Материал из PL Engineering
Автоматизация бизнеса: "Что это и для чего?
Перед тем, как начинать рассказывать об удобствах той или иной информационной системы, необходимо начать с того, что кроется за понятием «автоматизация бизнес-процессов» и для чего это необходимо вашей компании.
В силу специфики работы нам приходится общаться с разными людьми, в основном это директора предприятий или руководители крупных отделов. Но в зависимости от сферы деятельности и простого житейского опыта даже люди, занимающие примерно похожие позиции в разных компаниях, мыслят совершенно по-разному. Для того чтобы правильно понимать друг друга нам, так или иначе, приходится сверять часы с нашими будущими клиентами, рассказывая о том, для чего современному предприятию необходима автоматизация бизнес-процессов. Поэтому свой первый большой обзор мы посвятим именно этому вопросу.
Автоматизация бизнеса. Определение понятия.
В самом широком смысле под автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определенный механизм. Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.
В чем польза?
Автоматизация бизнеса – это не только создание единой информационной базы, а еще и набор средств управления деятельностью компании. Автоматизация позволяет вести учет товарооборота и денежных потоков любой сложности, учитывая при этом множество различных факторов. Кроме того, благодаря информационным технологиям обеспечивается контроль и учет деятельности филиалов компании, независимо от их местонахождения. Наконец, грамотность предоставляемой информации в автоматизированных системах ведения бизнеса на порядок превосходит информацию, составленную самыми профессиональными сотрудниками компании.
А если всё и так неплохо работает?
Как правило, у многих руководителей, которые еще не занимались автоматизацией своего бизнеса, есть интуитивное понимание, что автоматизация нужна, но есть сомнения в том, стоит ли начинать что-то менять, если и так всё работает. Мы постараемся просто и доступно объяснить, что такое система управления предприятием и почему автоматизация бизнес-процессов позволяет улучшить работу компании и получать большую прибыль.
Для начала представьте, что вам необходимо подписать очень важную медицинскую справку, собрав подписи у четырёх врачей, причем каждый из них работает в своей части города и на прием желательно записываться заранее, а где-то выстаиваться в длинной очереди. Большая удача, если за один день у Вас получится поставить все необходимые подписи и еще успеть отправить документ по адресату. А теперь давайте представим, что все необходимые нам врачи сидят в одной комнате и Вам достаточно зайти в одну дверь, чтобы получить все необходимые подписи. Это как минимум экономит Ваше время, не правда ли?
Эту ситуацию с медицинской справкой можно легко перенести на бизнес. Автоматизация бизнеса, внедрение системы управления предприятием – это что-то вроде сидящих в одной комнате врачей. Это место, где у вас собрана вся информация о вашей компании, о ее ресурсах, бизнес-процессах, клиентах, сотрудниках, поставщиках, ситуации в компании. Здесь же вы получаете всю отчетность о том, как все обстоит на самом деле в компании, и имеете возможность сравнивать ее с рассказами об этом в исполнении ваших сотрудников. Это означает, что вы можете в любой момент получить любой отчёт и увидеть у себя на мониторе что-то вроде картинки, показанной ниже.
Основные преимущества систем управления предприятием.
Автоматизировав ключевые бизнес-процессы фирмы, Вы в любой момент, и вне зависимости от присутствия или отсутствия какого бы то ни было сотрудника на рабочем месте, можете получить всю необходимую вам информацию о состоянии дел в компании. Вы всегда знаете, сколько ваша компания зарабатывает и на чем, сколько тратит и куда, сколько должны вам и сколько должны вы, можете сравнить фактические показатели бизнеса с теми, которые планировали. Более того, такая система не позволит сотрудникам делать то, что им не положено и видеть то, что не надо. Пользуясь таким инструментом, вы в состоянии принимать решения, полагаясь не на интуицию, а на конкретные данные. Кроме того, с помощью такой системы вы сможете оценивать эффективность работы сотрудников не за имитацию бурной деятельности в компании, а на основе цифр в отчетности.
Звучит неплохо, согласитесь? Это и есть корпоративная информационная система или система управления предприятием. В развитых странах на сегодняшний день подобная система управления компанией – это основной инструмент для управления бизнесом, тем не менее, в России всё больше не только крупных компаний, но и предприятий малого бизнеса успешно внедряют информационные системы управления.
Автоматизация по частям.
Несмотря на все преимущества корпоративной информационной системы - не всегда автоматизация бизнеса начинается с создания целостной системы управления, учитывающая сразу множество процессов компании - очень часто руководители выбирают для себя путь постепенной автоматизации своей фирмы, начиная с малого. В этом случае многие компании часто оптимизируют свой бизнес, начиная использовать отдельные программы управления проектами, некоторые компании в первую очередь внедряют систему управления документооборотом. Не так давно мы общались с директором компании, который начал автоматизировать работу сотрудников с помощью простого онлайн календаря и получил замечательные результаты. Подобный путь автоматизации вашей компании - что называется «по частям» - нисколько не помешает вам в дальнейшем перейти к использованию единой системы управления предприятием. Более того, использование отдельных программ и сервисов для улучшения работы вашего бизнеса даст вам неоценимый опыт при создании полноценной системы управления, а вашим сотрудникам не составит труда освоить такую систему, если до этого они уже использовали отдельные программы для автоматизации бизнес-процессов. В следующей серии статей мы будем давать подробный обзор наиболее интересных и эффективных программ и сервисов, которые позволяют оптимизировать те или иные бизнес-процессы компании «по частям».
Резюмируя сказанное выше.
Автоматизация бизнес процессов позволяет значительным образом снижать расходы, оптимизировать рабочие процессы, убирать ненужную рабочую силу и переводить ее на более необходимые позиции. Системы автоматизации бизнеса позволяют вести учет любых бизнес-процессов компании на автоматической, а не на ручной основе, сводя на «нет» человеческий фактор, а также контролировать работу сотрудников, получать полную информацию о работе компании в наглядном виде и в любое время. Кроме того, автоматизация бизнеса объединяет силы различных отделов и делает работу компании более эффективной. Некоторые современные предприятия начинают автоматизацию своего бизнеса с использования отдельных программ и сервисов, автоматизирующих какую-то часть бизнес-процессов всей компании, автоматизируя работу компании постепенно.