Материал из PL Engineering
Управление качеством поставок в супермаркете
Управление качеством снабжения/поставок в розничной торговле строится на основе тех же базовых принципов, как и в других отраслях промышленности и торговли. Тем не менее, оно имеет свои особенности, о которых попытается рассказать эта статья.
- Одобрение / сертификация поставщика
Перед началом взаимодействия с поставщиком проводится оценка его способности стабильно и в срок поставлять качественные товары и услуги. Крупные западные сетевые компании даже сертифицируют поставщиков, имея свою программу требований для потенциальных поставщиков. Основной инструмент такой оценки – аудит (внешняя проверка) поставщика.
В ходе такой проверки проверяются:
Самый важный вопрос, на который надо ответить в ходе проверки, может ли потенциальный поставщик снабжать нас качественными товарами / услугами в требуемые нам сроки?
- Требования по качеству в контракте
Обычно взаимодействие с поставщиком начинается с правильного составления контракта, который включает в себя требования по качеству.
Эти требования состоят из:
- требований к поставляемой продукции / услугам
- требований к сопроводительной документации (паспорта качества, сертификаты соответствия)
- требований к упаковке
- требований к действиям поставщика в случае внесения изменений в поставляемые товары /услуги (обязательное информирование покупателя)
- требований к действиям поставщика в случае проблем с качеством товаров / услуг и/или срыву сроков поставок
- согласия поставщика на выплату штрафов / компенсации в случае нарушений требований по качеству.
- Организация информационного обмена
Поддержание необходимого количества и ассортимента товаров в магазине / бизнесе розничной торговли требует быстрого и точного обмена информацией и оперативного решения проблем.
Как минимум, ритейлер должен обладать актуализированным списком контактов ответственных лиц поставщика с указанием зон ответственности. Чем меньше барьеров будет в потоке обмена информацией, тем лучше взаимодействие, от которого выигрывают обе стороны.
Понимая этот факт, крупные розничные компании встраивают своих поставщиков в базы данных по поставкам. С помощью такой базы ритейлер может планировать и видеть сроки наработки товаров, даты их планируемых поставок, получать сообщения от поставщиков в режиме реального времени. Поставщик может видеть наличие запасов в сетях, время и дату получения товара ритейлором, получать сообщения в режиме реального времени.
В результате – поддержание запаса номенклатуры, минимизация сроков поставок.
Преимущества базы:
- автоматический обмен информацией снижает риск человеческой ошибки
- уменьшаются затраты на ручной обмен информацией
- скорость передачи и обработки информации растет.
- Требования к упаковке
Наличие большого количества товаров в номенклатуре влечет за собой большое разнообразие видов упаковки. Многие торговые сети стремятся стандартизировать упаковку получаемых товаров, снижая таким образом количество необходимой погрузочно-разгрузочной техники, число персонала, занятого в приемке и экономя место для хранения товаров.
Требования к упаковке согласовываются с поставщиком перед началом взаимодействия.
- Требования к идентификации упаковок и товаров
Наличие минимальной необходимой информации на упаковке получаемых товаров снижает вероятность ошибки в ходе приемки, хранения и реализации товара.
Вот перечень контролируемого обозначения, которое должен наносить поставщик на упаковки и паллеты:
- штрих-код
- наименование товара
- вес упаковки
- адрес отгрузки
- название и адрес получателя
- наименование поставщика
- номер партии / серии
- количество / вес товара в упаковке
- обозначение смешанного количества разных товаров в одной упаковке
- если товар отправлен для реализации в специальной акции – отметка об этом
- дата производства
- срок годности (при наличии)
Требования к идентификации согласовываются с поставщиком перед началом взаимодействия.
- Требования к сопроводительной документации:
Сопроводительная документация, сопровождающая товары, должна указывать:
- номер и дату заказа
- контактные данные отправителя (телефон, ФИО ответственного для решения проблем)
Также необходимо включать в сопроводительные документы:
- паспорта качества (при наличии)
- сертификаты соответствия (копии)
- листки безопасности (при наличии).
- Контроль качества новых товаров
Перед началом реализации товара от нового поставщика важно оценить возможные риски, которые могут произойти от использования покупателем этого товара.
Я говорю о:
- горючести
- токсичности
- безопасности для детей (игрушки и непреднамеренное использование детьми)
- наличии вредных веществ в товаре
- законодательных требованиях для пищи и лекарств и т.п.
Иногда необходимо отправить образцы проверяемых товаров в независимую лабораторию на экспертизу.
- Стоимость и цена
Продолжим наш разговор о качестве в поставках для розницы с отправной точки – разнице между понятиями «цена» и «стоимость». Исторически сложилось так, что отделы снабжения / закупок основывали свою работу на железном аргументе – цене закупаемого сырья. Купил подешевле – молодец. Купил дорого – плохо, не умеешь работать. То, что потом происходит на производстве, в службе качества и продажах, уже не проблема отдела снабжения. К сожалению, данная практика до сегодняшнего дня служит основой работы отделов снабжения на многих предприятиях РФ.
«Стоимость» включает в себя все расходы на закупку товара, его перепродажу, проблемы с его качеством, обнаруженным ритейлором или конечным покупателем.
Пример. Предположим, мы закупили 2 вида товара, А и Б.
Цена за единицу товара
A = 100 $
Б = 110 $
Потери и брак во время контроля качества, хранения, гарантийного ремонта и стоимости возврата на единицу товара
A = 30 $
Б = 15 $
В итоге мы видим, что каждая единица А обошлась нам в 130 $.
Каждая единица Б обошлась нам в 125 $.
«Все просто», - скажете Вы, «ну, причем тут управление качеством поставок?»
Отвечаю – управление качеством поставок состоит в следующем:
- изначально не работать с поставщиком товара А (начальный аудит поставщиков)
- оперативно свернуть закупки и взаимодействие с поставщиком товара А (оценка поставщиков и регулярный аудит поставщиков).
- Переход от проверки образцов товара до сертификации поставщиков и встраивание их в цепочку реализации
Исторически работа по качеству с поставщиками начиналась с контроля качества образцов и выставлению претензий поставщикам, в случае обнаружения проблем в закупаемом товаре. Следующим этапом стало ведение статистики о происходящих проблемах в поставках (качество товара и сроки поставок), которое плавно привело к идее проверять организацию производства и обеспечение качества у существующих и потенциальных поставщиков.
С помощью такой проверки мы можем заранее оценить, способен ли поставщик обеспечить нам стабильное качество поставок. И это проще и дешевле, чем без конца отлавливать брак при входном контроле.
Ну, и последний шаг – построение систем сертификации поставщиков (программы проверки соответствия стандартам качества покупателей, в том числе и международным стандартам). В целом, процесс идет в направлении встраивания поставщика в единую цепочку розничных продаж, где конечный продавец (ритейлор) имеет единую с поставщиком систему идентификации, упаковки и контроля качества продукции.
- Базы данных по номенклатуре товаров и проблемам в поставках
Для того чтобы подсчитать «стоимость» товара, организация должна иметь:
- спецификации на поставляемые товары (мы должны знать, что мы закупаем и как проверяем закупленную продукцию)
- полные данные о поставках и статистику проблем с закупленными товарами при приемке, во время хранения, во время и после реализации.
Построить такую базу данных и вести учет несложно. Она формируется из учета каждой единичной проблемы в поставках товара. На каждую проблему мы составляем акт, в котором пишем, кто, когда и в какой форме поставил нам проблемный товар.
Объедините все эти акты в виде отчетов с возможностью сортировки в программе 1С или простом файле EXCELL и вуаля, база готова.
- Аудит поставщиков
Но, как я уже упоминал в начале статьи, задача не доходить до взаимодействия с проблемным поставщиком. Поэтому обычной практикой в обеспечении качества, кстати, обязательной в стандартах ИСО и GMP, является аудит системы качества поставщика.
Аудит – это проверка всех аспектов работы поставщика, которые могут повлиять на качество поставляемой нам продукции и услуг. Как принято в обеспечении качества, речь идет о проверке процессов. Обычно проверяются основные процессы - контроль и обеспечение качества, производство, организация хранения и поставок продукции и т.д.
- Оценка поставщиков
Последний решающий шаг во взаимодействии с поставщиками – это их периодическая оценка.
Та самая, на основе которой мы принимаем решение:
- хвалить поставщика и продолжать с ним сотрудничество,
- ругать и требовать улучшения на основе результатов контроля качества товара и аудитов,
- прекращать с ним сотрудничество.
- Обмен информации о проблемах с поставщиками
Для нормального взаимодействия мы должны как минимум:
- передавать поставщику всю информацию о проблемах с поставками (в том числе оценку поставщика)
- требовать от него информации о причинах проблем, корректирующих и предупредительных мероприятиях, которые он провел на основе полученной от нас информации
- получать от него информацию о любых изменениях, которые могут повлиять на качество поставляемой нам продукции и услуг (не забывайте прописывать это в договорах).
