Материал из PL Engineering

Свобода выбора WMS системы - управление запасами на складе. Мифы и реальность. Типовые иллюзии заказчика при выборе программного обеспечения

Для кого эта статья?

Статья адресована руководителям и другим лицам, принимающим решение об автоматизации складов с помощью WMS систем - систем управления складом и запасами. Основные тезисы этой статьи подтверждаются 9-летним опытом практического внедрения WMS систем фирмы "ФОЛИО".

Опыт показывает, что в подавляющем числе случаев, приобретая WMS систему, Заказчик становится жертвой рекламы и собственных психологических иллюзий, оплачивая, в сущности, торговую марку и «PR» способности продавца, плохо представляя возможности, способ работы и функционал приобретаемого программного обеспечения (ПО).

В этой статье мы постараемся помочь Вам, чтобы Ваш выбор WMS систем для управления складом основывался на более объективных данных и принес Вашему бизнесу дополнительные прибыль и успех.

Начнем с критериев выбора WMS системы, существенных с точки зрения Заказчика.

Наиболее часто Заказчик выстраивает их иерархию в следующем порядке:

Выгоды, которые получает предприятие;
Торговая марка и надежность программного обеспечения;
Стоимость;
История внедрений;
Сроки внедрения;
Функционал;
Мнение лиц, отвечающих за выбор WMS систем и его внедрение;
Продукты иностранных производителей.

Рассмотрим заявленные Заказчиком критерии выбора WMS систем в порядке приоритетности.

Выгоды, которые получает предприятие

При исследовании рынка WMS систем Вы с удивлением заметите, что для продуктов каждого класса таких систем присутствует примерно одинаковый перечень функций и рекламируемых выгод.

Это означает, что при использовании данного критерия, Заказчик должен ориентироваться не только на заявляемые выгоды, но в первую очередь, на способы их достижения, что фактически означает оценку шести факторов:

функционал WMS системы применительно к задачам бизнес процесса предприятия с учетом его развития (функционал и масштабируемость WMS системы);
цену продукта;
сроки внедрения WMS системы;
простоту использования WMS системы в целом;
быстрая обучаемость сотрудников предприятия для работы с WMS системой;
гарантийное и пост-гарантийное сопровождение после внедрения WMS системы.

Приведем замечание одного системного администратора, обсуждающего в Интернете недостатки уже работающей WMS системы: «При покупке, чуть ли не капучино обещали сварить при помощи WMS, а на деле – элементарные потребности плохо реализованы и неудобны в работе».

С технической точки зрения, приобретаемая WMS система, должна сочетать такие факторы:

Универсальность – т.е. типовые решения большинства бизнес процессов должны иметь уже готовое решение;
Адаптируемость – при необходимости WMS система должна легко адаптироваться к потребностям Заказчика при изменении логики бизнес-процесса без программирования и изменения исходного кода;
Написание процедур по запросу в WMS системе с открытым кодом;
Легкая настраиваемость WMS системы;
Быстрая адаптируемость WMS системы (доработка) под потребности клиента при изменении исходного кода.

Иными словами, с технической точки зрения, приобретаемая WMS система должна быть гибкой, ориентированой и на изменение продукта, и на изменение под потребности клиента!

Торговая марка

Отбросьте иллюзии, в первую очередь, торговая марка говорит о коммерческой стоимости и «раскрученности» бренда, о финансовых возможностях предприятия, а не о качестве, функционале и надежности программного продукта, в данном случае – WMS системы.

Заказчику важно, чтобы приобретаемая система управления складом (WMS система) бесперебойно и успешно работала на его складе, и решала важные для него задачи управления складом. Остальные критерии, связанные с избыточной многофункциональностью программного обеспечения и благосостоянием Поставщика WMS систем для конкретного Заказчика не важны.

Крупные компании действительно более устойчивы за счет более широкого рынка сбыта. Но как показывают события последнего «кризисного» года, эти структуры сложнее и медленнее адаптируются к изменениям текущего дня, предлагаемые программные решения менее гибкие и значительно более дорогие - в силу больших затрат и накладных расходов. Часто встречается ситуация, когда приобретенное ПО с известным брендом и большими вложениями ложится на полку, а вся работа делается продуктом не столь известным, не столь дорогим, но решающим заявленные задачи и удобным в работе.

Одна из фирм, занимающаяся производством и реализацией сейфов, ТРИЖДЫ приобретала WMS системы известных брендов. И ни одно внедрение не пошло. Закончилось тем, что группа собственных программистов стала писать собственный программный продукт, учитывающий все особенности и потребности бизнес процессов предприятия. Несложно представить чувства руководства и количество впустую истраченных денег. Всех этих потерь можно было избежать, написав полномасштабное Техническое Задание и проведя полномасштабное предпроектное обследование, необходимые для правильной постановки задачи при внедрении WMS системы и ее решения в процессе автоматизации склада.

Поэтому, не стесняйтесь задавать вопросы, чтобы избавиться от психологической иллюзии: если вы предполагаете наличие необходимого функционала – значит, он существует.

В свое время, как анекдот, рассказывали историю о приобретении западного продукта. Заказчику программа была нужна для товарного учета. И бренд был известный, и высокая стоимость (с точки зрения Заказчика) предполагала высокое качество ПО. А результат – приобретенный продукт не предполагал суммового учета, а только количественный. Вы скажите – явный ляп. Да, ляп, но ситуация-то возникла с одной стороны, из-за широко известного имени, а с другой - на психологической иллюзии, что Заказчик и Продавец говорят об одних и тех вещах. При этом, каждый из них, говоря о товарном учете, имел ввиду свое: Продавец – наличие количественного учета, а Заказчик – наличие суммового.

Стоимость WMS систем

Высокая стоимость программного обеспечения при автоматизации склада (предприятия) также не является гарантом качества продукта. Стоимость WMS системы может определяться множеством факторов: высокими издержками производителя, дорогостоящей рекламой, длительным циклом внедрения WMS системы, ситуацией на рынке, лоббированием и просто желанием хорошо заработать.

При определении разумности цены, связанной с автоматизацией склада (предприятия, бизнеса) необходимо учитывать, повторю еще раз, работающий функционал WMS системы, масштабируемость WMS (развитие WMS системы в связи с изменением бизнес процессов), сроки внедрения, надежность продукта, простоту и удобство его использования, а также сопровождение WMS системы.

Иными словами, Заказчику необходимо:

соотнести цену и необходимый для Заказчика функционал WMS системы, связанный с управлением склада, объемы и сроки необходимых доработок, время непосредственного внедрения, настройку ПО и обучения персонала, оценить быстроту окупаемости WMS системы.

Приведем, как вариант, предельно простую логику оценки ПО, что называется «на коленке».

Предположим, что стоимость приобретаемого ПО с учетом внедрения и сопровождения составляет 30% годового оборота. Также предположим, что потери из-за плохой организации управления складом составляют 20% от годового оборота: из-за низкой скорости приемки и отгрузки товара, простоев на складах, невозможности определить местонахождение товара, остатков товара на складе, неясности, что заказывать у поставщика, большой пересортицы и хищений на складе.

После внедрения WMS системы и ее запуска перечисленные потери уйдут. WMS система фиксирует, сохраняет и выдает по первому требованию:

историю перемещений товара - значит уйдет пересортица и хищения,
оптимизирует перемещения и отгрузку товара - сократится время простоев и регламентируется работа склада во времени,
контроль и историю действий персонала – что также будет приводить к ликвидации простоев, поскольку всегда известно время выдачи задания, время и качество его исполнения, а также позволит провести автоматическую тарификацию расчета сдельной оплаты сотрудников склада по виду сложности выполняемых задач, учету простоев и т.д.

Добавьте экономию на зарплате – после успешной автоматизации склада можно сокращать избыточный персонал.

Ясно, что экономический эффект после внедрения WMS системы позитивно скажется уже через 3-4 месяца.

Главное – определить обязательные элементы Вашего бизнес процесса и «пошагово» его пройти по имеющемуся функционалу при показе WMS системы и понять способы и сроки его реализации при доработке WMS системы управления складом.

История внедрений WMS

Это важный фактор. Успешная автоматизация склада (предприятия) c работающей WMS системой, увиденная своими глазами, убеждает лучше слов. Но и здесь надо учитывать:

Насколько совпадает технологический процесс фирмы, которая показывает внедренное решение WMS, с потребностями вашего предприятия;
Кто проводил внедрение? Разработчик или внедрение делалось самостоятельно, с привлечением иных лиц? Как показывает практика, внедрение ПО без сотрудников фирмы разработчика, менее квалифицировано и снижает качество постановки учета и внедрения, при этом не полностью используется имеющийся функционал ПО. Носителями опыта являются люди, и разные люди могут обладать разным опытом, не забывайте это.

Вы обязательно должны учитывать, что предприятие, внедрившее продукт (WMS), может использовать не оптимальный метод автоматизации склада в силу собственных, специфических причин.

Например, нежелание проводить полномасштабную автоматизацию склада из-за стоимости, или отсутствие правильной и рациональной постановки учета – это характерно для внедрений WMS, в которых разработчик не участвовал. Плохо продуманное Техническое задание, отсутствие анализа типовых бизнес процессов, нештатных ситуаций и способов их разрешения программными способами, отсутствие ответственных лиц и т.д.

Или наличие сверх дешевой рабочей силы, которая диктует минимум автоматизации и максимум ручного труда. Или прямой саботаж сотрудников, не заинтересованных в применении WMS системы в силу личных причин, например, появление контроля над действиями персонала со стороны руководства и т.д.

Одна из распространенных иллюзий: количество внедрений и «имиджевые» внедрения WMS. Заказчику необходимо учитывать, что ссылка на количество внедрений и «имиджевые» внедрения WMS является больше элементом рекламы, так как Заказчик не может оценить ни соответствия потребностей этих клиентов задачам вашей автоматизации склада, ни успешность проведенного внедрения, ни стоимость проведенного внедрения.

И еще один аспект. У многих фирм остатки на складах и оборачиваемость товаров являются коммерческой тайной. В условиях жесткой конкуренции, клиенты крайне неохотно не только не хотят пускать посторонних лиц на склад, но часто даже не желают делать упоминаний об автоматизации склада или предприятия: если автоматизация успешна и быстро окупаема – ею воспользуется конкурент, если не удачна – конкурент также воспользуется имеющейся у него информацией.

Хотелось бы обратить внимание клиентов еще на один фактор: наличие смежных продуктов для автоматизации предприятия и бизнеса. Косвенным образом это может подтверждать актуальность, востребованность и работоспособность продуктов данной фирмы на рынке ПО, т.к. его разработка, широкая тиражируемость и продажа всегда являются дорогостоящими бизнес процессами.

Сроки внедрения WMS систем

Этот фактор должен подразумевать определение конечных сроков исполнения и организацию работ по автоматизации склада таким образом, чтобы по истечении времени исполнения этапа работ по внедрению WMS системы, был получен практический результат.

Организация работ по автоматизации управления склада предполагает наличие ответственных лиц и обязательную подготовку необходимых технических данных со стороны Заказчика.

Функционал WMS системы и характеристики автоматизации склада

Не ограничивайтесь общим перечнем существующего функционала системы по управлению складом и запасами (WMS).

Определите ОСНОВНЫЕ ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ Вашего бизнес процесса и его технологические особенности. При выборе WMS «пошагово» попросите описать способы их реализации в рассматриваемой WMS системе и определите, что соответствует Вашим задачам, что потребует доработки, сколько это будет стоить и сравните эти данные с другой WMS системой.

Именно это является основным и самым важным критерием в выборе WMS системы!

Приведем несколько примеров для оценки различных критериев.

Характеристики автоматизации. WMS система - управление складом:

Учитывает вид деятельности организации: производство, торговля, ответственное хранение, распределительный центр.
Автоматизируются способы хранения: напольное, фронтальное (стеллажи, паллеты), потолочные стеллажи, гравитационные стеллажи, набивные и консольные стеллажи, многоярусное и этажное хранение, иные конструкции.
Номенклатура товаров: практически не ограничена.
Технология идентификации: технология штрих-кодирования и технология радиочастотной идентификации RFID.
Вложенность: многоуровневая- штука, коробка, ящик, паллета, фасовка.
Спецусловия хранения: автоматически поддерживает заданный режим хранения.
Зональность склада: любое количество доков (зон) приемки и отгрузки, гибкое управление зонами склада и перепланировка.
Количество обрабатываемых приходных накладных (приемок) в смену - определяется только количеством участвующего в приеме персонала.
Прием: паллетами, коробками, единичными упаковками, негабаритными грузами.
Размещение: В соответствии с алгоритмом оптимизации склада или произвольное.
Коррекция: возможна коррекция уже прозведенного размещения.
Применяемое оборудование: радиотерминалы, ТСД, погрузчики, штабеллеры, конвейер, RFID - считыватели.
Учет сроков годности, партии, сертификаты: учет сроков годности, партионный учет, печать сертификатов, штрих-кодирование, печать этикеток- в любой момент времени; Несколько штрих-кодов как на месте хранения, так и на товаре.
Предполагаемая логика размещения товара: поиск пустой ячейки, по поставщикам, произвольное, иная логика.
Подбор товара: погрузчиками, штабеллерами, наличие наборов или комплектов при подборе товара, стандартные способы подбора (алгоритмические), произвольный способ.
Получение документов, отчетов, оперативной информации: в любой момент времени. Данные всегда готовы.
Предполагаемая логика формирования заданий при подборе товара: FIFO/LIFO, с максимальным/минимальным сроком годности, с разбивкой по складам (логическим зонам).
Пополнение ячеек: однородным товаром или иным наименованием, ассортиментное пополнение по автоматически рассчитываемому минимальному запасу в указанных днях.
Инвентаризация: в любой момент, склад в целом или любой его участок.
Совместимость: совмещение с любой корпоративной программой.

При оценке выгоды важно знать:

Насколько увеличится товарооборот, пропускная способность и эффективность использования склада при тех же площадях? Как изменится скорость приемки и отгрузки грузов? Предусматривает ли WMS система гибкость в работе или после мизерного отклонения от прописанного алгоритма она встанет? Что даст регламентация работ на складе по времени? Сколько сотрудников и какой квалификации будут обслуживать склад после автоматизации? Есть ли расчет сдельной оплаты труда от вида, количества и качества выполняемых работ или тарификация оказываемых услуг в режиме текущего времени? Сколько стоит сопровождение системы после окончания гарантийного срока? Насколько проста работа и настройка системы при самостоятельном использовании без привлечения разработчика и т.д.?

При оценке бизнес процессов необходимо учитывать, например, такие особенности:

При автоматизации склада продовольственных, косметических и фармацевтических товаров при приеме товаров сразу необходимо указывать ПАРТИЮ товара по срокам годности и условиям хранения. Это связанно с оптимальным размещением товара, его сохранностью, сроками отгрузки и хранения, и просто удобством работы.
При работе с большой номенклатурой необходимо оценить возможность системы работать без сбоев и остановок. Понять, как долго будет сохраняться один документ с позициями, например, из 1500 наименований и скорость его сохранения. Или как быстро можно определить месторасположение товара, какими способами и по каким критериям и т.д.
Если при выборе WMS Вам задают вопрос, как учитывается товар – по номерам (штучно) или партиями, сразу интересуйтесь – а в каких разных фасовках возможен одновременный учет одного и то же товара.
Возможно ли произвольное размещение товара с автоматической фиксацией его на складе?
Отсутствует ли «жесткая» привязка товара к определенной ячейке или «жесткий» проход от одной зоны склада в другую в строгой последовательности?
Производится ли коррекция уже произведенного распределения?
Или практическая ситуация – для загрузки в машину: подготовили товара больше чем надо, и остался излишек. Как учитывается эта ситуация?

При внедрении WMS системы составьте или закажите полномасштабное ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ и предпроектное обследование. В результате, это съэкономит ваши деньги в будущем, и вы получите хорошо работающую WMS систему. ТЗ, предпроект и хорошая организация рабочего процесса внедрения WMS системы служат основой успешной автоматизации склада.

Мнение лиц, отвечающих за выбор и внедрение программного обеспечения, например, WMS системы

Для исследования рынка WMS Руководитель предприятия делегирует функции конкретному исполнителю, имеющему навыки работы с программным обеспечением, и часто имеющему опыт автоматизации склада или внедрения программного обеспечения. И Руководитель принимает решение, во многом руководствуясь представленной ему информацией.

При этом необходимо учитывать, что в силу человеческой психологии, любой сотрудник будет предлагать в первую очередь тот продукт, который он знает, дабы не показать собственную некомпетентность, или не желая тратить время на изучение нового продукта, или в силу иных личных причин. И даже демонстрируя несколько продуктов WMS, всегда будет подводить к тому, который больше всего устраивает его лично.

В силу этого, анализируя представленную информацию, Руководитель должен четко представлять принципиальные различия WMS разных производителей и наиболее привлекательные выгоды для своего предприятия.

Продукты иностранных производителей

Первое. Вы когда-нибудь задумывались, почему при показе WMS иностранные фирмы всегда показывают ролик, а не дают Заказчику работающую демо-версию до покупки? Ответ простой. На ролике все гладко, красиво и нет сбоев. По ролику невозможно оценить удобство работы и соответствие функционала WMS реальным требованиям Заказчика.
Второе. При апробировании Заказчик может столкнуться с трудностями либо работы, либо настройки WMS системы, возникнут вопросы по заполнению справочников, по работе с функционалом и в целом, сразу будет видно качество сопровождения программы.
Третье. Мало кто из Заказчиков отдает себе отчет в том, что любой программный продукт, в данном случае WMS система, отражает систему принятого документооборота и обычаи делового производства страны производителя. Задайте простой вопрос – можно ли откорректировать произведенное распределение, или документ или действие? Скорее всего, Вам скажут, что надо аннулировать этот документ и сделать новый. А теперь подумайте, как это будет работать в России?
Четвертое. При разработке западного продукта, особенно если этот продукт сложен, западному разработчику и в голову не придет, что прописанная в руководстве строгая последовательность действий персонала, будет, по мнению потребителя НЕОБЯЗАТЕЛЬНОЙ. Такая ситуация характерна для сложных технологических продуктов, например, для роботизированных складов и сложных технологических процессов. Это пример разности менталитета потребителя и разработчика. И таких примеров много, и все они, безусловно, сильно затрудняют работу.
Пятое. Хорошее качество программного продукта (WMS) не будет реализовано, если не будет грамотного внедрения. Это значит, что должен быть широкий, подчеркиваем, широкий круг лиц, занимающихся внедрением. Хорошо знающий WMS, умеющий писать необходимые запросы и процедуры. Иными словами, в России должно быть много очень квалифицированных «внедренцев», что бывает редко. Есть риск, что при увольнении сотрудника ведущего проект, проект просто встанет. Или сам сотрудник сильно загружен другой работой. А ведь разработчик находится вне пределов России, и вряд ли многие из его сотрудников, в стране нахождения, знают русский язык и будут летать туда сюда по первому запросу Заказчика.
Шестое. Оцените доступность разработчика, скорость принятия решения на появляющиеся проблемы и условия гарантийного сопровождения. Условия гарантийного сопровождения иностранные производители закладываются в стоимость продукта, и они составляет минимально 25-30% от стоимости внедряемого ПО. Кстати, добавьте еще доход фирм, внедряющих западный продукт, все это увеличивает стоимость внедрения.
Седьмое. В настоящее время в России присутствует широкий ассортимент WMS разных отечественных производителей, по функционалу и возможностям не только не уступающим, но и превосходящим возможности многих WMS систем иностранных производителей и имеющих значительно меньшую стоимость.

Выводы

Подводя итог, кратко сформулируем действия Заказчика, необходимые для успешного выбора WMS системы.

Оценка производителя WMS. Косвенные признаки профессиональной квалификации разработчика: сколько лет на рынке, сколько лет занимается разработкой и внедрением WMS систем, успешность внедрений, совместимость с системами других производителей, наличие других программных продуктов для автоматизация бизнеса (предприятия).
Виды внедрений при автоматизации склада. Заказчик должен определить необходимый уровень автоматизации: наличие полномасштабного WMS внедрения, внедрение - уровня эконом класса (полнофункциональный бюджетный WMS), начальное тиражируемое решение при крайне ограниченном бюджете на автоматизацию. При каждом виде внедрения необходимо знать, какой функционал или возможности исключены из решения.
Четкая формулировка ожидаемых (конкретных) выгод от автоматизации склада и соотнесенность их с возможностями и способами реализации в рассматриваемой WMS системе. Четко определите, что именно Вы ожидаете получить после автоматизации, и на какие типовые бизнес процессы необходимо обратить особенное внимание.
Полное ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ или детальная оценка особенностей автоматизируемых бизнес-процессов, определение типовых операций и необходимого функционала. Оценка достаточности функций рассматриваемой WMS системы и определение объема доработок. Несмотря на очевидную необходимость этих сформулированных задач, более 50% Заказчиков при выборе WMS системы и автоматизации бизнеса имеют очень приблизительные представления о собственных бизнес процессах (с точки зрения автоматизации), типовых рабочих алгоритмах и нештатных ситуациях.
С технической точки зрения приобретаемая WMS система должна сочетать: универсальность – т.е. типовые решения большинства бизнес процессов должны иметь уже готовое решение; адаптируемость – при необходимости, легко адаптироваться к потребностям Заказчика при изменении логики бизнес-процесса без программирования и изменения исходного кода; иметь возможность написания процедур по запросу с открытым кодом; иметь легкую настройку признаками (галочки, флажки).
Определение ожидаемых предельных сроков внедрения.
При анализе достоинств и недостатков WMS разных производителей – аргументированные и определенные параметры преимуществ/недостатков рассматриваемых WMS систем, представленных лицом, отвечающих за их выбор.
При необходимости Руководитель может самостоятельно оценить достоинства/недостатки представленных WMS систем, напрямую связавшись с разработчиком.
Простота использования WMS и возможность самостоятельной настройки WMS системы.
Наличие легко доступного гарантийного и пост-гарантийного сопровождения.
Доступность разработчика WMS системы, при необходимости, как в процессе внедрения WMS системы, так и после, в процессе экплуатации.
Быстрая обучаемость персонала.
Быстрая окупаемость ПО.

Анализ перечисленных критериев при выборе WMS системы и даст искомое соотношение: цена – качество.

В настоящее время полная автоматизация предприятий невозможна без автоматизации функций складов (складских комплексов, терминалов, 3PL центров) и включает в себя модули:

Автоматизация склада - реализует функции суммового и количественного товарного учета;

Автоматизация управления складом – WMS система или управление запасами, реализует функции приема, размещения, перемещения и обработки товаров, регламентирует работу склада во времени, управляет и контролирует действия персонала, тарифицирует оказанные услуги (биллинг), осуществляет кросс-докинг (отгрузка груза без размещения на складе);

Автоматизация управления цепями поставок и запасов – SCM или взаимоотношения с поставщиками, реализует функции автоматического выбора поставщика при сложных системах поставок и оплат с контролем прохождения товара в пути в режиме реального времени, определение оптимального заказа с учетом спроса;

Автоматизация взаимоотношений с клиентами – CRM, реализует формирование клиентской базы, фиксирует переговоры с клиентом в режиме текущего времени с автоматическим определением менеджера (совмещение с call-центром). Реализован мгновенный просмотр всей информации и всей истории переговоров с клиентом, просмотр действий сотрудника, ведение в CRM договоров и их этапов и другой оперативной информации, использование данных CRM в складе и SCM при наличии данных продуктов, или при использовании корпоративной информационной системы.

Перечисленные модули, объединяющие товарные, финансовые и информационные потоки образуют корпоративную информационную систему (КИС) и в тоже время могут работать отдельно, передавая необходимую информацию в программные продукты, в том числе разных производителей.

Надеемся, что изложенный подход и критерии помогут Вам сделать наиболее рациональный выбор WMS систем для управления запасами при автоматизации складов или комплексной автоматизации бизнес процессов Вашего предприятия с использованием единой корпоративной информационной системы.

Со своей стороны мы можем предложить КИС «ФОЛИО Купец», включающую в себя все необходимые модули: ФОЛИО WinСклад (автоматизация склада), ФОЛИО WMS, ФОЛИО SCM, ФОЛИО CRM. Краткое назначение каждого модуля описано выше. Все указанные модули могут применяться автономно или в единой корпоративной системе.

Взято здесь