Материал из PL Engineering
Торговая система СуперМаг-2000 для розничной торговли
Современные торговые предприятия отвечают на усиление конкуренции объединением в сеть магазинов, складов, центров управления. Поставки точно в срок, оптимальные запасы, быстрая реакция на колебания спроса и изменения рынка – вот те задачи, которые стоят сейчас перед розницей и которые можно решить только с помощью информационных технологий. Для решения этих задач мы предлагаем торговую систему СУПЕРМАГ-2000, которая охватывает все аспекты управления товародвижением и позволяет быстро повысить эффективность розничного бизнеса за счет увеличения оборота и снижения издержек.
СУПЕРМАГ-2000 контролирует и управляет всеми базовыми функциями торгового предприятия: продажами, закупками, складом, персоналом, отношениями с клиентами. Система аккумулировала в себе самые современные западные технологии управления с учетом российской специфики и десятилетний опыт ее разработчиков по автоматизации торговли. Она изначально спроектирована для розничной сети и управляет как сетью в целом, так и ее объектами в отдельности: магазином, складом, распределительным центром и др. Различные компоненты системы могут также использовать в своем бизнесе торговые ассоциации и закупочные группы
СУПЕРМАГ-2000 следует рассматривать как основу комплексной системы автоматизации торговой компании (холдинга). С помощью СУПЕРМАГ-2000 можно выстроить четкую систему регламентов, учета, планирования и контроля деятельности всех торговых подразделений, что в конечном счете, обеспечит возможности для увеличения оборота, оптимизации управления, минимизации расходов и повышения эффективности работы персонала.
Сегодня СУПЕРМАГ-2000 - это одна из наиболее популярных торговых систем, которую используют десятки российских магазинов и розничных сетей. Благодаря современным технологиям разработки и легкости настроек, система быстро адаптируется к любым переменам, будь то колебания цен, расширение ассортимента, рост торговой сети или изменение налогового законодательства. Реализованная в системе идеология параметрических настроек и возможности программной интеграции с финансовым ПО позволяет существенно сократить время и средства заказчика на внедрение и сопровождение продукта, точно спрогнозировать объемы и сроки окупаемости затрат на автоматизацию торгового предприятия.
Ключевые свойства торговой системы "Супермаг-2000"
- предназначена для централизованного управления и регистрации товародвижения сети магазинов, складов и производственных участков крупного розничного торгового холдинга; является идеальным решением для супермаркетов, магазинов продовольственных и сопутствующих товаров, Cash & Carry и аналогичных торговых предприятий
- выполняет расчёт товародвижения и себестоимости по методу FIFO («первый пришёл – первый ушёл») c учетом перемещения партий товара между складами, производственными участками и магазинами
- осуществляет поддержку сроков истечения годности товаров
- реализует гибкую систему ценообразования
- обеспечивает ведение договоров и расчетов с поставщиками
- поддерживает торговлю товарами со свойствами (цвет, размер, рост, сорт и т.п.)
- содержит развитые средства ограничения несанкционированного доступа к хранимой информации и выполнения несанкционированных операций
- большой объём хранимой информации (ограничиваемый только техническими параметрами аппаратного обеспечения) и надежность хранения, обеспечиваемые применением самых современных технологий и продуктов ведущих поставщиков программного обеспечения (Oracle и Microsoft)
- структуры данных хранения первичных документов и аналитической информации являются открытыми, что позволяет (при наличии соответствующих прав доступа) использовать отчётные средства общего назначения, такие как Crystal Reports, MS Access 2000, и дополнять систему отчётными формами и аналитикой, специфичными для конкретного клиента или группы клиентов (в том числе и самостоятельно).
Возможности по хранению и обработке информации ТС
- "Супермаг-2000" использует для хранения информации сервер Oracle 8i под управлением ОС Windows 2000 Server и может хранить терабайты информации. Организационная структура базы данных (БД) позволяет хранить полную информацию о товародвижении, по меньшей мере, за три года функционирования региональной торговой компании с 300 супермаркетами и, кроме того, обобщенную аналитическую информацию ещё за несколько лет.
- Использование СУБД Oracle 8i обеспечивает возможность одновременной работы в одной локальной сети более 100 пользователей (под управлением ОС Windows 2000).
Корпоративные возможности
Структура программного обеспечения ТС «Супермаг-2000» подразумевает использование пакетов программ трех уровней.
- Первый уровень – фронт-офис, пакет кассовых программ для управления кассами и сбора информации о наличных операциях. В качестве фронт-офиса могут использоваться и кассовый программный модуль ("Супермаг-УКМ"), и кассовые модули сторонних производителей. Кроме того, для больших супермаркетов (с количеством POS-терминалов больше 10) имеется возможность использовать систему управления POS-терминалами CALYPSO производства Siemens Nixdorf.
- Второй уровень – пакет программ управления магазином, регистрирующих товародвижение в магазинах и на складе, а также управляющих вспомогательным оборудованием для печати ценников, штриховых кодов, взвешивания и инвентаризации товаров.
- Третий уровень – программа управления центрального офиса, которая регистрирует и анализирует товародвижение во всех магазинах, осуществляет управление потоками товаров, заказом товаров, ценообразованием, бухгалтерской отчётностью по первичным документам и аналитической отчетностью о деятельности корпорации и ее отдельных объектов.
Кроме того, в состав программного обеспечения ТС «Супермаг-2000» входит пакет программ обмена информацией между различными БД корпорации – модуль корпоративного обмена информацией. Этот модуль может работать с использованием разных физических методов соединения и не требует обязательной постоянной связи между офисом и магазинами (складами).
Пакеты программ всех уровней имеют развитую систему защиты и управления правами доступа персонала к информации и к функциональным возможностям ТС «Супермаг-2000». Всякое существенное с точки зрения ТС «Супермаг-2000» действие персонала при работе с БД фиксируется в БД с описанием полной истории данного действия: что, кем и когда было предпринято.
Вся необходимая для бухгалтерии информация может быть экспортирована из ТС «Супермаг-2000» для последующего импорта в бухгалтерские программы сторонних производителей (например: «1С:Бухгалтерия», «БЭСТ», «Парус» и др.). Кроме того, ТС «Супермаг-2000» предоставляет набор бухгалтерских отчетов по первичным документам товародвижения, поскольку стандартная бухгалтерия, как правило, теряет информацию, связанную со свойствами конкретных товаров (например, налоги).
Функциональные возможности:
Работа торговой системы базируется на сборе и хранении первичных документов о движении товаров и денег, а также документов изменения состояния процесса торговли с использованием единых общесистемных справочников (товарных карточек, поставщиков, клиентов, магазинов/складов, мест хранения складов, единиц измерений и т.д.)
Управление ассортиментом
Управление категорией
Ассортимент в розничной торговле характеризуется большой широтой (много категорий) и глубиной (много позиций в каждой категории). В рамках категории товары являются взаимозаменяемыми. Управление категорией (товарной группой) происходит в соответствии с потребительским спросом, основным показателем продвижения категории является ее рентабельность.
СУПЕРМАГ-2000 является эффективным маркетинговым инструментом для постоянного управления ассортиментом магазина и розничной сети. Система поддерживает формирование ассортимента на уровне товарных групп, подгрупп, артикулов, размеров, сортов, цветов и т.п., независимо от количества наименований. Например, для гипермаркета, где присутствуют десятки тысяч наименований, некоторые товары могут быть представлены в нескольких вариантах и отличаться только упаковкой, цветом, сортом.
Анализ структуры розничного товарооборота помогает менеджеру торгового предприятия выявить предпочтения покупателей в отношении тех или иных товаров в категории, а также товары, являющиеся катализаторами спроса.
Оптимизация ассортимента
В процессе оптимизации торговое предприятие стремится выяснить, увеличится ли его прибыль за определенный период, если дополнить ассортимент новыми товарами или, наоборот, исключить из него некоторые имеющиеся. Товарооборот, как выражение спроса, позволяет судить лишь о реализованных потребностях покупателей. Существует еще и неудовлетворенный спрос из-за отсутствия, перебоев в поставках необходимых товаров или слишком высоких цен. СУПЕРМАГ-2000 предоставляет аналитические возможности для ассортиментного обеспечения розницы с учетом краткосрочного, долгосрочного планирования и оптимизации номенклатуры товаров.
В качестве основных критериев оптимальности ассортимента, кроме прибыли, в СУПЕРМАГ-2000 можно использовать розничный оборот. Система анализирует корзину покупателя по средней стоимости, эффективность выкладки товаров, результаты промоушн-акций. Для анализа существующего ассортимента можно также выделить ассортиментные группы и отследить продажи по категориям и по каждому товару в отдельности. В результате определяются товары, дающие наибольший, приемлемый и самый низкий оборот, а также наибольшую и наименьшую прибыль. Анализ ассортимента проводится на основе статистических данных по торговому предприятию за год, полугодие, квартал (или любой другой период) с предоставлением результатов, как в табличном, так и графическом виде.
Управление ассортиментом в отдельном магазине
Управление ассортиментом зависит от размера торгового предприятия. Розничная сеть способна организовать крупномасштабную маркетинговую акцию, которая не под силу небольшому торговому предприятию. Несмотря на это, управлять ассортиментом в небольших, отдельных торговых точках не легче, чем в сети, потому что в любом случае эффективность управления определяется экономическими показателями работы предприятия.
Наблюдение за продажами в каждой торговой точке сети или в независимом магазине позволяет выявить влияние таких факторов, как изменение предпочтений покупателей, сезонные колебания ассортиментного спроса, праздники и т.п. Тем самым СУПЕРМАГ-2000 позволяет управлять ассортиментом, учитывая преимущества местоположения торговой точки. Для независимого магазина использование аналитических возможностей СУПЕРМАГ-2000, является дополнительным преимуществом, т.к. коммерческие службы сами, без привлечения маркетологов, могут принимать взвешенные решения по управлению ассортиментом.
Управление ценами и скидками
Формирование цен
Механизмам ценообразования отведено в СУПЕРМАГ-2000 одно из главных мест. Система поддерживает три способа управления ценами в розничной сети: централизованный, распределенный и смешанный. При этом цены могут меняться как в ручном, так и в автоматическом режиме.
СУПЕРМАГ-2000 оперирует продажными ценами, т.е. ценами, формируемыми на основании приходных цен. Всем торговым объектам сети (магазину или складу) ставятся в соответствие специальные параметры - виды цен. Один из видов цен помечается как основной для торгового объекта при реализации товаров. С видом цены связана валюта и правила округления цены, а также перечень налогов, которые участвуют в формировании цены. Количество видов цен не ограничено. Торговая система предусматривает множественность видов цен с целью их индивидуального формирования в разных магазинах сети, а также для проведения краткосрочных маркетинговых акций.
Расчет новой цены товара происходит на основании цены последнего прихода или текущей цены товара. Для каждого вида цены установлено соответствие текущей наценке, а также минимально допустимому уровню наценки (порог рентабельности). Изменение текущей наценки ведет к автоматической переоценке всех товаров и к формированию новых цен для поступившего товара. В случае формирования новой цены СУПЕРМАГ-2000 выполняет около 50-ти внутренних проверок, что надежно защищает систему от ошибок пользователей.
Управление скидками
Скидки на товары призваны повысить объем продаж в магазине, т.е. заставить постоянных покупателей купить больше и привлечь в магазин новых покупателей. Чтобы это произошло, во-первых, со скидкой должно постоянно продаваться не менее 10% ассортимента. Во-вторых, скидки следует объявлять в ходе краткосрочной маркетинговой акции: ограниченный срок действия скидки должен стимулировать покупателей совершать покупки.
Все скидки в СУПЕРМАГ-2000 назначаются по видам цен, которые определяют предельный уровень скидки. В число скидок входят скидки на количество товара, на сумму покупки, скидки по времени совершения покупки, персональные, безусловные и др. При одновременном применении нескольких скидок их величины складываются, до тех пор, пока сумма не превысит предельного значения. Персональные скидки реализованы в СУПЕРМАГ-2000 с помощью дисконтных карт. Величина скидки определяется либо индивидуально, либо по принадлежности к тому или иному типу («серебряная», «золотая» и т.п.). Для дисконтных карт существует возможность индивидуальной скидки на различные группы товаров.
Специальные методы поощрения покупателей
В современной торговле, где постоянно обостряется конкуренция, выражение «Покупатель – наш король» с каждым годом становится все актуальнее. Маркетинговая акция в магазине может быть долгосрочной (вывод товара на рынок), краткосрочной (предпраздничная торговля), разовой (ликвидация стоков, продажа скоропортящихся товаров). СУПЕРМАГ-2000 помогает объективно оценить эффективность использования скидок, дисконтных карт и пр., выдавая подробные отчеты о динамике продаж в период акций, а также до и после них.
Маркетинговая акция отличается от «обычной» скидки тем, что ее задачей является продвижение отдельного товара, либо их группы. Планируя акцию по стимулированию продаж, необходимо четко определить ее сроки. Кроме того, покупателю всегда интересно знать, что он сможет получить помимо денежных скидок, если согласится с предложением магазина. СУПЕРМАГ-2000 кроме маркетинговых акций со скидками может поддерживать в магазине организацию подарков, специальных условий обслуживания (доставка, упаковка), прием «скидочных» купонов, которые публикуются в печати. Купоны позволяют привлечь в магазин именно тех покупателей, кому важна эта скидка. Они работают гораздо эффективней дисконтных карт, выдаваемых всем подряд.
Для богатых покупателей скидка не так важна. Для стимулирования продаж и лояльности среди богатых покупателей наиболее эффективны инструменты персонального маркетинга. Первой стадией такого маркетинга является сбор информации, которая получается в обмен на индивидуальную дисконтную карту или подарок. Располагая данными о покупателях с помощью СУПЕРМАГ-2000 можно осуществить подбор товаров (например, по размерам), изменить приоритет обслуживания, дарить подарки к дням рождения и по праздникам.
Управление товарными запасами
Оптимальный объем запасов в магазине — это одно из важнейших условий эффективности предприятия. Недостаточный объем запасов приводит к перебоям в продажах или к росту административных расходов при слишком частых заказах, а избыточный — к замораживанию средств и складских площадей.
В СУПЕРМАГ-2000 при регистрации продажи какого-либо товара на расчетно-кассовом узле автоматически уменьшается количество товара в базе данных системы, а новые поставки товаров вводятся в нее сразу же по прибытии. Таким образом, в любой момент времени можно получить информацию о величине товарного запаса, а периодические сверки фактических запасов с данными системы позволяют судить о потерях в магазине. Кроме того, система организует повременный контроль за остатками в торговом зале и автоматически сигнализирует менеджеру при их уменьшении до уровня меньше критического.
В самом простом случае СУПЕРМАГ-2000 обеспечивает автоматический заказ товара, как только запас этого товара достигает заранее установленного минимального уровня. Размер запасов тесно связан с особенностями конкретного товара. Например, для бакалейно-гастрономических товаров средний показатель годовой оборачиваемости запасов может быть больше 100. Опыт российской и зарубежной торговли показывает, что невозможно разработать абсолютно оптимальные методы планирования запасов. Поэтому, следует выбирать и адаптировать алгоритмы конкретных складских задач к специфике товара. Такие эвристические алгоритмы и реализованы в системе.
СУПЕРМАГ-2000 автоматически поддерживает нужный ассортимент и оптимальное количество товаров для тысяч наименований товаров от нескольких сотен поставщиков. Заказ формируется с учетом минимальных и максимальных запасов, по разным товарным группам, среднедневной реализации, периодов продаж, объемов партий и упаковок, разбивок по объектам сети (магазинам), с учетом возможностей поставщиков, сроков, периодичности поставок и др. Всего используется около 30-ти параметров настройки. При этом возможен выбор поставщиков товара по срокам и ценам.
Управление распределительным центром
В розничной сети РЦ выполняет роль управляющего звена: он наполняет магазины товарами в соответствии принятой политикой заказов и организует заказы поставщикам таким образом, чтобы они соответствовали потребностям сети. Для магазинов в системе СУПЕРМАГ-2000 существует два механизма исполнения заказов. В первом случае товар распределяется в магазины согласно заранее утвержденному графику. Во втором - РЦ получает и исполняет заказы из магазинов. В любом случае РЦ отличается своей активной ролью, он регулирует процессы снабжения «сверху», выполняя свою главную задачу – поставить в магазины товары в нужном количестве и в нужное время. Важной функцией, реализованной в СУПЕРМАГ-2000, является 100% учет сроков годности товаров.
СУПЕРМАГ-2000 учитывает возможности и потребности в товарах (остатки, скорость продаж) каждого магазина сети. Если, по какой-то причине оказалось, что товаров сегодня не хватает для обеспечения всех магазинов, то РЦ переходит от функции снабжения к функции распределения по специальным алгоритмам. Например, он может распределить дефицитный товар понемногу всем, а может отдать его только в те магазины, где он наиболее востребован и быстрее расходится.
Процент несоблюдения графика и объема поставок пока еще очень высок в торговле. Учитывая это, а также то, что некоторые товары удобнее сразу завозить в магазины (например, молочную продукцию и выпечку), СУПЕРМАГ-2000 может организовать поставку части товаров на места продаж прямо с заводов-изготовителей, минуя распределительный центр.
Взаимодействие с поставщиками
Управление взаимоотношениями с поставщиками являются важной частью работы по оптимизации запасов магазина. СУПЕРМАГ-2000 хранит данные поставщиков, необходимые для заказа и приема товара: артикулы поставщика, штрих-коды, сроки и партии поставки, минимальное количество товара в упаковке, дни заказов и отгрузки и т.п.
Данные о поставщиках управляются с помощью классификатора, который может быть привязан к ассортиментным спискам товаров. Таким образом, вся номенклатура, которой занимается поставщик, структурируется и становится его дополнительным атрибутом. При формировании заказа нужный товар выбирается не из полного списка, а из структурированной номенклатуры поставщика вместе с ценой товара. Эти данные будут автоматически учтены системой при составлении очередного заказа на закупку.
Для поставляемого товара СУПЕРМАГ-2000 может генерировать внутренние штриховые коды или разрешать работать со штрих-кодами производителей/поставщиков. При этом каждый штрих-код, внешний или внутренний, является уникальным. В системе идентифицируются все «ложные штриховые коды», то есть одинаковые коды, которые встречаются на разных товарах. Ложные коды запрещаются для учета товародвижения. Тем самым предупреждается одна из ситуаций, порождающих пересортицу и как следствие отрицательные остатки.
Для контроля оплаты поставленного товара в СУПЕРМАГ-2000 реализована специальная функция, позволяющая подобрать все счета, подлежащие оплате на определенную дату. Платежные документы привязываются к одной или нескольким накладным от поставщика.
По этим документам пользователь может сформировать заявку на оплату за наличный и/или безналичный расчет, полностью или частично. Для отслеживания графика платежей поставщикам в системе существует специальный отчет, который содержит все неоплаченные или частично оплаченные приходные накладные с указанием оставшейся задолженности.
Управление действиями персонала в системе
Все пользователи СУПЕРМАГ-2000 разделены на группы, которые называются «должностями». Каждый пользователь может иметь только одну «должность». В системе реализован контроль пользователей по именам и паролям с помощью аппарата ролевого доступа. Права доступа назначаются к данным торговой системы (карточки товаров, цены, документы по местам хранения и др.) и к функциям, которые могут осуществляться при работе с данными. Ролевой принцип идентификации позволяет закрепить за каждым сотрудником только ему отведенные функции, с доступом к строго определенным фрагментам корпоративной информации.
Конфигурация должностей и список пользователей уникальны для каждой базы данных. Настройка профилей ролей доступа позволяет ограничивать доступ к базе данных на уровне ее управляющих элементов, таких как объекты торговой сети, документы, места хранения, отдельные поля форм ввода информации (например, поля в накладных), отчет или группы отчетов и т.д. Например, можно определить права на работу с накладной для разных сотрудников. Оператор заводит накладную в ассортиментном выражении, кладовщик принимает товар в количественном выражении, товаровед вводит в документ цены. Все ограничения такого рода поддерживаются администраторами, распределяющими права доступа пользователей согласно служебным полномочиям и обязанностям. В случае необходимости администраторы системы могут динамически формировать роли работников, занятых в текущей смене
Интегрированные средства анализа СУПЕРМАГ-2000 объединяют информацию, поступающую из всех источников и систем - как внутренних, так и внешних, обеспечивают ролевой доступ и средства анализа для каждого пользователя в простом и удобном для него виде, поддерживают аналитические модели для принятия решений и не требуют от пользователей специальных знаний в области IT.
Отчеты
Модуль отчетов обеспечивает:
- Печать всех видов документов в формах, предусмотренных законодательством
- Отчеты по розничной продаже
- Отчеты по первичной документации (документообороту)
- Печать справочных данных, зарегистрированных в системе
- Аналитические отчеты по торговому процессу
- Отчеты по поставщикам и клиентам
- Бухгалтерские отчеты в части расчета налогов и движения средств по 41 и 46 счету
Большинство отчётов из комплекта поставки ТС «Супермаг-2000» не могут быть изменены каким-либо пользователем ТС. Однако ряд отчётов по документообороту (реестры документов) может быть «перенастроен» пользователем, располагающим соответствующими правами, с помощью штатных средств, предоставляемых ТС «Супермаг-2000». «Перенастройка» заключается в переопределении совокупности торговых операций (и, тем самым, документов), которые подлежат отображению в данном отчёте.
Кроме того, ТС «Супермаг-2000» позволяет дополнять модуль отчётов отчётными формами, которые разработаны клиентом ТС «Супермаг-2000» самостоятельно или с привлечением третьих фирм с целью удовлетворения специфичных потребностей клиента. В настоящее время ТС обеспечивает подключение «сторонних» отчётов, разработанных с использованием Oracle Reports 6i, MS Access 2000 и Seagate Crystal Reports 8.0.
См. так же: