт для сигарет, конфет и т.п., если эти сигареты, конфеты не производят на предприятии.

Способы приготовления готовых изделий и полуфабрикатов, а также сырьевые наборы для приготовления определены в карточках так называемых “комплектов”, которые в свою очередь объединены в словарь комплектов. Каждый товар – готовое изделие может быть связан с любым числом комплектов, что позволяет при списании и при добавлении в документ выбирать, какую именно рецептуру использовать в данной ситуации.

Особый тип товаров – услуги. После продаж услуг, автоматически формируются платежные документы.

В SH4 Есть возможность вести как положительные, так и отрицательные калькуляции, которые в свою очередь могут быть как относительные, так и абсолютные. Например, продают основное блюдо и к нему добавляют дополнительный модификатор “Без сахара”. Если для модификатора “Без сахара” определить рецептуру “Сахар”, -50% , то при списании основного блюда спишется только 50% сырья “Сахар” определенного в рецептуре основного блюда.

Каким образом движение товаров отражено в StoreHouse 4?

Все перемещения товаров и производство на предприятии отражено в документах.
Любой документ может быть определен для любого склада.
Как правило, товар поступает на основной склад, поступление оформляется приходными накладными. Затем товар передают либо на производство, если это сырье, либо в торговлю. Эта передача оформляется документами внутреннего перемещения и т.п.
Особое место занимает производство.
При сохранении документа “комплектации” товара , комплектуемый товар приходуется и автоматически списывается сырье по рецептуре, определенной для этого товара. Для автоматического списания можно использовать взаимозаменяемые товары, порядок списания которых определяется пользователем.
Обратная комплектации операция – декомплектация актуальна, когда один товар необходимо разложить на несколько товаров. Например, разделка мяса, птицы, рыбы.
Акт переработки используют когда из одного товара необходимо произвести другой, и не задействовать при этом рецептуру.
Списание товара внешним корреспондентам осуществляется с помощью расходных накладных.
Проведение инвентаризации отражено в сличительной ведомости. После сохранения которой можно проанализировать излишки, недостачи.
Для заведения любых документов можно использовать сканер чтения штрих кодов.
Для автоматического формирования документов производства и продажи можно использовать так называемые “документы расхода”. Если на предприятии используется кассовая часть r_keeper то эти документы расхода формируются автоматически.
И при их обработке автоматически создаются документы производства готовых изделий, платежные для услуг и расходные накладные.
Списание сырья для производства готовых изделий возможно как в режиме online после сохранения заказа, так и после закрытия кассового дня , в зависимости от настроек.
“Документы расхода” можно создавать вручную и использовать для обратной калькуляции при расчете необходимого сырья для банкетов, при инвентаризации и т.д.

Каким образом в StoreHouse 4 отражен денежный учет?

Помимо количественного учета с помощью SH4 можно вести и денежный учет.

В приходный документах можно увидеть стоимость товаров без налогов, суммы налогов, стоимость с налогами. В расходных документах и документах перемещения отражены как закупочные, так и отпускные суммы без налогов , налоги, суммы с налогами, наценки, скидки.

Для формирования стоимости расхода используется метод ФИФО. Во всех документах можно увидеть на основе каких приходов формируется стоимость.

Помимо товарооборота в SH4 можно учитывать и оплаты поставщиков и получателей товаров. Любой накладной может соответствовать неограниченное число платежных документов, т.о возможно отслеживать частичную оплату товаров , а также задолженности перед поставщиками или задолженности получателей товаров.

Для налогового учета возможно ведение книги покупок, книги продаж.

В SH4 можно отслеживать платежи, не связанные непосредственно с товарооборотом. Все взаиморасчеты с корреспондентами можно увидеть в отчетах.

В SH4 есть возможность вести бухгалтерский или синтетический учет. На базе плана счетов можно завести словарь типовых операций, где каждой операции соответствует набор транзакций или проводок. Каждому документу может соответствовать бухгалтерская операция. Таким образом, на основе документооборота автоматически формируется журнал проводок, возможна аналитика по бухгалтерским счетам.

Система StoreHouse нашла свое применение на разных предприятиях, в том числе и на тех, где учредителями или управляющими являются зарубежные представители.

В SH4 есть возможность вести справочник курсов валют, в связи с чем, все вышеперечисленные суммы можно увидеть в любой валюте.

В StoreHouse предусмотрены все необходимые отчеты, но как быть пользователю, в случае изменения требований к печатному ввиду отчета проверяющими органами?

Естественно, мы стараемся отслеживать изменение требований к печатному виду отчетов. Однако, в связи с тем, что StoreHouse используют практически во всех регионах России, а также в некоторых странах ближнего и дальнего зарубежья, где зачастую в отчетах присутствует местная специфика, было решено использовать для печати документов, отчетов генератор отчетов Fast Report с очень мощным инструментарием. Дизайнер макетов встроен непосредственно в программу SH4. Таким образом, пользователи могут самостоятельно исправлять предоставляемые макеты, или создавать собственные. Для каждого документа, отчета допустимо неограниченное число макетов печати.

Для печати у товаров, корреспондентов, комплектов может быть определено неограниченное число атрибутов. Список атрибутов определяется пользователем.

Кроме того, с помощью Fast Report отчеты и документы можно экспортировать в Microsoft Excel. Также есть возможность редактирования конкретного построенного отчета.

Как можно организовать связь с другими системами?

Все документы и все основные отчеты можно экспортировать в файлы XML. Предусмотрена возможность импорта документов из файлов XML того формата, который получается в результате экспорта. Достаточно иметь конвертер в этот формат и тогда в SH4 можно импортировать документы из любых внешних программ.

Кроме того создан специализированный OLE сервер, с помощью которого можно получать данные, непосредственно из базы данных, минуя выгрузку в файлы и загрузку из файлов. На базе OLE сервера реализована связь с 1С бухгалтерией и список процедур и соответственно возможностей, постоянно увеличивается.