Материал из PL Engineering

Что, где и как - про бизнес-анализ

Когда это нужно?

Как правило, во время развития, роста, модернизации компании, ее процессы самоорганизуются произвольным образом, они сами «прокладывают» себе дорогу. Вспомним «технологию» прокладки парковых дорожек: их не планируют изначально, а просто асфальтируют протоптанные пешеходами тропинки. В жизни организации тоже наступает момент, когда нужно «заасфальтировать» сложившиеся исторически процессы, а некоторые привести ближе к изначальному «замыслу архитектора», так как предпочтения «прокладывающих тропинки» людей могут со временем от него сильно отличаться. На языке бизнес-анализа это означает проведение оптимизации и регламентации бизнес-процессов в компании.

Что это дает?

Понятность, «прозрачность» бизнеса. Руководитель получает «карту» своего бизнеса – модели бизнес-процессов. Ему снова, как и на этапах становления, когда в компании работало 10 человек, становится понятно, как распределена ответственность и в какой степени подразделения влияют на результат.
Управляемость. Широко известен постулат менеджмента: «Если вы это не измеряете, вы этим не можете управлять». Объяснить это просто:

Когда вы что-то измеряете, вы привлекаете к этому внимание.
Когда вы что-то измеряете, вы знаете, где вы находитесь (представляете вашу стартовую позицию).

Когда вы измеряете что-то, вы видите свой прогресс.
Информация по показателям работы, формулировка которых является обязательной частью проекта, как регламентации, так и оптимизации бизнес-процессов, позволяет руководителю своевременно принимать решения и направлять деятельность компании в нужное русло.
Эффективность. Это, как известно, получение требуемого результата с наименьшими затратами ресурсов (времени, денег, прилагаемых усилий, энергии и других материальных и нематериальных). Для повышения эффективности бизнеса очень важно научиться оценивать факторы, которые влияют на его рост, соотносить эффективность ежедневных операций со стратегическими целями. Например, вы решили повысить эффективность своего бизнеса за счет автоматизации. Очевидно, что автоматизация неоптимальных и нерегламентированных процессов чревата высокими рисками и не дает хороших результатов – она длится дольше из-за невозможности стандартизировать требования к системе, и сама система может в итоге не использоваться по причине того, что процессы уже изменились, пока ее разрабатывали. Недаром своеобразным девизом бизнес-реинжениринга стал призыв Майкла Хаммера в отношении неэффективных процессов: «Не автоматизируйте, уничтожайте» (Don't аutomate, оbliterate).
Развитие. Когда процессы описаны их можно масштабировать на разных уровнях – начиная от одного человека (быстро передавать наработанный опыт от сотрудника сотруднику) и заканчивая масштабами всей компании (например, открытие филиала в другом регионе).
Качество. Одним из требований стандарта ISO является документирование бизнес-процессов. Это правильно, так как для использования принципа постоянного эволюционного улучшения деятельности организации надо обладать информацией о текущем способе производства действий ее сотрудниками. Чтобы что-то улучшить, нужно знать, как дело обстоит сейчас.

Как это делается?

Основываясь на опыте проектов в различных отраслях бизнеса, методиках анализа и бизнес-моделирования, «PL Engineering» предлагает услугу по анализу и оптимизации бизнес-процессов. Полный производственный цикл этой услуги, выглядит следующим образом:

Обследование бизнес-процессов

Обследование бизнес-процессов – это первый и важнейший этап проекта, позволяющий провести диагностику проблем предприятия и сформулировать рекомендации по способам их решения. Обследование проходит в несколько шагов:

Шаг 1. Сбор информации о бизнес-процессах, интервью с руководителями и экспертами, анализ существующих в организации регламентирующих документов.

Происходит сбор информации о стратегических целях компании-заказчика, бизнес-процессах, определяются существующие проблемы в деятельности компании и уточняются ограничения в части проведения проектов по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов (бюджет, сроки).

Шаг 2. Описание и моделирование бизнес-процессов («как есть») верхнего уровня для получения о них ясных и однозначных представлений.

Шаг 3. Анализ описанных бизнес-процессов с использованием нескольких разрезов:

анализ моделей процессов;
анализ времени прохождения процессов;
анализ сценариев процесса;
анализ функциональных, организационных, информационных «разрывов» процессов;
анализ входов и выходов (требований и результатов) процессов.

Шаг 4. Выработка рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов как за счет организационных изменений (перераспределения загрузки, информационных потоков, устранения организационных и информационных разрывов и проч.), так и за счет автоматизации процессов, что сокращает время выполнения операций и повышает их качество за счет снижения влияния «человеческого фактора».

В результате клиент получает «Отчет об обследовании» предприятия Ссылка на форму запроса на получение примеров документов в электронном виде , в котором проводится диагностика состояния бизнес-процессов предприятия, и даются рекомендации по возможным направлениям продолжения работ.

Специалисты могут рекомендовать варианты продолжения работ по одному или сразу нескольким направлениям в зависимости от результатов обследования:

Т.е. работы по бизнес-анализу начинаются с этапа обследования (диагностики) и, в зависимости от принятого по его результатам решения, может продолжаться по одному или сразу нескольким вышеуказанным сценариям.