Материал из PL Engineering

Содержание

1 Общие вопросы автоматизации розничной торговли

Общие вопросы автоматизации розничной торговли

Введение

В автоматизации розничной торговли ключевое значение имеет правильный выбор архитектуры системы. Данная статья будет посвящена рассмотрению аспектов этого выбора, а также в ней будут даны ответы на наиболее частые вопросы, что, надеюсь, сможет сберечь немало сил, времени и нервных клеток.

Выбор архитектуры системы

Выбор начинается с общей стратегии – «все в одном» или «разделяй и властвуй».

Стратегия «все в одном»

Подразумевает создание единой информационной базы (далее ИБ), с которой будет вестись ВСЯ работа – и учет запасов (ввод, переоценка и списание товаров), и продажи с закупками (фиксация в базе фактов розничной продажи, фактов продажи по безналичному расчету, перемещений в целях внутреннего производства, факты закупок), и аналитика (анализ продаж, остатков, цен, формирование заказов).

Такой подход дает максимальную экономию средств на начальном этапе работы магазина (либо при малых темпах роста) – в части затрат на ПО (так как для работы с информационной базой используется единая среда).

Минус (проблему повышенной нагрузки на ИБ не рассматриваем, так как она решается простым повышением вычислительной мощности) только один, но очень серьезный – сбой в работе информационной базы неизбежно приводит к остановке всего магазина и, как следствие, к большой неполученной прибыли, если система не имеет "горячего" резерва на случай отказа.

Такая система имеет смысл в бутиках и в магазинах с 1-2 кассами. На более крупных объектах заложенные в такой системе недостатки принесут в процессе работы значительные убытки.

Стратегия «разделяй и властвуй»

Обходится дороже (приходится больше тратить на приобретение и сопровождение ПО), но зато гораздо более надежна в работе. Разделяют, как правило, информационные базы так называемого «бэк-офиса» (часть системы, с которой работает только персонал) и «фронт-офиса» (часть системы, видимая покупателю, проще говоря – кассовые терминалы) с обменом данными между ними с какой-то периодичностью, дающей удовлетворительный (в смысле оперативности) результат.

Это приводит к тому, что в случае остановки бэк-офиса из-за сбоя системы, продажи не останавливаются (у кассовых терминалов ИБ полностью не зависит от центральной ИБ), а в случае возникновения проблем на какой-либо из касс остальные продолжают работать (у каждого из кассовых терминалов ИБ своя). Кстати, именно соображения надежности заставляют устанавливать минимум два кассовых терминала даже там, где ожидаемая проходимость будет в пределах, с которыми мог бы справится и один.

Разделение системы автоматизации на бэк-офис и фронт-офис дает очень хорошие результаты в малых и средних магазинах (количество касс в пределах 10-20). При большем количестве касс операции обмена данными и поддержание всех ИБ в актуальном состоянии становятся затруднительными и начинает отнимать слишком много ресурсов. В таких случаях выделяют третью составляющую информационной системы магазина – кассовый сервер.

Кассовый сервер - специализированная система, отвечающая за обмен данными между бэк-офисом и фронт-офисом, а так же хранящая консолидированную информацию всех ИБ фронт-офиса. Преимущества выделенного кассового сервера кажутся мне слишком очевидными, чтобы приводить их здесь.

В больших магазинах, работающих несколько лет, иногда приходится дополнительно разделять ИБ бэк-офиса на текущую (фрагмент) и аналитическую (полную) части.

В текущей, как явствует из названия, ведется текущая работа по учету товара, ведению взаиморасчетов и формированию заказов, основанному на краткосрочной перспективе.
В аналитической части ведется анализ работы магазина за все время его работы – динамика продаж и остатков, поиск сезонных трендов, экстраполяция имеющихся данных и т.д., имеющий целью выработку стратегических планов развития магазина.

Разделение баз на базу за год и базу за весь период торговли магазина при большой истории позволяет экономить на аппаратных ресурсах торговых систем.

В системах для больших торговых сетей выделяют хэд-офис (Head-Office). Это система для хранения и анализа очень большого объема информации (миллионы и миллиарды операций). Стоимость владения такими системами очень высока, а потому неактуальна для подавляющего большинства магазинов.

Однако определиться с архитектурой системы недостаточно. На выбор учетной системы влияет ассортимент товара и его специфические свойства в учете. Это может быть наличие характеристик (цвета, размера, брендов, коллекций), возможности оформления в качестве наборов, учет по сериям, типы штрихкодов и т.д. При выборе системы бывает так же важно учесть специфические бизнес-процессы. Это может быть прием/сдача товара в ремонт, в подмен, trade-in, подарки покупателям и сотрудникам и т.д. Часто автоматизацию розницы различают так же по признаку продовольственная (весовые характеристики, отсутствие штрих-кода, несколько единиц измерения и т.п.) и непродовольственная (наличие серий, ремонт и т.п.). Наконец, считая деньги за коробку, не забудьте о возможности модификации программы (а она возможна только для POS-систем, в POS-терминалах программа должна быть сертифицирована и внесена в Реестр ККМ), оцените возможности поддержки продукта в вашем районе, какой возраст у данного продукта, кто его использует.

Организация разделения труда персонала

Здесь все достаточно просто – все зависит от размера магазина и, соответственно, объема проходящего через него товара.

В небольших магазинах с ИБ обычно работают 2-5 человек, каждый из которых является одновременно и оператором, и товароведом, и менеджером. Плюсы такого подхода – отсутствие узкой специализации, а, следовательно, хорошая взаимозаменяемость персонала на случай болезни, увольнения, либо других непредвиденных обстоятельств. Минус также очевиден – человек, «который умеет все», ничего не умеет толком. Т.е., такой персонал работает медленнее профессиональных операторов, знает товар хуже профессиональных товароведов и планирует заказы хуже профессиональных менеджеров. С ростом числа персонала, работающего с ИБ магазина, неизбежно начинает появляться узкая специализация. Обычно функции делятся так:

старший товаровед/менеджер принимает решение о начале закупок того или иного товара, основываясь на его качественных характеристиках и заносит его в ИБ (только у него есть право на создание новых позиций номенклатуры, так как это помогает избавиться от разнобоя в наименовании товаров в ИБ и достичь унификации);
товароведы осуществляют качественный контроль поступающего товара и дают добро на его прием, а также отслеживают сроки годности и состояние имеющихся товаров и отслеживают лучшие и худшие из продающихся товаров;
менеджеры, основываясь на данных о текущих запасах товаров, динамике их продаж и предложениях цен у поставщиков, формируют заказы и контролируют их исполнение;
кладовщики(операторы) вручную либо с помощью терминалов сбора данных(ТСД) заносят в ИБ поступления товара; отдельная группа занимается исключительно инвентаризациями и поиском и исправлением ошибок, совершенных другими пользователями (только у них есть права на правку документов «задним числом»);
старший кассиросуществляет на кассовых терминалах особо ответственные операции (только у него есть права на оформление возвратных чеков и аннулирование чеков, что позволяет осуществлять более тщательный контроль над работой кассиров и избежать многих неприятных и спорных ситуаций).

Вопросы по организации работы

Что влияет на скорость работы кассиров?

Одной из отличительных технологий, применяемых для розничной торговли, является штрих-кодирование. Уже никого не удивишь сканером штрих-кода. на рабочем месте. Однако не все знают, что многоплоскостные сканеры более удобны для работы, и как следствие повышают производительность. Другой прием – это отучить пользователя от компьютерной мыши и стандартной клавиатуры. Кассир должен работать только со специализированной программируемой клавиатурой. При этом различные места могут нести индивидуальные раскладки клавиатуры.

Запрещать или разрешать отрицательные остатки?

Практика показывает, что запрет работы с отрицательными остатками часто приводит к остановке магазина. Появление отрицательных остатков не обязательно означает халатность персонала (хотя по каждому случаю «ухода в минус» должно производиться разбирательство). К сожалению, в магазинах самообслуживания процветает воровство посетителей (воровство до 2% оборота даже считается «нормальным»), на часть товаров крайне затруднительно нанести штрих-код (например, хлебобулочные изделия), что приводит к их пересорту, наконец весовые товары очень часто «уходят в минус» по той простой причине, что у магазинных весов точность до 10 (реже 5) граммов, а вес многих товаров – величина переменная (колбаса может высохнуть, сахар, наоборот - увлажниться).

Все ли товары в магазине должны иметь штрих-код?

Наличие штрих-кода на всех товарах в магазине с большим ассортиментом товара – идеал, практически, недостижимый. Часть товара не имеет его принципиально и наносить этикетку со штрих-кодом на него нерационально (например, спички). Еще часть товара очень сложно этикетировать (например, хлебобулочные изделия). Выход – на рабочих местах кассиров должны лежать «шпаргалки», на которых будут указаны либо внутренние коды таких товаров (артикулы) для ввода их вручную, либо присвоенные таким товарам внутренние штрих-коды (этот вариант более предпочтителен, так как исключает введение кода вручную и, следовательно, скорость работы кассира выше, а вероятность его ошибки - меньше). Для весового товара применяют весы с возможностью печати штрих-кодов (в штрих-код кодируется в том числе вес).

Должна ли в магазине быть система видеонаблюдения?

Обязательно. Причем она не должна быть «скрытой» - на всех видных местах должны быть предупреждения об этом. Одно только наличие надписей «Магазин находится под видеонаблюдением» прекрасно останавливает 9 из 10 потенциальных воров. ОБЯЗАТЕЛЬНО под видеонаблюдением должны находиться рабочие места кассиров. Это место, через которые проходят все деньги и работающие тут должны считаться виновными, пока не докажут (как раз для этого и должно вестись видеонаблюдение) обратное. Помните, любая технология - не панацея!

Как максимально затруднить кассирам возможность махинаций?

Очень просто – максимально урезать им права на совершение кассовых операций. Как я уже упоминал, права на совершение ответственных операций, на которых основывается большинство схем обмана со стороны кассиров, должны быть только у старшего кассира. Форс-мажорных ситуаций, реально требующих отмены или аннулирования чека, не так уж много, на скорости работы магазина это никак не скажется. Однако еще одну операцию, на которой может быть реализована схема обмана - сторнирование позиции чека, не меняющий ИТОГ по кассе (данная функция может позволять возвращать товар, купленный не в день возврата через кассу предприятия).

Существующие системы могут иметь разный подход к реализации этой операции. Разумным видится подход с отсутствием возможности сторнирования.После пробития чека товар может быть возвращен только с помощью чека на возврат до закрытия кассовой смены. После закрытия (например через три недели) возврат осуществляется через кассу предприятия офисными документами (накладные, расходник или платежка) - данный порядок описан Российским законодательством. В системах с наличием возможности сторнирования для предотвращения возможных попыток обмана, должны быть реализованы 3 функции:

все сторнирования должны сохраняться в ИБ и быть доступными для последующего анализа;
система видеонаблюдения за кассирами должна быть сопряжена с программой кассового терминала, что позволит однозначно идентифицировать каждое сторнирование и принять решение о его легитимности;
программа кассового терминала должна визуально (например, крупным шрифтом или изменением фона формы) сигнализировать работникам охраны на кассах о сторнировании позиций чека.

Как часто должна проводиться инвентаризация?

Зависит от размера магазина и численности персонала.

Для малых магазинов достаточно инвентаризации 1 раз в 2 недели (практика показывает, что за это время в небольшом магазине остатки товаров не успевают сильно «поплыть»
В магазинах среднего размера обычно делают одну общую инвентаризацию раз в месяц и выборочные инвентаризации по самым «проблемным» группам товаров раз в неделю.
В больших магазинах инвентаризация бывает процессом непрерывным. За ночь (когда меньше всего посетителей), используя терминал сбора данных вполне реально провести тщательную инвентаризацию по какому-либо одному отделу (который на время инвентаризации закрывается). На следующую ночь проводится инвентаризация следующего отдела и т.д. по кругу.

Как наиболее эффективно реализовать процесс оприходования товара с помощью ТСД? При варианте с загрузкой базы товаров в ТСД есть одно «но» так можно оприходовать только тот товар, который был заказан и, соответственно, уже есть в ИБ магазина. Но, с другой стороны, если поставщик привозит товары, которые ему не заказывали и, возможно, не привозит заказанные – нужен ли вам такой поставщик? Практика показывает, что при отлаженной схеме работы с поставщиком скорость оператора ограничена только скоростью работы грузчиков, разгружающих машины. Вариант без загрузки базы, неизвестный штрих-код принимается в ТСД. В этом варианте как правило документ поступает в электронном виде в систему, а выгружаемый товар, считанный ТСД позволяет сверить "книжное" количество с фактическим.

Каким требованиям должна отвечать дисконтная карта?

Требование одно: на дисконтной карте НЕ ДОЛЖНО быть цифро-буквенного обозначения ее номера, только штрих-код или магнитная полоса (во избежание злоупотреблений со стороны кассиров). Если есть необходимость обезопасить себя на случай разбирательств с покупателями, то дисконтная карта должна быть персонализированной – в ИБ должны быть данные о ее владельце и истории покупок (история накопления сумм).

По каким ценам торгуют в рознице?

Согласно Российскому законодательству на товар в розничном магазине может быть только одна отпускная цена! Желание продать «любимому» клиенту товар подешевле или подороже оформляется с помощью скидок/наценок.

Как приучить кассиров к ответственности?

Одним из способов обойти нежелание кассиров использовать вход в систему под разными учетными записями является создание карточек пользователей (аналогично дисконтным). В качестве такой карточки может выступать бейджик сотрудника, на который наносится уникальный штрихкод кассира. Считывание такой карточки системой позволяет идентифицировать кассира. Для того, чтобы не предоставлять кассирам постоянные права на закрытие смены, инкассацию денег из кассы, и других ответственных операций в системе создаются карточки служебных операций, которыми владеет старший кассир и выдает кассиру по необходимости.

Зачем нужен информационный киоск?

Категория:Информационные киоски умеет распознавать товар по штрих-коду;
предоставлять информацию о товаре;
выводить информацию о цене с учетом всех существующих скидок;
предоставлять информацию о товарах-спутниках и аналогах;
общаться с покупателем при помощи интуитивно понятного интерфейса и нужен для стимулирования клиента сделать выбор;
заменяет продавца-консультанта; демонстрирует рекламу (видеоролики) в свободное время

Смотри так же:

Остальные статьи по теме...